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2026年机器人集成公司采购信息保密管理制度

第一章总则

第一条制定目的

为规范公司采购信息保密管理工作，防范采购信息泄露风险，保护公司商业秘密、采购核心利益及合作方合法权益，保障采购工作安全有序开展，维护公司市场竞争力与品牌声誉，结合机器人集成行业采购工作特性及公司实际经营情况，特制定本制度。

第二条制定依据

本制度依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国反不正当竞争法》《中华人民共和国保守国家秘密法》《企业商业秘密保护规定》等国家相关法律法规，结合公司保密管理制度、采购管理制度及实操经验制定。

第三条适用范围

本制度适用于公司所有采购信息的生成、收集、存储、传递、使用、销毁等全流程保密管理工作。覆盖公司各部门（采购部、需求部门、财务部、法务部、质量检验部、项目管理部等）及所有接触、处理采购信息的人员，包括正式员工、试用期员工、实习生、外包人员及合作单位相关人员。采购信息涵盖定制化机器人集成项目采购全流程中产生的各类涉密信息及商业秘密。

第四条核心原则

（一）最小知悉原则。采购信息的知悉范围严格限定在工作必需的人员范围内，严禁扩大知悉范围，无关人员不得接触涉密采购信息。

（二）全程管控原则。对采购信息从生成到销毁的全生命周期实施保密管控，明确各环节保密要求，确保信息安全。

（三）权责统一原则。明确各部门、各岗位及相关人员的采购信息保密责任，做到责任到人、权责匹配，严格落实保密责任制。

（四）分级管理原则。根据采购信息的重要程度、泄露风险及影响范围，对采购信息进行分级分类管理，实施差异化保密措施。

（五）违规追责原则。建立采购信息保密监督考核与责任追究机制，对违反本制度的行为，严格依规追究相关人员责任。

第二章职责划分

第五条归口管理部门职责

公司采购部会同保密办作为采购信息保密管理的归口管理部门，核心职责包括：1.制定并修订采购信息保密管理制度、操作规范及保密等级划分标准；2.统筹协调采购信息保密管理工作，组织开展保密宣传教育与培训；3.监督检查各部门采购信息保密制度的执行情况，排查保密风险隐患；4.负责采购涉密信息的登记、归档、保管及销毁的统筹管理；5.牵头处理采购信息泄露事件，组织调查核实、风险评估及应急处置；6.负责采购信息保密工作的考核评价与奖惩建议。

第六条相关部门职责

（一）需求部门。负责本部门提报的采购需求相关涉密信息的保密管理，规范信息提报、传递流程；加强本部门人员采购信息保密教育，确保相关人员遵守保密要求；配合归口管理部门开展保密检查与泄露事件处置工作。

（二）财务部。负责采购预算、结算数据、付款信息等财务类采购涉密信息的保密管理，规范财务数据的存储、传递与使用；严格控制财务类采购信息的知悉范围，防止信息泄露；配合做好保密检查与应急处置工作。

（三）法务部。负责采购合同中的保密条款审核，明确合作双方保密责任；为采购信息保密管理提供法律支持，协助处理因信息泄露引发的法律纠纷；参与泄露事件的调查与责任认定。

（四）质量检验部。负责采购物资质量检测数据、供应商质量评估报告等涉密信息的保密管理，规范检测信息的记录、存储与传递；配合做好相关保密管理工作。

（五）项目管理部。负责定制化机器人集成项目采购相关涉密信息的保密管理，统筹项目范围内采购信息的传递与使用规范；加强项目团队人员保密教育，防范项目实施过程中的信息泄露风险。

（六）信息技术部。负责采购信息存储系统、传递平台的安全防护建设与维护，保障信息系统安全；落实信息系统访问权限管控、数据加密、日志审计等保密技术措施；配合处理信息系统相关的保密风险与泄露事件。

第七条相关人员职责

（一）采购从业人员。严格遵守采购信息保密规定，规范处理采购全流程涉密信息；妥善保管采购涉密文件、资料及电子数据；发现保密风险或泄露隐患及时上报；离职时按要求办理采购涉密信息交接与保密义务告知手续。

（二）其他接触采购信息人员。包括需求提报人员、财务人员、质量检测人员、项目人员等，需严格按本制度要求履行保密义务，不得擅自记录、复制、传播采购涉密信息；发现信息泄露情况及时上报归口管理部门。

（三）外部合作人员。包括供应商、外包服务人员等，需遵守公司采购信息保密规定及合作合同中的保密条款；公司相关对接部门需提前告知其保密要求，监督其保密义务履行情况。

第三章采购信息保密范围与分级

第八条保密范围

公司采购信息保密范围包括但不限于：1.采购需求类信息：定制化机器人集成项目的采购清单、技术参数、规格要求、采购预算、交付时限等核心需求信息；2.供应商类信息：供应商资质文件、报价单、成本构成、合作协议、联系方式、评估报告、分级结果等供应商相关信息；3.采购实施类信息：询价单、比价表、招标文件、中标结果、谈判记录、采购价格、采购数量等采购实施过程中的核心信息；4