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园林绿化工程采购部管理制度

一、组织架构与岗位职责

采购部作为园林绿化工程公司核心职能部门，负责工程物资（苗木、景观石材、园林设备、装饰材料、养护工具等）及非工程物资（办公耗材、劳保用品等）的全流程采购管理，下设采购总监1名、采购经理2名（分设工程物资组与非工程物资组）、采购主管4名（按区域或品类划分）、采购员8-10名、采购助理3名，实行分级管理、责任到人。

1.采购总监职责

全面统筹采购战略规划，制定年度采购预算与成本控制目标（目标成本较市场均价下浮5%-8%），审批50万元以上重大采购项目的供应商准入、合同条款及付款计划；监督采购流程合规性，组织季度采购复盘会议，分析采购效率（目标：紧急物资24小时内响应，常规物资7个工作日内完成交付）、成本节约率（目标≥5%）及供应商履约率（目标≥90%）；协调财务、工程、技术部门解决采购争议（如质量不符、交货延迟等），主导供应商战略合作协议签订（合作期限2-3年，优先选择能提供账期30-60天的供应商）。

2.采购经理职责

工程物资组经理负责苗木（占比约40%）、石材（占比约25%）、设备（占比约15%）的采购执行，审核20万-50万元采购计划，组织供应商现场考察（每年至少覆盖80%核心供应商），监督采购员执行“三比一算”（比质量、比价格、比服务，算综合成本）；非工程物资组经理负责办公类、劳保类物资采购，建立标准化采购清单（如常用苗木规格、石材等级、劳保手套型号），优化零星采购流程（单次5000元以下可使用定点供应商快速下单），每月统计非工程物资消耗率（目标：损耗率≤3%）。

3.采购主管职责

按区域（如华东、华南）或品类（如乔木、灌木、地被植物）划分，负责区域内供应商日常管理，建立供应商动态档案（含资质证书、历史交货记录、质量反馈表）；审核采购员提交的《采购订单审批表》，重点核查技术参数匹配度（如苗木需符合《园林绿化工程施工及验收规范》DB11/T212-2021的土球直径、胸径要求）、价格合理性（需附3家以上供应商比价单）；跟踪采购进度，对延迟交货超48小时的供应商启动预警（首次口头警告，二次扣罚合同金额2%，三次列入黑名单）。

4.采购员职责

根据项目需求编制《周采购计划表》（含物资名称、规格、数量、交货时间、技术标准），对接工程部门确认需求紧迫性（分“紧急”“常规”“储备”三级，紧急物资需24小时内下单）；执行市场调研，收集供应商报价（常规物资至少3家，稀缺物资至少2家），填写《比价分析表》（含供应商名称、报价、质量承诺、服务条款对比）；签订采购合同时，明确质量验收标准（如苗木需带土球、无病虫害，石材需无断裂、色差≤5%）、交货地点（项目现场指定区域）、违约责任（延迟交货按每日0.1%扣罚，质量不达标需48小时内退换）；跟进物流配送，协调解决运输损耗（如苗木运输需覆盖遮阳网，石材需固定防碰撞），现场监督验收并签署《物资验收单》（需工程人员、库管员共同签字确认）。

5.采购助理职责

负责采购档案管理，按项目分类归档采购计划、合同、比价单、验收单、付款凭证（保存期至少5年）；维护采购管理系统（ERP）数据，实时更新供应商信息、库存状态（如苗木存活率、石材库存量）、采购进度（标记“待下单”“运输中”“已验收”）；统计采购数据，每月编制《采购执行报告》（含完成率、成本偏差、供应商排名），每季度编制《供应商绩效分析表》（从质量、交期、服务三方面评分，满分100分，85分以上为优秀，60分以下淘汰）。

二、采购全流程管理

（一）需求计划管理

1.需求提报：工程部门需在使用前15个工作日提交《物资需求申请表》（紧急物资需提前3个工作日并标注“紧急”），注明物资名称（如香樟-胸径15cm-冠幅4m）、规格型号（如石材-芝麻白-600×300×20mm）、数量（需含5%损耗备量）、技术参数（如苗木土球直径≥80cm、石材抗压强度≥100MPa）、使用时间（精确到日）及项目名称（如XX公园景观工程）。

2.计划审核：采购主管汇总需求后编制《月度采购计划》，经采购经理审核（重点核查需求合理性、技术参数准确性）、项目总监确认（核实项目进度匹配度）、财务总监审批（核对预算额度，超预算需提交《超预算申请报告》说明原因），最终由总经理签批生效。

3.计划调整：因设计变更或施工进度变化需调整需求时，工程部门需提交《采购计划变更单》，注明变更原因（如苗木规格调整）、变更内容（原需求香樟胸径15cm改为18cm）、影响评估（交货时间延迟5天，成本增加2000元），经采购经理、项目总监、财务总监会签后执行，采购助理同步更新系统数据。

（二）供应商管理

1.准入机制：新供应商需提交《供应商准入申请表》，附营业执照、资