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采购订单与验收标准化操作流程

一、适用场景与操作目标

本流程适用于企业各类物资、设备、服务等采购业务的全流程管理，涵盖从需求提报到最终验收确认的标准化操作环节。通过明确各岗位职责与操作规范，旨在实现采购过程的透明化、高效化与合规化，保证采购物资符合质量要求、数量准确，有效控制采购成本，降低运营风险，同时为后续财务结算与供应商管理提供完整依据。

二、标准化操作流程详解

（一）需求发起与确认

需求部门提报：需求部门根据实际工作需要（如生产运营、项目实施、日常办公等），填写《采购申请单》，注明物资/服务名称、规格型号、技术参数、需求数量、期望到货日期、预算金额、用途说明等信息，部门负责人*审核签字后提交至采购部门。

采购部门初审：采购部门收到《采购申请单》后，重点核对需求的合理性（如是否重复采购、是否超预算）、技术参数的明确性，若需求模糊或存在疑问，需在1个工作日内与需求部门*沟通确认，补充完善信息。

需求审批：根据采购金额及物资类型，按权限逐级审批（如金额≤5000元由采购经理审批；5000元＜金额≤50000元由分管副总审批；金额＞50000元需总经理*审批）。审批通过后，正式进入采购执行环节。

（二）供应商选择与订单创建

供应商寻源：

对于标准化物资（如办公用品、耗材等），可从《合格供应商名录》中筛选≥3家供应商进行询价；

对于非标物资或新项目采购，需通过公开招标、邀请招标或竞争性谈判等方式确定供应商，保证过程公平合规。

比价与评估：采购部门收集供应商报价后，从价格、质量、交期、售后服务、合作历史等维度进行综合评估，形成《供应商比价评估表》，经采购负责人*确认后确定最终供应商。

采购订单：

采购专员*根据确认的供应商信息及需求详情，在ERP系统中创建《采购订单》，注明订单编号、供应商全称、物资名称/服务内容、规格型号、单位、数量、单价、金额、税率、交货地点、交货日期、付款方式、质量标准等关键条款；

订单需经采购经理、财务部门审核无误后，加盖公司公章（或电子签章）正式发送至供应商，并同步将订单复印件抄送需求部门、仓库及财务部门。

（三）订单执行与到货跟踪

供应商备货与发货：供应商收到采购订单后，需在2个工作日内书面确认订单信息（盖章回传），并按约定时间备货发货。发货时需提供《送货清单》（注明订单编号、物资名称、数量、批次号等），随货同行。

采购方跟踪：采购专员*通过电话、系统查询等方式跟踪供应商备货及物流进度，保证物资按期到货。若预计延迟交货，供应商需提前3个工作日书面通知采购部门，双方协商确定新的交货日期或处理方案。

（四）到货验收

初步核对：物资送达指定地点后，需求部门或仓库管理员首先核对《送货清单》与《采购订单》信息是否一致（供应商名称、物资名称、规格型号、数量等），确认无误后方可卸货。

质量与数量检验：

数量验收：对物资进行清点，保证实收数量与订单数量一致，若有差异（短缺或溢余），需在《到货验收单》中详细记录，并由送货人员签字确认；

质量验收：

对于标准化物资（如电子元器件、建材等），需对照技术参数、检测报告进行抽检或全检，必要时可邀请第三方检测机构参与；

对于设备类物资，需进行开机测试、功能验证，保证运行正常；

对于服务类项目，需对照服务标准验收成果（如培训服务需确认参训人数、考核结果等）。

验收结果处理：

验收合格：验收人员*在《到货验收单》中签署“合格”意见，注明验收日期，并同步更新库存信息（若涉及入库）；

验收不合格：验收人员在《到货验收单》中详细注明不合格项（如质量缺陷、型号不符等），经需求部门确认后，第一时间通知采购部门。采购部门需在24小时内与供应商沟通，明确退/换货、索赔等处理方案，并跟踪执行结果。

（五）单据归档与财务结算

单据整理：采购部门*负责收集并整理全套采购单据，包括《采购申请单》《采购订单》《供应商比价评估表》《送货清单》《到货验收单》《发票》（待财务部门核对后）等，按“一单一档”原则分类归档，保存期限≥3年。

财务结算：验收合格后，采购部门将《到货验收单》《采购订单》等单据提交财务部门，财务部门*核对无误后，按合同约定的付款周期安排付款（如货到付款、30天账期等），保证资金结算合规高效。

三、关键流程模板表格

（一）采购申请单

申请部门

申请日期

申请人*

申请编号

物资/服务名称

规格型号

单位

需求数量

技术参数/服务要求

期望到货日期

预算金额

用途说明

部门负责人审批签字：

日期：

（二）采购订单

订单编号

创建日期

创建人*

审批人*

供应商全称

统一社会信用代码

联系人

联系方式

交货地点

交货日期

付款方式

税率

序号

物资/服务名称

规格型号

单位

1

2

合计金额（大写）：

合计金额（小写）：

采购部门（盖章）：

供应商（盖章/签字）：

日期：

（三）到货验收单

验收单编号