2026年机器人集成公司公关活动组织管理制度.docxVIP

2026年机器人集成公司公关活动组织管理制度

第一章总则

第一条制定目的

为规范公司公关活动的组织与管理流程，明确各部门及人员在公关活动中的职责，确保公关活动精准对接公司品牌战略与业务发展需求，提升品牌在机器人集成行业的知名度、美誉度与行业影响力，保障公关活动安全、合规、高效开展，依据《中华人民共和国广告法》《中华人民共和国安全生产法》《大型群众性活动安全管理条例》等相关法律法规，结合公司公关活动开展实际情况，制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司组织或参与的各类公关活动，包括但不限于行业展会、技术研讨会、客户沙龙、媒体沟通会、公益活动、品牌发布会、政府及行业协会对接活动等；适用于所有参与公关活动策划、组织、实施、保障的部门及全体员工，包括市场部门、行政部门、销售部门、技术部门、人力资源部门、法务部门、财务部门等，同时涵盖与公司合作的第三方机构（如活动策划公司、媒体机构、场地供应商等）。

第三条核心原则

（一）战略契合原则。所有公关活动的策划与实施需紧密围绕公司品牌建设目标、市场拓展战略及业务发展方向，确保活动价值与公司核心发展需求相匹配。

（二）合规诚信原则。严格遵守国家法律法规及行业相关规定，秉持诚信经营理念，活动内容真实合规，杜绝虚假宣传、不正当竞争等行为，维护公司品牌声誉。

（三）精准高效原则。精准定位活动目标受众（客户、媒体、政府部门、行业伙伴等），优化活动策划与执行流程，合理配置资源，确保活动效果最大化、成本最优化。

（四）风险可控原则。建立公关活动全流程风险防控机制，提前识别并评估活动策划、实施、收尾各环节的潜在风险，制定针对性防控措施，保障活动安全有序开展。

（五）协同联动原则。强化各部门间的协同配合，明确分工、高效联动，同时规范与第三方机构的合作管理，形成活动组织实施的合力，确保活动顺利推进。

第四条管理职责

（一）公司管理层：负责审定公司年度公关活动规划及重大公关活动方案；审批活动预算及重大事项决策；保障公关活动所需资源（人员、资金、技术等）；监督活动组织管理工作的整体执行情况。

（二）市场部门：作为公关活动组织管理的归口管理部门，牵头制定年度公关活动规划；负责公关活动的整体策划、方案制定与统筹协调；把控活动主题、内容、传播方向与品牌形象的一致性；统筹活动宣传推广与媒体对接工作；牵头组织活动效果评估与总结归档；协调各部门推进活动实施。

（三）行政部门：负责公关活动的后勤保障工作，包括场地选址、布置与验收，物料采购、运输与保管，嘉宾接待、行程安排，活动现场安全保障与秩序维护等；协助市场部门对接第三方服务机构，审核服务合同合规性。

（四）销售部门：配合市场部门明确活动目标客户群体，提供客户资源信息并参与客户邀请工作；负责活动现场客户对接、需求挖掘与业务洽谈；收集客户对活动及公司产品、服务的反馈意见，及时提交市场部门。

（五）技术部门：根据活动需求提供技术支持，包括技术方案讲解、产品演示、设备调试与保障等；配合市场部门准备活动所需的技术资料、演示素材，确保技术内容准确专业；负责活动现场技术设备的正常运行与应急维护。

（六）人力资源部门：负责活动参与人员的选拔、调配与培训，明确参与人员职责与行为规范；协助组织内部员工参与活动，保障活动现场人力配置充足；将活动执行情况纳入相关岗位绩效评价。

（七）法务部门：负责审核公关活动方案、宣传物料、合作合同的合规性；提供法律法规咨询支持，规避活动法律风险；协助处理活动过程中出现的法律纠纷；审核活动现场展示内容、宣传话术的合规性。

（八）财务部门：负责编制公关活动年度预算及单项活动预算；审核活动相关费用支出的合理性与合规性；保障活动资金及时到位；负责活动成本核算与费用结算；对活动成本效益进行分析。

（九）活动参与人员：严格遵守本制度及活动方案要求，履行岗位职责；主动配合各部门及第三方机构开展工作；及时反馈活动过程中出现的问题；自觉维护公司品牌形象。

（十）第三方合作机构：严格按照合作协议约定履行服务义务，保障服务质量与安全；主动配合公司相关部门开展工作，及时沟通工作进展；遵守公司品牌形象规范与活动管理要求。

第二章公关活动策划与审批

第五条年度规划制定

市场部门需结合公司品牌战略、市场拓展需求及行业发展趋势，每年12月底前完成下一年度公关活动规划的制定工作。年度规划需明确年度公关活动的总体目标、核心方向、重点活动类型、预计场次、预算总额、责任部门及时间安排等内容，报公司管理层审批通过后实施。年度规划可根据市场变化及公司业务调整适时优化调整，调整流程需遵循相应审批规定。

第六条单项活动策划要求

单项公关活动策划需在充分调研的基础上开展，确保方案科学可行，具体要求如下：

（一）前期调研。市场部门牵头开展前期调研，明确活动目标（品牌推广、客户拓展、技术交流、政府