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办公室发文制度

第一章总则

第一条本制度依据《中华人民共和国公司法》《企业内部控制基本规范》等国家相关法律法规，以及行业通用管理准则和集团母公司相关管理制度，结合企业内部风险防控需求和业务流程规范要求制定。旨在通过明确管理职责、规范业务操作、强化风险管控，提升企业专项管理水平和合规经营能力，防范重大风险事件发生，保障企业资产安全、经营稳健及可持续发展。

第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，覆盖公司在生产经营、投资决策、采购招标、财务管理、信息安全、安全生产等领域的专项管理活动。所有涉及相关业务的场景，均须严格遵守本制度规定，确保专项管理要求全面覆盖、有效执行。

第三条本制度中涉及的核心术语定义如下：

（一）“XX专项管理”是指企业针对特定业务领域或风险类型，建立健全的管理制度、操作流程、风险防控措施和监督考核机制，实现对该领域风险的有效识别、评估、应对和持续改进。专项管理范围涵盖但不限于采购、财务、法务、数据安全、安全生产等领域。

（二）“XX风险”是指企业在经营活动中可能面临的各类不确定性因素，包括但不限于合规风险、财务风险、操作风险、信息安全风险、声誉风险等，可能导致企业资产损失、法律责任、业务中断或声誉受损。

（三）“XX合规”是指企业在各项业务活动中，严格遵循国家法律法规、行业准则、内部规章制度及政策要求，确保经营活动合法合规、权责清晰、流程规范、风险可控。

第四条XX专项管理的核心原则包括：

（一）全面覆盖原则。专项管理范围覆盖企业所有业务领域和关键环节，确保管理无死角、无盲区。

（二）责任到人原则。明确各级管理者和员工在专项管理中的职责分工，建立“谁主管、谁负责，谁审批、谁负责”的责任体系。

（三）风险导向原则。以风险防控为核心，优先管控重大风险和高发风险，实施差异化管理措施。

（四）持续改进原则。定期评估专项管理有效性，根据内外部环境变化及时优化制度流程，提升管理水平。

第二章管理组织机构与职责

第五条公司主要负责人对本企业XX专项管理工作的第一责任人，承担全面领导责任；分管相关业务的负责人为直接责任人，承担具体组织实施和管理监督责任。公司领导班子成员根据职责分工，对分管领域的专项管理工作负领导责任。

第六条设立XX专项管理领导小组，作为公司专项管理工作的决策、协调和监督机构。领导小组由公司主要负责人担任组长，分管相关业务的负责人担任副组长，成员包括各相关部门负责人及专责人员。领导小组主要履行以下职责：

（一）统筹协调公司专项管理工作，研究决策重大管理事项；

（二）审议批准专项管理制度、风险清单、应急预案等关键文件；

（三）定期听取专项管理工作汇报，监督制度执行情况；

（四）组织专项管理考核评价，推动持续改进。

第七条XX专项管理领导小组下设办公室，挂靠在公司[牵头部门名称]（如：风险管理部或合规部），负责专项管理日常工作。办公室主要职责包括：

（一）统筹制定专项管理制度和操作指南；

（二）组织开展风险识别、评估和预警；

（三）协调跨部门专项管理事项；

（四）跟踪督办制度执行情况。

第八条明确三类主体的专项管理职责：

（一）牵头部门职责：

1.统筹XX专项管理制度体系建设，组织修订完善；

2.每季度开展风险识别和评估，更新风险清单；

3.每半年组织一次专项管理培训，提升员工合规意识；

4.每年牵头开展专项管理考核，提出改进建议。

（二）专责部门职责：

1.负责XX专项领域的业务合规审核，确保流程合法合规；

2.优化XX专项业务流程，推动标准化建设；

3.实时监控XX专项领域风险，及时处置异常情况；

4.向牵头部门报告XX专项管理动态。

（三）业务部门/下属单位职责：

1.落实XX专项管理要求，开展本领域风险防控；

2.每月填报XX专项管理报表，及时上报风险隐患；

3.配合开展XX专项检查，整改发现的问题；

4.建立岗位合规操作手册，加强员工培训。

第九条基层执行岗位员工须严格遵守XX专项管理制度，履行以下合规操作责任：

（一）签署岗位合规承诺书，明确个人合规义务；

（二）在XX专项业务操作中，严格执行审批权限和流程；

（三）发现XX专项风险或违规行为，及时向部门负责人报告；

（四）配合开展XX专项检查，如实反映情况。

第三章专项管理重点内容与要求

第十条XX专项管理涵盖以下五个关键管控环节：

（一）采购领域：

1.合规标准：严格遵循供应商尽职调查制度，建立合格供应商名录；执行招标投标法规定，规范招标流程，确保公开透明；落实合同评审要求，明确采购合同关键条款。