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药店药品购进退出处理程序

药品购进退出处理程序

一、退货触发条件确认

（一）质量问题触发

1.经质量验收或在库养护发现药品存在内在质量缺陷，包括但不限于：药品性状异常（如片剂裂片、胶囊软化、注射液浑浊）、包装破损（原包装密封失效、标签脱落无法辨识）、药品变质（中药饮片虫蛀/霉变、生物制品出现凝块）、不符合法定质量标准（经检验机构检测不符合《中国药典》或注册标准）。

2.收到药品监督管理部门质量通报，明确要求召回或停售的品种。

3.消费者投诉并经核实确属药品质量问题的（需留存投诉记录、样品检测报告）。

（二）效期管理触发

1.购进药品距有效期不足6个月（特殊管理药品、中药饮片等有特殊规定的从其规定），且无法在有效期内完成销售的（需提供近3个月销售数据作为佐证）。

2.供应商交付时已超出合同约定的效期要求（如合同约定需提供距失效期12个月以上药品，但实际到货仅剩余8个月）。

（三）采购执行偏差触发

1.订单录入错误（如规格、数量、批号与实际需求不符，需提供原始采购订单与系统记录比对证明）。

2.供应商未经允许擅自变更配送品种（如订单为A厂家产品，实际配送B厂家产品且无书面确认）。

3.重复采购导致库存积压（需提供库存周转率分析报告，显示该品种近6个月周转率低于50%）。

（四）协议约定触发

1.与供应商签订的采购合同中明确约定的退货条款生效（如季度末未售出部分可退货、促销活动剩余库存可退）。

2.供应商主动发起召回（需提供加盖供应商公章的召回通知及召回方案）。

二、退货申请发起与材料准备

（一）责任部门

门店或采购部作为退货发起部门，其中：因在库养护或质量问题发现的退货由仓储部发起；因采购错误或效期问题由采购部发起；因消费者投诉由客服部转交质量部确认后发起。

（二）申请材料要求

1.填写《药品购进退出申请单》（附件1），需包含以下信息：

-基本信息：药店名称、供应商名称、联系人及联系方式

-药品信息：通用名、商品名、规格、生产企业、批号、数量、有效期

-退货原因：勾选或填写具体触发条件（如“质量问题-包装破损”“效期问题-剩余4个月”）

-佐证信息：质量问题需附《药品质量问题记录表》（含验收/养护记录编号、异常描述、现场照片）；效期问题需附《近3个月销售明细表》及库存台账截图；采购错误需附原始采购订单与系统记录比对截图。

2.关联原始凭证：需提供原购进发票（复印件）、随货同行单（复印件）、验收记录（系统导出并加盖验收员电子签章）。

3.特殊情形附加材料：

-供应商召回的需提供召回通知原件（加盖供应商公章）及召回方案；

-质量检测的需提供有资质检验机构出具的检测报告（CMA或CNAS认证）；

-冷藏药品退货需附运输过程温度记录（导出运输系统温度数据并加盖物流公司公章）。

（三）系统操作流程

1.登录药店ERP管理系统（路径：采购管理-退货管理-新建退货申请）；

2.扫描或录入药品批号自动关联原采购订单，系统自动提取药品名称、规格、生产企业、购进数量、购进日期等信息；

3.上传电子附件（申请单扫描件、佐证材料PDF），系统生成唯一退货单号（格式：TH+年份+月份+8位流水号，如TH2024070000123）；

4.提交后系统自动推送至质量部、采购部、财务部待审核节点。

三、多部门联合审核机制

（一）质量部审核（24小时内完成）

1.审核内容：

-退货原因与质量关联性：核对《药品质量问题记录表》与验收/养护记录是否一致，确认异常描述与现场照片匹配；

-药品合法性：核查供应商资质（营业执照、药品经营许可证）是否在有效期内，原购进发票与随货同行单是否符合“票、账、货、款”一致要求；

-风险评估：判断退货药品是否存在流入市场风险（如已售出部分是否需召回），对存在安全隐患的药品需启动应急处置程序（如暂停销售、隔离存放）。

2.审核结论：

-符合质量退货标准的，在系统中签署“质量审核通过”并注明审核人、审核时间；

-不符合的（如消费者投诉未核实、无检测报告），系统退回并注明“需补充质量证明材料”。

（二）采购部审核（12小时内完成）

1.审核内容：

-合同匹配性：核查采购合同中是否有退货条款（如“质量问题可退”“效期不足6个月可退”），无约定的需与供应商协商并取得书面同意（扫描件上传系统）；

-订单关联性：确认退货药品批号与原采购订单一致，系统自动比对购进数量与退货数量（退货数量不得超过购进数量）；

-供应商状态：查询供应商合作记录（如是否存在多次质量问题、是否拖欠货款），对信用等级D级的供应商需额外提交总经理审批。

2.审核结论：

-符合采购协议的，签署“采购审核通过”；