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入校登记制度

第一章总则

第一条为有效规范公司内部入校登记管理行为，确保相关活动依法合规、高效有序开展，防范化解专项风险，提升管理水平，依据《中华人民共和国安全生产法》《中华人民共和国个人信息保护法》等法律法规，结合集团母公司关于风险防控和流程优化的相关要求，以及公司实际管理需求，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，涵盖但不限于以下场景：

（一）员工因公、因私需进入合作院校、客户院校等外部教育机构开展活动时的登记管理；

（二）第三方人员（如供应商、合作伙伴、实习生等）需进入公司内部院校进行交流、培训时的登记管理；

（三）涉及院校合作的教学、科研、考察等专项项目的登记与备案工作。

第三条本制度中下列术语含义如下：

（一）“XX专项管理”是指针对入校登记活动全流程的管理，包括登记申请、审批、执行、核查及后续处置等环节的系统化管控；

（二）“XX风险”是指因登记管理不规范可能引发的安全风险、合规风险、信息安全风险等；

（三）“XX合规”是指所有登记活动必须符合法律法规、公司制度及外部院校相关规定，确保行为合法、程序正当、信息真实；

（四）“XX协同管理”是指各部门、下属单位在登记管理中的责任分工与协作机制。

第四条入校登记管理应遵循以下核心原则：

（一）全面覆盖：确保所有涉及入校登记的活动均纳入制度管理范围，无遗漏；

（二）责任到人：明确各层级、各部门的职责，确保责任主体清晰；

（三）风险导向：聚焦高风险环节，强化风险防控措施；

（四）持续改进：根据管理实践动态优化制度流程，提升管理效能。

第二章管理组织机构与职责

第五条公司主要负责人为入校登记管理工作的第一责任人，对制度有效性负总责；分管领导为直接责任人，负责组织落实、监督考核及重大事项决策。

第六条公司设立入校登记管理领导小组，由公司主要负责人牵头，分管领导主持，相关部门负责人组成。领导小组主要履行以下职能：

（一）统筹协调全公司入校登记管理工作，制定管理制度及年度计划；

（二）对重大、敏感的登记活动进行决策审批，确保合规性；

（三）定期听取工作汇报，评估管理成效，提出改进要求。

第七条设立专项管理办公室（由XX部门牵头），具体负责：

（一）统筹制定和修订入校登记管理制度，组织培训宣贯；

（二）定期开展风险识别与评估，发布管理提示；

（三）监督各业务部门执行情况，协调跨部门协作。

第八条各部门、下属单位负责人为本单位入校登记管理的第一责任人，负责落实本领域管理要求，确保活动合规。

第九条XX部门（如采购、财务、人力资源等）作为专责部门，负责：

（一）审核登记申请中的业务合规性，如涉及采购需审查供应商资质；

（二）优化登记流程，推动信息化工具应用；

（三）对风险事件进行处置，完善管理措施。

第十条业务部门及下属单位承担日常管理主体责任，具体职责包括：

（一）落实登记申请的初审，确保信息完整、准确；

（二）执行现场核查，确保活动符合登记要求；

（三）及时上报异常情况，配合处置风险事件。

第十一条基层执行岗位员工应履行以下合规操作责任：

（一）签署岗位合规承诺书，明确自身义务；

（二）发现登记活动异常时，及时向主管或专项办公室报告；

（三）严格遵守登记流程，不得擅自变更或扩大活动范围。

第三章专项管理重点内容与要求

第十二条业务操作合规标准：

（一）登记申请需提供活动目的、时间、地点、参与人员、联系方式等完整信息；

（二）涉及第三方人员时，需提前获取外部院校的许可，并留存相关证明；

（三）活动结束后，及时提交执行报告，包括实际参与人员、发现的问题及改进建议。

第十三条禁止性行为：

（一）严禁以虚假信息骗取登记许可，如虚构活动目的或隐瞒真实参与人员；

（二）严禁未经审批擅自扩大登记范围或延长活动时间；

（三）严禁利用登记活动进行商业宣传或谋取不正当利益。

第十四条专项风险重点防控：

（一）信息安全风险：严格管控登记过程中涉及的个人隐私及商业秘密，防止泄露；

（二）安全责任风险：进入院校期间需遵守现场安全管理规定，避免发生意外；

（三）合规风险：确保活动符合院校管理规定，避免因违规操作引发纠纷。

第十五条针对特殊场景的管理要求：

（一）境外院校合作时，需额外审查当地法律法规对登记活动的限制；

（二）涉及未成年人参与的登记活动，需提前获得监护人同意，并配备专职监护人员；

（三）高风险活动（如涉及敏感数据或实验操作）需制定专项应急预案。

第四章专项管理运行机制

第十六条制度动态更新机制：

（一）