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企业邮寄快递管理办法

第一章总则

第一条目的与依据

为规范公司邮寄快递行为，加强成本控制，保障公司资产及信息安全，提高工作效率，明确各部门及员工在快递使用中的责任与义务，依据国家相关法律法规及公司内部管理制度，特制定本办法。

第二条适用范围

本办法适用于公司全体员工在执行公司公务过程中发生的各类快递邮寄活动。任何以公司名义或因公司业务需要产生的快递行为，均须遵守本办法规定。

第三条基本原则

邮寄快递管理遵循以下原则：

（一）合法合规原则：严格遵守国家关于快递行业的法律法规及快递公司的相关规定。

（二）成本效益原则：在保证服务质量的前提下，选择性价比最优的快递方式，努力降低邮寄成本。

（三）安全保密原则：确保邮寄物品（尤其是涉密文件、重要资料、贵重物品）的安全，严防遗失、损毁或信息泄露。

（四）效率优先原则：根据业务紧急程度，合理选择快递服务，确保物品及时送达。

（五）谁使用谁负责原则：寄件人对所寄物品的合法性、真实性、安全性及所产生费用承担直接责任。

第二章组织与职责

第四条行政部门职责

公司行政部门为本办法的归口管理部门，主要职责包括：

（一）负责本办法的制定、修订、解释与监督执行。

（二）负责快递公司的选择、评估、协议签订与管理。

（三）负责公司快递费用的统一核算、结算与分析。

（四）负责快递相关物料（如信封、包装箱等）的统一采购、分发与管理。

（五）协助处理快递过程中发生的遗失、损毁、延误等纠纷。

（六）定期对各部门快递使用情况进行统计与通报。

第五条财务部门职责

（一）负责快递费用的审核、报销与账务处理。

（二）协助行政部门进行快递成本分析与控制。

第六条各部门职责

（一）严格遵守本办法规定，规范本部门员工的快递邮寄行为。

（二）指定专人（可由部门行政人员兼任）负责本部门快递事务的协调与管理，包括协助员工选择合适快递方式、收集快递面单、统计部门快递费用等。

（三）对本部门寄件的必要性、合理性进行初步审核。

（四）加强对本部门员工安全保密意识的教育，特别是涉及涉密或敏感信息的邮寄管理。

第七条寄件人职责

（一）如实填写寄件信息，对所寄物品的内容、性质及合法性负责。

（二）根据物品性质和紧急程度，选择合适的快递公司及快递服务类型。

（三）妥善包装所寄物品，确保其在运输过程中不受损坏。

（四）按规定流程办理审批手续。

（五）跟踪快递状态，如发生异常情况及时向本部门负责人及行政部门报告。

第三章管理流程

第八条寄件申请与审批

（一）员工需邮寄公务物品时，应填写《快递寄件申请单》（可电子化），注明寄件人、部门、联系方式、收件人信息、物品名称、数量、大致重量、用途、选择的快递公司（如为指定供应商）、预计费用及是否加急等信息。

（二）《快递寄件申请单》须经部门负责人审批。对于超出一定价值或敏感物品的邮寄，需报请更高级别领导审批（具体额度及权限由公司另行规定）。

（三）如遇紧急情况，可先电话或口头向部门负责人请示，经同意后先行寄发，但事后须在一个工作日内补办审批手续。

第九条快递公司选择

（一）行政部门应根据服务质量、价格、安全性、覆盖范围等因素，通过比选确定若干家合格的快递公司作为公司指定供应商，并签订年度服务协议。

（二）员工寄件时，原则上应从公司指定的快递公司中选择。

（三）因特殊原因（如指定供应商无法到达、物品特性特殊等）需使用非指定快递公司的，须在《快递寄件申请单》中注明理由，经部门负责人及行政部门审批同意后方可使用。

第十条包装与面单填写

（一）寄件人应对所寄物品进行妥善包装，防止在运输过程中发生破损、泄漏。对于易碎品、液体、精密仪器等特殊物品，应采取加固、防震、防潮等特殊包装措施，并在外包装上清晰标注“易碎品”、“向上”、“请勿倒置”等警示标识。

（二）寄件人应清晰、准确、完整地填写快递面单信息，包括收件人姓名、详细地址、联系电话，寄件人公司名称、部门、姓名、联系电话。如为公司统一账户结算，需注明公司指定的结算代码或账户信息。

（三）严禁在快递面单及外包装上标注与公司商业秘密、工作秘密相关的敏感信息。

第十一条物品交寄与跟踪

（一）审批通过后，寄件人将物品及《快递寄件申请单》（或审批完成的电子凭证）交由行政部门指定人员统一交寄，或按照指定流程自行联系指定快递公司上门取件。

（二）寄件人应保留好快递面单存根或电子凭证，以便查询和核对。

（三）寄件人应主动跟踪快递物流信息，确保物品按时送达。如发现物流异常（如长时间未更新、显示疑难件等），应及时与快递公司联系，并向本部门负责人及行政部门报告。

第十二条收件管理

（一）公司前台或指定收发点为统一收件窗口。

（二）收件时，收发人员应核对收件人信息，对于公司公用物品或批量邮件，应登记收件日期、快递公司、邮件编号、物品名称、数量等信息，并通知相关部门或人