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业务记录制度

第一章总则

第一条为贯彻落实国家相关法律法规及行业监管要求，适应企业内部管理规范化、精细化的内在需求，有效防控业务操作风险，提升管理效能，特制定本业务记录制度。本制度依据《中华人民共和国企业法》《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国数据安全法》等法律法规，结合集团母公司关于风险管控和业务流程优化的相关管理规定，以及企业自身在业务运营中面临的风险点及管理短板，旨在通过规范业务记录的生成、存储、使用、处置等全流程管理，构建系统化、标准化的业务记录管理体系，确保业务记录的真实性、完整性、准确性和安全性，为企业经营决策提供可靠依据，并强化合规风险防控能力。

第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工在履行岗位职责过程中涉及的业务活动记录管理。具体适用范围包括但不限于以下场景：

（一）采购与招投标活动中的询价、比价、合同签订、履约等环节的记录；

（二）财务资金管理中的预算编制、审批支付、成本核算、税务申报等环节的记录；

（三）项目管理中的立项、执行、验收、结算等环节的记录；

（四）销售与客户服务中的订单处理、合同履行、回款跟踪、投诉处理等环节的记录；

（五）人力资源与行政管理中的招聘、培训、绩效考核、档案管理等环节的记录；

（六）技术研发与创新中的立项评审、实验记录、成果转化等环节的记录；

（七）信息与数据管理中的数据采集、存储、传输、分析等环节的记录。所有适用范围内的业务记录均须严格遵循本制度执行，确保记录管理的规范性、一致性。

第三条本制度涉及的核心术语定义如下：

（一）XX专项管理：指企业为防控某一特定领域（如采购、财务、项目、数据等）的合规风险、操作风险及道德风险，所建立的一整套目标设定、组织架构、职责划分、流程规范、资源保障、风险防控、监督考核、持续改进的系统性管理活动。其核心在于通过标准化流程与记录管理，实现风险的可控、可见、可防。

（二）XX风险：指在业务运营过程中可能发生的、对企业管理目标产生负面影响的潜在不确定性事件。风险可分为合规风险（违反法律法规或监管要求）、操作风险（因系统故障、人为失误等导致业务中断或损失）、财务风险（资金链断裂、投资失败等）、战略风险（市场变化、竞争加剧等）、信息安全风险（数据泄露、网络攻击等）等类别。

（三）XX合规：指企业在经营活动中严格遵守国家法律法规、行业准则、监管要求及企业内部规章制度的行为状态。合规不仅包括对外部规则的遵守，也包括对内部控制要求的执行，旨在确保企业经营活动在法律和道德框架内运行，降低法律纠纷与声誉损失风险。

第四条本业务记录管理的核心原则包括：

（一）全面覆盖原则：业务记录管理范围应覆盖所有关键业务流程和风险点，确保无死角、无遗漏，实现全流程、全要素的记录规范。

（二）责任到人原则：明确各级管理主体和基层执行岗位在业务记录管理中的具体职责，建立“谁主管、谁负责，谁经办、谁负责”的责任体系，确保记录管理的责任主体清晰、权责匹配。

（三）风险导向原则：聚焦高风险业务环节和关键风险点，强化记录管理在风险识别、预警、处置、报告等环节的支撑作用，实现以记录管理促进风险防控的闭环管理。

（四）持续改进原则：定期评估业务记录管理的有效性，根据法规变化、业务调整、技术发展等因素动态优化制度流程，提升记录管理的适应性和实效性。

第二章管理组织机构与职责

第五条公司主要负责人对公司业务记录管理工作负总责，承担第一责任人的责任，负责统筹规划、资源投入、重大风险决策及制度执行的最终监督。分管相关业务的领导为直接责任人，负责具体业务领域的记录管理制度建设、风险防控、考核监督及跨部门协调。

第六条公司设立业务记录管理领导小组（以下简称“领导小组”），作为公司业务记录管理的最高决策与协调机构。领导小组由公司主要负责人担任组长，分管相关业务的领导担任副组长，成员包括牵头部门负责人、专责部门负责人及相关业务部门代表。领导小组主要履行以下职能：

（一）统筹审议公司业务记录管理的总体框架、政策制度及重大事项；

（二）协调解决跨部门业务记录管理中的重大问题，推动制度落地执行；

（三）审批重大风险事件的处置方案及记录管理专项改进措施；

（四）定期听取业务记录管理工作进展报告，监督考核各部门履职情况；

（五）组织研究业务记录管理中的创新实践与推广应用。

第七条公司设立业务记录管理办公室（暂由XX部门牵头），作为领导小组的日常执行与协调机构，负责业务记录管理的具体工作。办公室主要职责包括：

（一）起草、修订、解释业务记录管理制度及实施细则；

（二）组织开展业务记录管理培训与宣贯，提升全员规范意识；

（三）指导各部门建立完善业务记录管理流程，推动标准化建设