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商务谈判中的接待工作注意事项

对方谈判人员来到我方所在地时，我方应做好迎接、食宿、交通以及其他方面的安排，并以礼相待，周到服务。这一方面为对方顺利地进行谈判提供了物质条件，另一方面也使对方人员得到了礼遇，心情舒畅，乐于与我方合作，为形成良好的谈判气氛奠定基础。

1.食宿安排：

当对方远道而来时，我方应派人到机场或车站迎接对方，并帮助对方安排好食宿问题。一般来说，远道而来的客人对本地的交通、宾馆不太熟悉，派人接待，可以减少对方人员的许多麻烦，同时，这也是给予对方的礼遇，会使对方获得心理上的满足，对我方产生好感。

住宿条件应干净、整洁、方便，标准可因人有所不同。如外国客人，宾馆档次应高一些。饮食要照顾对方的饮食习惯、性别、年龄等。与食宿有关的，还要考虑到交通、通讯设施等问题。

在国外，也非常重视食宿的安排。例如，一位美国人到日本谈判生意，下飞机后，看到日本东道主派一辆大轿车迎接，大惑不解，“就我一个人，用得着这么大的车吗？”上车以后，经过一阵寒暄，日本人有礼貌地说：“这么长的旅途，您一定十分疲劳了，需要尽快休息一下，车后面有一张床，您可以躺上休息片刻。”原来如此，美国人大为感动。到了宾馆，房间已经预先订好。日本人帮助客人办理了有关手续，送客人进入房间，美国人欲留日本人坐一会，可日本人却说：“不了，我们谈话机会还多着呢！现在您需要休息。至于谈判的事，如果您同意，我们后天再开始，您利用这一段时间充分恢复一下精力。明天晚上，我们为您设宴，接风洗尘。”然后就离开了。美国人又一次为东道主的热情周到而感动。

2.参观旅游：

每个地方都有本地独特的名胜古迹、现代化设施。它们不仅表现了本地特色，而且代表了本地人民的勤劳智慧。安排对方谈判人员参观游览这些风景古迹，可以使他们对本地产生良好而深刻的印象。爱屋及乌，本企业也将受益，为双方目前及将来的合作奠定基础。另外，参观游览还可以解除紧张，松弛神经，使对方人员以轻松的心情进行谈判。这无疑将促进谈判的顺利进行。

在选择游览地点时应尊重对方的意见，向他们提供多种方案，供其选择！在游览时，要派我方谈判小组的成员陪同，并安排好摄影、交通等问题。陪同人员应对将要参观的名胜有所了解，或预先准备好，以便向客人进行精彩的介绍。

3.宴请：

在对方人员到来时，可以在恰当的时间安排一次宴会，为对方接风洗尘。宴会的场面一般应隆重、热烈，使人得到一种礼遇上的满足，它可以表示欢迎对方的友好感情，可以协调关系、联络感情，消除隔阂，增进友谊，加强团结，求得支持，有利于合作等。宴会的规格和形式可以视情况而定！常见的有正式宴会、便宴、招待宴（酒会）、茶会、工作宴等。

宴会上劝酒一定要适度。在我国有个习惯，宴请客人时，往往再三劝酒，好像是必须让客人把酒喝够、喝足，甚至喝醉，否则就会失礼丢面子。一位来自雅典的工程师在我国工作多年、回国后在一篇文章中写道：“中国是一个美好的国家，那里的人民勤劳、热情、友好，那里的国土辽阔，风景如画。但有一样除外，那就是宴会。

我从来不喝白酒，可在中国的宴会上，中国朋友总能让我喝上几大杯，喝得我头昏脑胀，有时不得不中途退场。他们的说词特别多，为了中雅两国人民的友谊干杯！为了我们之间友好合作干杯！为了您的身体健康干杯！戴这么大的帽子，我敢不喝吗。”另一位欧洲朋友也有同感，他说：“在中国的宴会上，最后一杯特别多。

当中国朋友劝你喝最后一杯时，你必须做好准备喝最后一杯。”其实，我们自己对这种劝酒习惯也颇感不适。在宴会上，喝酒应该适度，恰到好处，不可过量，否则不但损害身体，而且会影响谈判的进程。

4.娱乐活动：

在谈判的过程中，应适当安排娱乐活动，如双方谈判人员一起游泳、玩保龄球、打高尔夫球、跳舞或进行私人拜访。这些活动不但可以解除疲劳，焕发精神，增进友谊，维护良好的谈判气氛，而且为了解对方的真实想法和与对方私下磋商创造了良好的机会。

在正式谈判中，由于人员较多，气氛较为严肃，双方谈判人员都有一定的心理压力，不能够畅所欲言。而私下的接触，气氛轻松自然，警惕性也不高，是沟通、获取对方真实想法和其他信息的良好机会。

娱乐活动也为私下磋商提供了好机会。有些建议、想法不便在正式谈判中提出来，而在私下场合则容易一些。这是因为私下场合气氛轻松自然，人员较少，也较容易收回或改变所做出的承诺。例如，某位谈判人员有一个建议，但是担心有不妥之处，或不能被对方接受，如果在正式谈判中提出，有可能损害自己的权威或面子。然而，在私下场合，他就不会再有这些担心和顾虑。