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三星级酒店原材料的采购管理方案制度

第一章总则

第一条本制度依据《中华人民共和国采购法》《中华人民共和国合同法》等国家法律法规，参照《企业内部控制基本规范》及行业最佳实践，结合集团母公司关于供应链风险防控的统一部署，以及本酒店在原材料采购环节存在的具体管理需求，为规范采购行为、防范操作风险、提升供应链韧性，制定本制度。

第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工在原材料采购全流程中的管理活动，包括但不限于采购计划制定、供应商选择、招标投标、合同签订、入库验收、付款结算等环节，覆盖所有客房用品、餐饮食材、清洁用品、办公用品等采购场景。

第三条本制度下列术语含义如下：

（一）原材料专项管理：指酒店为保障原材料供应安全、控制采购成本、防范廉洁风险，对采购活动实施的系统化管控，涵盖组织架构、制度流程、风险防控、监督考核等全要素管理。

（二）采购风险：指在原材料采购过程中可能因制度缺陷、流程失控、人为干预等因素导致的质量问题、成本失控、合规瑕疵或舞弊事件。

（三）合规采购：指采购行为严格遵循国家法律法规、行业规范及公司制度要求，确保采购过程透明、决策公正、合同合法、履约有效。

第四条原材料专项管理遵循以下核心原则：

（一）全面覆盖原则：确保采购活动各环节纳入制度管控范围，不留管理空白；

（二）责任到人原则：明确各层级、各岗位的采购管理职责，实现责任闭环；

（三）风险导向原则：聚焦高风险环节开展重点防控，优先化解重大风险；

（四）持续改进原则：根据内外部环境变化动态优化管理机制，提升管控效能。

第二章管理组织机构与职责

第五条公司主要负责人为本酒店原材料专项管理的第一责任人，对采购管理工作的总体有效性负总责；分管采购、运营的领导为直接责任人，负责组织制度落实、监督业务合规。

第六条设立原材料专项管理领导小组，由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，成员包括财务部、采购部、质量部、审计部及各下属单位负责人。领导小组统筹采购风险防控、重大事项决策、跨部门协同，每月召开例会研判管理态势。

第七条领导小组主要职责包括：

（一）审议原材料专项管理制度及年度管理计划；

（二）统筹协调跨部门采购争议及重大风险处置；

（三）监督评价专项管理工作的执行成效；

（四）审批超过权限标准的采购项目。

第八条牵头部门（采购部）负责：

（一）原材料专项管理制度体系建设与修订；

（二）采购风险清单的动态管理及预警发布；

（三）供应商资质审查及分级管理；

（四）采购数据的统计分析与决策支持。

第九条专责部门（审计部、质量部）负责：

（一）采购业务合规性的事中监督与事后审计；

（二）采购流程的标准化优化及风险点识别；

（三）不合格供应商的处置与退出管理；

（四）采购纠纷的第三方介入协调。

第十条业务部门/下属单位（如餐饮部、客房部）负责：

（一）制定本领域原材料采购需求清单，经审批后执行；

（二）落实供应商现场考察、样品检验等采购前置要求；

（三）实施入库验收与库存管理，确保账实相符；

（四）及时上报采购异常及舞弊线索。

第十一条基层执行岗（采购专员、收货员等）必须：

（一）签署岗位合规承诺书，熟知本岗位职责红线；

（二）在采购全流程中严格执行制度规定，拒绝违规指令；

（三）发现采购风险或疑似舞弊行为时，立即向专责部门报告。

第三章专项管理重点内容与要求

第十二条供应商选择管理。采购部建立合格供应商名录，实施“一供应商一档案”管理，包括但不限于资质证明、历史履约记录、风险评估结果。新增供应商需经业务部门推荐、采购部审查、质量部复验、领导小组审批后方可入围。

第十三条招标投标管理。单项采购金额超过XX万元的，必须采用公开招标或邀请招标，全过程使用电子招标系统，确保评标过程“随机抽取、独立打分、保密评审”。

第十四条采购价格管控。采购部建立集中采购目录，对通用原材料实行集团统一定价，非目录物资通过比价采购，所有采购价格需经财务部复核，严禁私下返利。

第十五条合同签订管理。采购合同必须使用标准模板，明确质量标准、交货期限、违约责任等关键条款，并由法律顾问审核盖章，合同履行中变更事项需另行签订补充协议。

第十六条质量验收管理。收货部门对到货原材料进行数量核对、外观抽检，必要时送检第三方机构，验收合格后方可入库，不合格品需隔离存放并通知供应商限期处理。

第十七条付款结算管理。采购部每月编制付款计划，财务部根据合同约定及验收单据审核付款进度，严禁超合同期限预付货款或无单付款。

第十八条风险防控管理。重点关注以下风险点：

（一）供应商“白名单”