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2026年跨境电商公司质量记录管理制度

第一章总则

第一条制定目的。为规范公司跨境电商业务全流程质量记录的管理工作，明确质量记录的生成、收集、整理、归档、存储、借阅、使用及销毁等环节的操作标准与责任边界，保障质量记录的真实、完整、准确与可追溯，支撑商品质量管控、合规审核及业务改进工作，维护消费者合法权益与公司品牌声誉，确保符合国内外相关法律法规及海外市场监管要求，结合公司跨境电商业务特性及质量管控实际，特制定本制度。

第二条制定依据。本制度依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国产品质量法》《中华人民共和国进出口商品检验法》及海外目标市场相关质量记录管理法规（如欧盟质量追溯要求、美国FDA记录保存规定、东南亚各国进口商品质量档案管理规范等），结合公司跨境电商运营管理体系、合规管理规范及质量管控实践经验制定。

第三条适用范围。本制度适用于公司所有部门、下属分支机构及全体员工（含正式员工、试用期员工、实习生、劳务派遣人员及外包人员），覆盖跨境商品采购、验收、仓储、跨境运输、平台销售、售后服务、质量检验、不合格商品处置等全流程中各类质量记录的生成、收集、整理、归档、存储、借阅、使用、销毁及追溯等管理工作。适用于公司各类质量相关记录，包括电子记录与纸质记录。

第四条核心原则。质量记录管理工作坚持“真实准确、全程管控、安全可控、便捷可溯、权责明晰”的原则，以保障质量记录的有效性与可追溯性为核心，确保质量记录管理全流程合规，为质量管控与业务改进提供可靠数据支撑。

第五条术语定义。本制度所称“质量记录”，指公司在跨境电商业务质量管控过程中形成的，能够反映商品质量状况、质量管控工作开展情况及合规性的各类文字、电子、影像等不同形式的记录资料，包括但不限于采购验收记录、质量检验报告、仓储抽检记录、运输质量监控记录、销售质量追溯记录、售后质量反馈记录、不合格商品处置记录等；“全生命周期管理”，指质量记录从生成、收集、整理、归档、存储、借阅、使用到销毁的完整管理过程；“电子质量记录”，指以数字形式存储在电子介质上的质量记录资料；“纸质质量记录”，指以纸张为载体的质量记录资料。

第二章职责分工

第六条质量部职责。作为质量记录管理工作的牵头部门，负责制定和修订质量记录管理制度及操作规范；负责明确各类质量记录的生成要求、收集范围、整理标准及保存期限；负责牵头开展质量记录全流程管理的监督检查，建立质量记录管理台账；负责组织开展质量记录管理相关培训，提升全员质量记录管理意识；负责质量记录管理相关资料的汇总分析，为质量改进提供数据支撑；负责质量记录管理过程中的合规审核与风险防控。

第七条各业务部门职责。各业务部门负责人为本部门质量记录管理第一责任人，负责组织本部门员工学习并严格执行本制度；负责规范本部门业务环节质量记录的生成，确保记录真实、准确、完整、及时；负责本部门质量记录的初步收集、整理与按时提交工作；负责配合质量部开展质量记录的核查、归档及追溯工作；发现质量记录管理问题时，及时向质量部报告并配合整改；负责本部门临时保管质量记录的安全防护。

第八条档案管理部职责。负责质量记录的正式归档、分类存储及日常保管工作；负责建立质量记录管理档案，清晰记录质量记录的归档、借阅、使用、销毁等全流程信息；负责保障质量记录存储环境的安全，防范记录损坏、丢失或泄露；负责按规定办理质量记录的借阅、复制及归还手续；负责定期对质量记录进行清查盘点，确保记录账实相符；负责按规定开展质量记录的销毁工作。

第九条IT技术部职责。负责搭建并维护电子质量记录管理系统，保障系统稳定运行及功能适配；负责实现电子质量记录的线上生成、收集、整理、存储、查询、借阅等全流程管理，优化系统操作体验；负责保障电子质量记录管理系统的信息安全，搭建数据加密、访问控制、日志记录、备份恢复等安全防护机制；负责处理系统运行过程中的技术故障，及时响应各部门的技术需求；负责配合质量部落实电子质量记录管理的合规要求。

第十条合规部职责。负责对质量记录管理全流程进行合规审核，包括记录生成、收集、存储、使用、销毁等环节是否符合国内外相关法律法规及海外市场监管要求；负责识别质量记录管理过程中的合规风险（如记录缺失、虚假记录、存储不合规、泄露风险等），制定风险防控措施；负责处理质量记录管理相关的合规风险事件，指导相关部门整改；负责配合外部监管机构开展质量记录相关的核查工作。

第十一条财务部职责。负责审核质量记录管理相关的费用支出（如记录存储设备采购、系统维护、档案整理服务等费用），对费用支出进行管控；负责核算质量记录管理工作的成本，提供财务数据分析支持；负责相关费用的报销审核与支付工作，确保费用支出合规可追溯。

第十二条人力资源部职责。负责将质量记录管理制度纳入公司全员培训体系，组织开展质量记录管理培