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2026年剧本杀运营公司员工档案建立与保管制度

第一章总则

第一条制定目的

为规范公司员工档案的建立、保管、使用及销毁全流程管理，精准记录员工职业履历与履职情况，提升人力资源管理规范化水平，保障员工个人信息安全与合法权益，符合《中华人民共和国劳动合同法》《中华人民共和国个人信息保护法》《中华人民共和国民法典》等相关法律法规要求，结合剧本杀行业员工特性（含DM、运营、行政、剧本创作等岗位差异）及公司实际经营情况，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司及旗下所有剧本杀门店的全体员工档案管理工作，涵盖员工档案的信息采集、建立、审核、更新、保管、使用、脱敏、销毁等全环节，涉及公司人力资源部、各业务部门、门店负责人、档案管理员等相关主体及全体员工。凡与公司建立劳动关系（含正式、试用期、劳务派遣）的员工，其档案信息管理均适用本制度规定。

第三条核心原则

（一）合法合规原则。严格遵循国家劳动用工及个人信息保护相关法律法规，档案信息的采集、使用、保管均符合法定要求，严禁非法收集、滥用员工信息。

（二）真实完整原则。确保档案信息真实反映员工实际情况，全面记录职业关键信息，避免虚假信息、缺失信息影响人力资源管理决策。

（三）隐私保护原则。将员工信息安全放在首位，建立全流程隐私保护机制，严防信息泄露、篡改、丢失，重点保护员工敏感信息。

（四）精准实用原则。档案信息采集聚焦人力资源管理需求，突出剧本杀行业岗位特性，确保信息对员工招录、培训、考核、晋升等工作具有实际参考价值。

（五）权限可控原则。明确各岗位档案使用权限，建立分级授权机制，防止信息越权访问、使用，保障档案管理安全有序。

（六）全程追溯原则。对档案的建立、更新、使用、销毁等环节进行全程记录，确保每一项操作均可追溯，责任可明确。

第二章员工档案建立规范

第四条建立范围

（一）正式员工：所有与公司签订劳动合同的正式员工，均需建立完整员工档案；

（二）试用期员工：试用期员工自办理入职手续之日起建立临时档案，转正后合并为正式档案；

（三）劳务派遣员工：根据合作协议要求，建立简化版员工档案，重点记录岗位信息、履职评价等核心内容；

（四）离职员工：离职员工档案按规定保留相应期限，保留期间单独分类管理，期满后按规定销毁。

第五条档案信息采集内容

档案信息采集实行“最小必要”原则，分为基础信息、入职与岗位信息、薪酬绩效信息、培训与成长信息、奖惩信息、离职信息六大类，具体内容如下：

（一）基础信息：员工姓名、性别、身份证号、联系方式、户籍地址、紧急联系人及联系方式、学历学位证明、职业资格证书等；

（二）入职与岗位信息：入职日期、劳动合同签订信息（期限、类型、岗位）、岗位调整记录、工作调动记录、岗位职责说明书等；

（三）薪酬绩效信息：薪酬标准、工资发放记录、绩效考评结果、奖金发放记录、社保公积金缴纳记录等；

（四）培训与成长信息：参加内部培训（如DM专业技能培训、剧本解读培训）、外部培训的记录，培训考核结果、职业发展规划、晋升评估材料等；

（五）奖惩信息：员工获得的表彰奖励（如优秀员工、最佳DM等）、违规违纪处分记录及相关处理决定、整改情况等；

（六）离职信息：离职申请、离职面谈记录、工作交接清单、离职原因说明、解除/终止劳动合同证明等。

第六条信息采集渠道与方式

（一）入职采集：员工入职时，由人力资源部指导填写《员工入职信息登记表》，并收集身份证、学历学位证、职业资格证等相关证明材料复印件，核实原件真实性后归档；

（二）日常采集：人力资源部根据员工岗位调整、薪酬变动、培训考核、奖惩等日常管理情况，同步记录并补充档案信息；各部门负责人及时提交本部门员工的履职评价、绩效结果等信息；

（三）外部采集：经员工同意后，从原用人单位调取的背景调查信息、职业履历证明；从培训机构获取的培训结业证明等合法外部信息；

（四）采集要求：严禁以欺骗、胁迫等非法方式采集员工信息；采集敏感信息（如健康状况、家庭详细信息等）需单独获得员工书面同意；员工提供的材料需加盖“与原件核对无误”印章，确保信息真实可靠。

第七条档案建立流程

（一）信息录入：人力资源部专员在员工入职后3个工作日内，将采集到的信息录入公司员工档案管理系统或整理形成纸质档案；

（二）信息审核：人力资源部负责人在录入完成后1个工作日内完成审核，重点核查信息真实性、完整性、准确性，发现错误或缺失信息的，及时反馈采集人员补充核实；

（三）档案分类：审核通过后，按“正式员工档案”“试用期员工档案”“劳务派遣员工档案”“离职员工档案”进行分类归档，正式员工档案按岗位类别进一步细分（如DM岗位、运营岗位、行政岗位等），并为每份档案分配唯一档案编号；

（四）档案更新：员工发生岗位调整、薪酬变动、培训考核、奖惩等情况时，人力资源部需在2个工作日内更新档案信息