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2026年机器人集成公司管理人员档案建立与管理制度

第一章总则

第一条为规范公司管理人员档案的建立、管理与使用工作，保障档案信息的真实、完整、安全与有效利用，为管理人员选拔任用、培训发展、绩效考核、薪酬调整等管理工作提供可靠依据，依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国劳动合同法》等相关法律法规及公司实际经营管理需求，制定本制度。

第二条本制度所称管理人员档案，是指公司在招聘录用、培养发展、日常管理及离职等全流程中，形成的能够客观反映管理人员个人基本情况、职业素养、工作业绩、专业能力等各类信息材料的集合，是公司人力资源管理的重要基础资料。

第三条本制度适用于公司全体中层及以上管理人员、核心业务主管及其他纳入公司核心管理人才库的岗位人员（以下统称“管理人员”）的档案建立、管理、使用与销毁等相关工作。

第四条管理人员档案管理工作坚持“统一领导、归口管理、分级负责、真实准确、安全保密、规范高效”的原则，确保档案管理工作有序开展，充分发挥档案的参考与支撑作用。

第五条公司人力资源部门是管理人员档案管理的归口管理部门，负责统筹规划档案管理工作，制定档案管理细则，监督档案建立、保管、使用、销毁等全流程工作；各业务部门配合人力资源部门提供管理人员相关工作信息材料，协助完成档案信息的核实与更新；档案管理人员负责档案的日常整理、保管、借阅登记等具体工作。

第二章档案建立

第六条档案建立实行“一人一档、全程追溯”的管理模式，管理人员自入职之日起3个工作日内，启动个人档案建立工作，确保档案建立的及时性与完整性。

第七条档案建立流程：

（一）材料收集：人力资源部门在管理人员入职办理中，通知其提交个人基础材料；同时，主动收集招聘录用过程中形成的面试评估表、录用通知书等材料。后续管理中，各相关部门及管理人员本人及时补充各类动态材料。

（二）材料审核：档案管理人员对收集的材料进行审核，核实材料的真实性、完整性、规范性，对不符合要求的材料（如信息缺失、字迹模糊、复印件未加盖公章等），及时通知相关方补充完善。

（三）档案建档：审核通过的材料，由档案管理人员按照规定的分类标准进行整理、编号、装订，建立纸质档案与电子档案，明确档案唯一标识，录入公司档案管理系统，形成完整的管理人员个人档案。

第八条档案建立的基本要求：

（一）真实可靠：档案材料必须客观反映管理人员的实际情况，严禁伪造、篡改档案材料，确保档案信息的真实性。

（二）完整全面：档案材料需涵盖管理人员全职业周期的关键信息，无重要信息缺失，确保档案能够全面反映管理人员的职业状况与综合能力。

（三）规范统一：档案材料的格式、填写规范、装订标准需统一，纸质材料需清晰可辨，电子材料需符合归档格式要求，确保档案管理的规范性。

第三章档案内容

第九条管理人员档案内容主要包括以下六大类，各类材料需按形成时间顺序归档：

（一）基础信息类材料：包括个人身份证复印件、学历学位证书复印件、专业技术资格证书复印件、职业资格认证证书复印件、个人简历、近期免冠照片等能够反映个人基本情况的材料；其中，学历学位、资格认证等材料需经人力资源部门核实原件后归档。

（二）招聘录用类材料：包括招聘公告、应聘登记表、面试评估表、背景调查记录、录用通知书、入职登记表、试用期考核表、转正审批表等招聘录用全流程形成的材料。

（三）任职与异动类材料：包括岗位任命文件、职务调整通知、工作调动审批表、轮岗交流记录、晋升/降职审批材料、岗位说明书等反映管理人员任职及岗位变动情况的材料。

（四）培训与发展类材料：包括培训需求调研表、培训报名表、培训签到表、培训考核成绩单、培训心得、培训合格证明、外出培训审批材料、学历提升或资格认证培训相关材料、职业发展规划书等反映管理人员培训与职业发展情况的材料。

（五）绩效与奖惩类材料：包括年度绩效考核表、季度绩效考核记录、专项工作考核材料、绩效面谈记录、评优评先审批表及获奖证明、违纪违规处理决定、表彰通报、合理化建议采纳证明及奖励材料等反映管理人员工作业绩与奖惩情况的材料。

（六）其他相关材料：包括劳动合同、保密协议、竞业限制协议、离职申请、离职审批表、离职面谈记录、工作交接清单等劳动关系相关材料；以及与管理人员管理相关的其他重要材料（如重大项目参与证明、专项工作汇报等）。

第十条档案材料的补充与更新：管理人员岗位变动、培训学习、绩效考核、奖惩等情况发生后，相关部门及管理人员本人需在10个工作日内，将相关材料提交至人力资源部门，档案管理人员及时对档案进行补充更新，确保档案信息的时效性。

第四章档案管理

第十一条档案保管实行“纸质档案与电子档案同步管理、分级保管”的方式：

（一）纸质档案保管：设立专门的档案库房或档案柜，配备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防高温等防护设施，确保档案库房环境符合档案