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2026年剧本杀运营公司行政档案借阅管理制度

第一章总则

第一条为规范公司行政档案借阅管理工作，保障行政档案的完整、安全与有效利用，提高档案资源共享效率，维护公司合法权益，依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保守国家秘密法》等相关法律法规及行业监管要求，结合剧本杀运营公司行政档案管理实际情况，制定本制度。

第二条本制度所称行政档案，是指公司在经营管理过程中形成的，具有保存价值的各类行政类文件材料，包括但不限于文书档案（公司章程、规章制度、会议纪要、请示批复、通知公告等）、合同档案（合作协议、租赁合同、服务合同等）、人事档案（员工基本信息、劳动合同、考核记录等，涉密人事档案借阅另行规定）、财务档案（财务报表、凭证、审计报告等，涉密财务档案借阅另行规定）、项目档案（门店开业资料、活动策划执行档案等）及其他具有保存价值的行政类资料。

本制度所称档案借阅，是指公司内部员工或经批准的外部单位/人员，因工作需要查阅、复制、借用公司行政档案的行为。本制度适用于公司各部门、各门店及全体员工，所有涉及行政档案借阅的申请、审核、使用、归还等相关工作，均需遵守本制度规定。外部单位/人员借阅档案的，参照本制度相关规定执行。

第三条行政档案借阅管理遵循“合法合规、安全保密、规范高效、按需借阅”的原则，在保障档案安全完整的前提下，优化借阅流程，提升档案利用效率，确保档案资源服务于公司经营管理工作。

第四条公司建立“行政部门统筹牵头+各部门协同配合+审计部门监督核查”的行政档案借阅管理体系，明确各部门及岗位的管理职责，确保档案借阅全流程闭环可控。

第五条公司保障行政档案借阅管理工作所需资源，包括档案存储设施、安全防护设备、档案管理软件、人员培训等相关费用，纳入年度行政预算，确保足额落实；同时建立健全档案借阅管理台账，完整记录借阅人信息、档案信息、借阅时间、归还时间、审核意见等全流程信息，台账保存期限不少于3年，确保全程可追溯。

第二章管理职责

第六条行政部门是公司行政档案借阅管理的归口管理部门，主要职责：

（一）牵头组织本制度的具体实施，制定完善档案分类整理标准、借阅审核细则、档案安全管理规范及相关管理表单；

（二）负责公司行政档案的集中统一管理，包括档案的收集、整理、归档、存储、保管等工作，确保档案分类清晰、存储安全、检索便捷；

（三）负责统筹档案借阅的审核、登记、跟踪、回收等全流程管理工作，严格把控借阅权限，核实借阅需求的合理性；

（四）负责档案借阅过程中的安全管理，定期开展档案存储环境检查、档案完整性核查，及时发现并处置档案安全隐患；

（五）负责档案借阅管理台账的建立与维护，定期汇总借阅数据，形成档案利用分析报告，报公司管理层备案；

（六）负责组织开展行政档案借阅相关培训，提升各部门人员的档案管理意识、安全保密意识及规范借阅能力；

（七）负责按规定开展到期档案的鉴定、销毁工作，确保档案销毁流程合规、全程可追溯。

第七条各部门主要职责：

（一）配合行政部门开展本部门相关行政档案的收集、整理、移交工作，确保档案材料真实、完整、及时归档；

（二）负责本部门人员档案借阅的内部初审，核实借阅需求的真实性、必要性，引导本部门人员规范借阅档案；

（三）督促本部门借阅人员按时归还档案，及时提醒逾期未还人员办理归还或续借手续；

（四）教育本部门人员遵守档案借阅管理规定及安全保密要求，避免出现档案涂改、损毁、泄露等违规行为。

第八条员工主要职责：

（一）严格遵守本制度及档案借阅相关规范，按需申请借阅档案，如实说明借阅用途；

（二）借阅档案后妥善保管，不得涂改、勾画、撕毁、替换档案内容，不得将借阅档案转借他人或带离规定使用范围；

（三）按照规定期限归还档案，如需续借需提前申请并获得批准；

（四）发现档案存在缺失、损毁、泄露等问题时，立即停止使用并及时向行政部门及所在部门负责人报告；

（五）离职时需主动清理本人借阅的档案，确保全部归还行政部门后，方可办理离职手续。

第九条审计部门主要职责：

（一）负责对行政档案借阅管理工作进行监督核查，重点核查借阅流程合规性、档案安全管理情况、借阅台账完整性等；

（二）定期开展档案借阅管理专项审计，发现违规问题及时提出整改意见，跟踪整改落实情况；

（三）协助行政部门处置档案借阅过程中的重大违规事件，核实损失情况并提出责任追究建议。

第三章借阅管理

第十条借阅条件：

（一）内部员工借阅档案需同时满足：1.确因工作需要，具有合理的借阅用途；2.经所在部门负责人初审同意；3.提供本人有效工作证件供行政部门核实身份。

（二）外部单位/人员（如律师事务所、审计机构、合作单位等）借阅档案需同时满足：1.提供加盖单位公章的正式借阅函，明确借阅事由、借阅档案范围及使用期限；2.提供借阅人员有效身份证件；3.经公