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业委会接待日的制度

第一章总则

第一条本制度依据《中华人民共和国企业法》《企业内部控制基本规范》及集团母公司关于风险防控和合规经营的相关规定制定，结合公司实际发展需求，旨在规范业委会接待日活动流程，强化风险防控，提升服务效能，确保活动开展符合法律法规及内部管理制度要求，防范化解专项风险，促进公司治理体系现代化建设。

第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工在业委会接待日活动中的全部管理活动，涵盖活动策划、组织协调、现场执行、后续跟进等环节，以及所有参与人员的行为规范、职责履行及风险防控要求。

第三条本制度中下列术语含义如下：

（一）业委会接待日专项管理：指公司围绕业委会接待日活动制定的管理制度、操作流程及风险防控措施，旨在确保活动合规、高效、安全开展。

（二）专项风险：指在业委会接待日活动中可能引发的法律责任、经济损失、声誉损害或运营中断等潜在风险，包括但不限于信息安全风险、舆情风险、财务风险及合规风险。

（三）XX合规：指业委会接待日活动严格遵守国家法律法规、行业准则及公司内部管理制度，确保活动全过程合法合规、权责清晰、流程规范。

第四条业委会接待日专项管理遵循以下核心原则：

（一）全面覆盖：确保活动各环节、各岗位的管理要求全面纳入制度范畴，不留管理空白。

（二）责任到人：明确各层级、各部门及个人的职责分工，确保责任可追溯、可考核。

（三）风险导向：聚焦关键风险点，实施差异化管控措施，优先防范重大风险。

（四）持续改进：根据法规变化、业务调整及实践反馈，动态优化管理制度及执行效果。

第二章管理组织机构与职责

第五条公司主要负责人对业委会接待日专项管理工作负总责，统筹决策、推动落实；分管领导为直接责任人，负责具体组织协调、监督检查及资源保障。

第六条公司设立业委会接待日专项管理领导小组，由公司主要负责人牵头，分管领导任副组长，相关部门负责人为成员，负责统筹协调、决策审批及监督评价专项管理工作。领导小组办公室设在XX部门，承担日常事务及联络协调职能。

第七条专项管理领导小组主要职责包括：

（一）统筹规划业委会接待日专项管理制度体系，审核批准重大管理制度及流程优化方案；

（二）定期召开会议，研究解决专项管理中的重大问题，协调跨部门协作事项；

（三）组织开展专项管理培训及宣贯，提升全员合规意识及操作能力；

（四）监督评价专项管理实施效果，提出改进建议，推动制度优化。

第八条牵头部门职责：

（一）XX部门负责统筹业委会接待日专项管理制度建设，牵头制定、修订及解释相关制度；

（二）组织开展专项风险识别及评估，制定风险防控措施并监督执行；

（三）定期对专项管理实施情况进行监督检查，考核评估各部门履职情况；

（四）负责专项管理培训及宣贯，组织编写操作手册及知识库。

第九条专责部门职责：

（一）XX部门负责业委会接待日活动的合规审核，包括流程合规性、文件合法性及风险点管控；

（二）XX部门负责活动中的财务合规审核，确保资金审批权限、支付流程及税务处理符合规定；

（三）XX部门负责活动中的信息安全审核，监督数据采集、存储及传输的合规性，防范信息泄露风险；

（四）XX部门负责活动中的舆情监控及应对，及时处置负面信息，维护公司声誉。

第十条业务部门/下属单位职责：

（一）各业务部门/下属单位负责落实本领域业委会接待日专项管理要求，开展日常风险防控；

（二）负责活动资料准备、现场执行及后续跟进工作，确保活动顺利进行；

（三）建立风险报告机制，及时上报发现的重大风险及异常情况；

（四）配合领导小组及牵头部门开展专项检查及考核评估。

第十一条基层执行岗责任：

（一）所有参与业委会接待日活动的基层执行岗人员必须签署岗位合规承诺书，明确自身行为规范及责任；

（二）执行岗人员有义务主动识别并上报活动中的风险隐患，配合开展风险处置工作；

（三）不得违反制度规定擅自处置业务事项，涉及重大事项需逐级上报审批；

（四）妥善保管活动资料及敏感信息，不得泄露或滥用。

第三章专项管理重点内容与要求

第十二条业务操作合规标准：

（一）活动策划阶段，需提交活动方案及风险预案，经专责部门审核通过后方可执行；

（二）接待过程中，需严格按照预定流程执行，不得擅自变更或遗漏关键环节；

（三）资料准备需确保完整性、准确性及合规性，涉及法律文件需经法务审核；

（四）现场执行需注重细节管理，确保环境安全、信息保密及服务规范。

第十三条禁止性行为：

（一）严禁利用业委会接待日活动进行利益输送或关联交易，杜绝权钱交易等违规行为；

（二）严禁泄露业委会或客户的敏