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全面推行档案三合一制度

第一章总则

第一条本制度依据《中华人民共和国档案法》《企业档案管理规定》等行业法律法规，结合集团母公司关于档案规范化管理的指导意见及公司内部风险防控实际需求制定。为规范档案管理流程，提升档案信息价值，防范因档案管理缺失引发的法律风险、业务风险及安全风险，特全面推行档案“收集、整理、保管、利用”三合一管理制度。

第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，覆盖公司经营、管理、科研、基建等所有业务场景及档案管理全过程，包括但不限于纸质档案、电子档案、音视频档案及实物档案的管理。

第三条本制度下列术语含义：

（一）“XX专项管理”是指公司对档案全生命周期实施系统化、标准化、动态化的管理活动，涵盖档案的收集归档、分类编目、安全保管、合规利用及数字化建设等环节。

（二）“XX风险”是指因档案管理不善导致的法律责任追究、业务决策失误、信息泄露、资源浪费等潜在危害。

（三）“XX合规”是指档案管理活动严格遵循法律法规、行业准则及公司内部制度要求，确保档案真实性、完整性、安全性及可利用性。

第四条档案专项管理遵循“全面覆盖、责任到人、风险导向、持续改进”原则。

（一）全面覆盖：档案管理须覆盖公司所有业务领域及档案类型，不留管理盲区。

（二）责任到人：明确各级管理主体及岗位职责，确保责任可追溯。