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信息化系统需求分析模板

引言

信息化系统需求分析是项目成功的核心环节，旨在明确系统“做什么”“做到什么程度”，为后续设计、开发、测试提供依据。本模板结合行业实践，覆盖需求调研、整理、规格化及评审全流程，适用于企业数字化转型、新系统建设、现有系统升级等场景，助力项目团队高效、规范地完成需求分析工作。

一、需求分析模板的应用场景

（一）企业数字化转型项目

当企业推进业务线上化、数据资产化管理时，需通过需求分析明确各业务流程的系统化需求，例如制造业的MES系统、零售业的OMS订单管理系统，保证系统支撑战略目标落地。

（二）新系统定制开发

针对企业无现成解决方案的个性化业务需求（如跨境物流跟踪系统、智能风控平台），需通过需求分析梳理业务规则、功能边界及非功能要求，为开发团队提供清晰实现路径。

（三）现有系统升级优化

当现有系统功能瓶颈、功能缺失或无法适配新业务时（如ERP系统扩展多组织核算、CRM系统对接社交媒体），需通过需求分析明确优化范围及优先级，保证升级后系统满足业务发展。

（四）跨部门协同系统建设

涉及多个部门协作的系统（如企业OA审批系统、供应链协同平台），需通过需求分析统一各部门对流程、权限、数据交互的认知，避免后期因需求分歧导致返工。

二、需求分析操作流程与步骤

（一）需求调研准备阶段

目的：明确调研范围、目标及资源准备，保证调研高效开展。

操作内容：

组建调研团队：由业务分析师牵头，成员包括业务专家（如财务部、销售部）、IT技术人员（开发工程师、测试工程师）、项目经理，明确分工（如业务专家负责业务流程梳理，技术人员负责技术可行性评估）。

制定调研计划：明确调研范围（覆盖哪些部门、业务流程）、时间节点（如第1-2周访谈，第3周整理文档）、交付物（需求调研记录表、业务流程图）。

准备调研工具：设计访谈提纲、调研问卷、流程模板（Visio/Draw.io）、录音设备（需提前获受访者同意）等。

输出成果：《需求调研计划》《访谈提纲》《调研问卷》。

（二）多维度需求获取阶段

目的：全面收集用户需求，避免遗漏关键场景。

操作内容：

访谈法：

对象：业务骨干（如采购专员）、部门负责人（如生产部经理）、系统最终用户（如仓库管理员*）。

方式：一对一深度访谈（聚焦复杂流程）、小组访谈（跨部门协同流程），采用“5W1H”提问（Who/What/When/Where/Why/How），例如：“当前订单处理涉及哪些角色？每个角色的具体操作步骤是什么？现有系统哪些环节效率低？”

记录：实时记录需求描述、待确认问题，访谈后24小时内整理访谈纪要，发给受访者确认。

观察法：

场景：跟随用户实际操作（如仓库管理员盘点库存、客服处理工单），观察现有系统操作流程、痛点（如重复录入数据、界面跳转复杂）。

记录：记录操作步骤、异常情况、用户吐槽点，形成《业务现场观察记录》。

文档分析法：

资料收集：现有系统操作手册、业务流程文档、报表模板、用户反馈记录等。

分析：梳理现有系统功能覆盖范围、未解决问题，为新系统需求提供基线。

问卷法：

场景：面向大量用户（如销售团队全员）收集共性需求（如报表格式偏好、移动端功能需求）。

设计：问题需具体（如“您认为现有CRM系统最需要增加的功能是？A.移动端审批B.客户画像分析C.自动化跟进提醒”），避免开放性问题过多。

输出成果：《访谈纪要》《业务现场观察记录》《文档分析报告》《用户需求统计表》。

（三）需求整理与分类阶段

目的：将分散需求结构化，识别冲突及优先级。

操作内容：

需求去重与合并：对重复需求（如多个部门提出“订单状态实时推送”）合并，明确核心需求。

需求分类：

业务需求：系统需支撑的业务目标（如“提升订单处理效率30%”）；

用户需求：用户对系统的具体要求（如“支持Excel批量导入订单”）；

功能需求：系统需具备的具体功能（如“订单审核功能支持多级审批”）；

非功能需求：功能（如“并发支持1000用户”）、安全（如“数据加密存储”）、易用性（如“新用户30分钟内上手操作”）等。

识别需求冲突：跨部门需求冲突时（如财务部要求“订单必须审核后才能出库”，销售部要求“紧急订单可先出库后补审”），组织协调会达成共识。

输出成果：《需求清单（分类版）》《需求冲突记录表》。

（四）需求规格说明书编写阶段

目的：将需求文档化，形成开发、测试、验收的依据。

操作内容：

编写规范：

功能需求：使用“系统应能/应支持+动词+宾语”结构（如“系统应能支持订单状态实时更新”）；

业务规则：明确条件与结果（如“订单金额≥5万元需财务部经理*审批”）；

验收标准：可量化（如“订单时间≤3秒”）。

配套图表：绘制用例图（用户与系统交互场景）、业务流程图（端到端流程）、状态图（实体状态变化，如订单状态从“待审核”到“已发货”）。