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函件审核制度

第一章总则

第一条本制度依据《中华人民共和国公司法》《企业内部控制基本规范》及相关行业准则制定，同时遵循[集团母公司名称]关于企业全面风险管理体系建设的指导意见，结合公司内部加强专项风险防控、优化业务流程、提升合规水平的实际需求，旨在通过系统化、规范化的函件审核管理，防范化解经营风险，保障公司资产安全与业务连续性。

第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，涵盖公司经营活动中涉及的所有函件流转场景，包括但不限于业务往来函件、内部审批文件、法律诉讼文书、行政指令下达等各类具有法律效力或业务指导意义的书面文件。各业务场景下的函件审核工作均须严格遵循本制度执行。

第三条本制度涉及以下核心术语定义：

（一）XX专项管理：指公司针对特定业务领域或风险类型，建立专业化、系统化的管控体系，包括但不限于业务流程设计、风险识别、合规审查、应急处置等全流程管理活动。

（二）XX风险：指公司在经营过程中可能面临的各类潜在损失或不利影响，具体表现为合规风险、操作风险、信息安全风险等，需通过专项管理措施进行识别与防控。

（三）XX合规：指公司经营活动及其管理行为符合国家法律法规、行业准则及内部规章制度要求，体现为业务操作的合法合规、决策程序的正当合规、信息披露的真实合规。

第四条XX专项管理的核心原则为：

（一）全面覆盖原则：确保所有函件审核工作纳入制度化管理范畴，不留管理盲区；

（二）责任到人原则：明确各层级、各岗位的审核职责，实现责任可追溯；

（三）风险导向原则：以风险防控为核心目标，优先处理高风险审核事项；

（四）持续改进原则：定期评估审核效果，动态优化审核机制与流程。

第二章管理组织机构与职责

第五条公司主要负责人对XX专项管理工作负总责，承担牵头抓总、推动落实的领导责任；分管相关业务的领导作为直接责任人，负责具体工作的组织协调与监督考核。

第六条公司设立XX专项管理领导小组，由[主要负责人姓名]、[分管领导姓名]等[具体人数]名成员组成，负责统筹协调公司整体XX专项管理工作。领导小组主要履行以下职能：

（一）审议公司XX专项管理重大事项；

（二）审批年度XX专项管理计划与预算；

（三）监督指导各部门XX专项管理工作的开展情况；

（四）组织重大XX风险事件的处置决策。

领导小组下设办公室于[牵头部门名称]，承担日常协调工作。

第七条XX专项管理实行分级负责制，明确三类主体的职责分工：

（一）牵头部门职责：

1.负责XX专项管理制度的制定、修订与解释工作；

2.组织开展XX风险识别与评估，编制风险清单；

3.指导各部门XX专项管理工作的开展，提供业务培训；

4.对XX专项管理效果进行定期考核与评价；

5.负责XX专项管理信息的汇总上报与对外沟通。

（二）专责部门职责：

1.负责XX专项领域业务操作的合规审核与指导；

2.参与XX流程的优化设计与再造；

3.负责XX风险事件的处置支持与案例分析；

4.建立XX专项管理知识库与最佳实践案例库；

5.对业务部门XX合规操作提供专业咨询。

（三）业务部门/下属单位职责：

1.负责落实本领域XX专项管理要求，开展日常风险防控；

2.确保所有业务函件按制度要求完成审核；

3.建立本部门XX风险台账，及时上报异常情况；

4.配合开展XX专项管理检查与评估；

5.负责对本部门员工进行XX操作培训。

第八条基层执行岗位员工必须履行以下合规操作责任：

（一）严格遵守XX专项管理制度，按权限开展审核工作；

（二）对经手的函件内容真实性、合规性负责；

（三）发现XX风险隐患时，必须第一时间上报主管领导；

（四）签署岗位合规承诺书，明确个人责任范围；

（五）参与年度XX合规知识考核，达到合格标准。

第三章专项管理重点内容与要求

第九条采购领域函件审核，须严格执行以下标准：

（一）供应商尽职调查：所有采购活动必须基于合格供应商名录，新供应商准入需通过资质审核、商业背景调查、履约能力评估等程序；

（二）招标流程规范：必须采用合规招标方式，确保流程公开透明，重大采购项目需组织专家评审；

（三）禁止行为：严禁未经审批的采购、严禁向特定关系人倾斜采购、严禁以次充好或虚报数量价格。

第十条财务领域函件审核，须符合以下要求：

（一）资金审批权限：大额资金支付必须经过多级审批，审批权限与金额区间对应；

（二）税务合规要求：所有发票开具与报销必须符合税法规定，建立发票异常监控机制；

（三）禁止行为：严禁虚列支出、严禁套取资金、严禁未达账项不入账。

第十一条合同管理领域函件审核，需把握以下关键点：

（一）合同条款审查：必须对合同主体资格、权利义务、违约责任等核心条款进行重点审核；

（二）履约能力评估：重大合同需评估对方履约能力与信用状况；

（三）禁止行为：严禁签订