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出身成分制度

第一章总则

第一条本制度依据《中华人民共和国企业法》《中华人民共和国反不正当竞争法》及《企业内部控制基本规范》等相关法律法规，参照行业反商业贿赂合规管理准则和集团母公司关于规范从业行为的指导意见，结合公司实际风险防控需求及业务发展需要制定。制度旨在明确员工个人背景信息管理规范，防范利益冲突、职务侵占等专项风险，规范人力资源管理、采购、项目审批等关键业务流程，确保公司治理符合合规要求。

第二条本制度适用于公司各部门、下属单位全体员工及第三方合作方，覆盖以下业务场景：

（一）员工入职背景调查与管理；

（二）采购、招标、供应商选择过程中的利益回避；

（三）项目审批、资金使用中的背景信息核查；

（四）股权激励、职务晋升中的任职资格审核；

（五）其他涉及个人背景信息与业务决策的场景。

第三条本制度核心术语定义如下：

（一）XX专项管理：指围绕员工个人背景信息采集、核查、存档、动态更新的全流程管控机制，包含任职回避、利益冲突审查等管理措施；

（二）XX风险：指因员工个人背景信息失实、利益冲突未披露或不合规使用导致的决策失误、财产损失、声誉损害等潜在风险；

（三）XX合规：指个人背景信息管理活动符合法律法规、公司制度及行业规范，确保信息采集合法、使用规范、存档安全、保密可控。

第四条XX专项管理遵循以下核心原则：

（一）全面覆盖原则：所有涉及个人背景信息的业务场景均纳入管理范围，无例外情形；

（二）责任到人原则：明确各层级、各岗位在专项管理中的职责分工，建立责任追溯机制；

（三）风险导向原则：聚焦高风险环节与人员，实施差异化管控措施；

（四）持续改进原则：动态评估管理有效性，优化制度流程与技术支撑。

第二章管理组织机构与职责

第五条公司主要负责人对公司XX专项管理负总责，承担首要领导责任；分管人力资源、财务、采购等业务的负责人为直接责任人，负责分管领域专项管理工作的组织落实。

第六条设立XX专项管理领导小组，由公司主要负责人担任组长，分管领导任副组长，人力资源、法务、财务、采购等相关部门负责人为成员。领导小组职责包括：

（一）统筹制定与修订XX专项管理制度；

（二）审批重大利益冲突处置方案；

（三）监督跨部门专项管理协同机制运行；

（四）定期评估专项管理整体成效。

第七条成立XX专项管理办公室（设在人力资源部），作为日常执行机构，职能包括：

（一）牵头制定专项管理制度细则；

（二）组织员工背景信息核查与存档；

（三）开展专项合规培训与宣传；

（四）建立风险事件台账，跟踪处置进度。

第八条牵头部门（人力资源部）职责：

（一）统筹XX专项管理制度建设，协调跨部门协作；

（二）牵头开展员工入职背景调查，审核任职回避需求；

（三）监督专项管理流程执行情况，提出优化建议；

（四）汇总分析风险数据，定期编制管理报告。

第九条专责部门（法务部、财务部、采购部）职责：

（一）法务部：审核专项管理合规性，提供法律支持；

（二）财务部：监督资金审批中背景信息核查要求落实；

（三）采购部：在供应商选择中执行利益回避审查标准；

（四）联合开展专项风险排查，优化业务流程。

第十条业务部门/下属单位职责：

（一）落实本领域XX专项管理要求，开展日常风险防控；

（二）配合牵头部门开展员工背景调查，提供必要信息；

（三）建立内部自查机制，及时上报异常情况；

（四）确保业务操作符合合规标准，承担直接管理责任。

第十一条基层执行岗责任：

（一）岗位合规承诺：签署《XX专项管理合规承诺书》，明确个人责任；

（二）风险上报义务：发现背景信息失实、利益冲突等问题，立即向部门负责人报告；

（三）操作规范执行：在业务处理中主动披露可能存在的利益冲突情形；

（四）保密责任：不得泄露涉及个人背景信息的管理过程与结果。

第三章专项管理重点内容与要求

第十二条员工入职背景管理：

业务操作合规标准：严格核查应聘者学历、工作履历、资格证书等信息的真实性，通过第三方征信机构或权威平台验证关键信息。禁止性行为：严禁基于亲属关系、社会关系等非业务因素降低录用门槛；

重点防控点：防范履历造假导致的用人失察风险，建立离职人员背景信息复核机制。

第十三条采购业务利益回避：

合规标准：供应商选择必须基于资质、报价、业绩等客观指标，禁止采购人员近亲属或特定关系人参与竞标；禁止性行为：严禁指定供应商或排斥潜在竞争者；

重点防控点：审查采购需求制定、招标评审、合同签订等环节是否存在利益输送。

第十四条招标投标管理：

合规标准：公开招标项目必须采用