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2026年共享办公空间运营公司档案综合管理制度

第一章总则

第一条制定目的

为规范公司档案管理工作，保障档案的完整性、安全性、可用性，明确档案收集、整理、保管、利用、销毁等各环节管理要求，充分发挥档案在共享办公空间运营决策、风险管控、合规经营等工作中的支撑作用，依据《中华人民共和国档案法》《企业档案管理规定》等法律法规，结合共享办公行业运营特点及公司实际经营需求，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司旗下所有共享办公空间运营全流程产生的各类档案的管理工作，涵盖档案的形成、收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、销毁及电子档案管理等全部环节，公司各部门及全体参与档案形成、管理的人员均需严格遵守。

第三条基本原则

全程管控原则：档案管理覆盖从形成到销毁的全生命周期，确保每一份档案均有明确的管理轨迹，无遗漏、无失控环节。

真实完整原则：档案内容需如实反映共享办公运营实际情况，不得篡改、伪造、缺失关键信息，确保档案的原始性和完整性。

安全保密原则：建立分级保密机制，对涉及租户隐私、公司财务数据、商业机密的档案严格管控，防止信息泄露、丢失、损毁。

规范统一原则：档案的分类、编号、整理、归档格式等执行统一标准，确保不同部门、不同办公空间的档案管理规范一致。

便捷利用原则：在保障安全的前提下，优化档案借阅、查询流程，提高档案利用效率，为运营决策、问题核查、合规审计提供有效支撑。

动态更新原则：结合共享办公业务拓展、政策调整等情况，及时补充完善档案管理范围和标准，适配公司运营发展需求。

第四条管理职责

行政部：作为档案管理的归口部门，负责制定并修订档案管理制度，统筹公司档案管理工作，配备专职档案管理员，监督各部门档案管理执行情况，组织档案保管、鉴定、销毁等工作。

各业务部门：负责本部门职责范围内档案的形成、收集、初步整理，指定兼职档案员，按要求向行政部移交归档材料，配合行政部开展档案核查、利用等工作。

档案管理员：负责档案的接收、分类、编号、归档、保管，建立档案管理台账，办理档案借阅、归还手续，定期检查档案保存状况，及时处理档案损坏、丢失等异常情况。

管理层：审批档案管理制度修订、重要档案销毁、档案保密等级调整等重大事项，保障档案管理所需人力、物力、财力投入。

第二章档案分类与归档范围

第五条档案分类

运营管理档案：指共享办公日常运营产生的档案，包括租户档案（入驻申请、资质审核材料、租赁合同、退租手续等）、工位租赁档案（工位分配记录、租金收缴记录、空置率统计等）、物业服务档案（保洁记录、设施维修记录、租户投诉处理记录等）、运营决策档案（招商方案、定价策略、运营分析报告等）。

安全管理档案：指安全管控相关档案，包括消防档案（消防设施巡检记录、消防验收材料、消防演练记录等）、治安档案（人员进出登记、监控记录、安全隐患排查整改记录等）、应急档案（应急预案、突发事故处置记录、安全培训记录等）。

财务管理档案：指财务收支、核算相关档案，包括租金收入凭证、成本支出票据、财务报表、税务申报材料、押金管理记录、审计报告、财务分析报告等。

合规管理档案：指合规经营相关档案，包括房屋租赁备案材料、资质证照（营业执照、消防许可证等）、合同审核记录、劳动用工档案、合规审计记录、行政处罚（如有）及整改材料等。

品牌管理档案：指品牌建设相关档案，包括品牌宣传材料、舆情监测记录、租户满意度调查结果、合作方协议、品牌活动策划及执行记录等。

人事管理档案：指员工管理相关档案，包括员工入职材料、劳动合同、薪酬记录、培训档案、绩效考核记录、离职手续等。

基建与资产档案：指办公空间基建、资产相关档案，包括场地装修合同、竣工验收材料、固定资产台账、设备采购及维保记录、资产盘点报告等。

第六条归档范围

具有保存价值的各类纸质文件、电子文件、声像资料、实物凭证等均需纳入归档范围；

运营环节中形成的各类合同、协议、审批文件、记录表单等，需完整归档；

外部单位出具的与公司运营相关的各类通知、批复、函件等，需及时归档；

公司对外出具的正式文件、报告、函件等，需留存底稿归档；

涉及公司重大决策、重要经营活动、合规审计、纠纷处理的各类材料，需全部归档。

第七条归档时间要求

日常运营档案：兼职档案员需在材料形成后5个工作日内完成初步整理，每月月底统一向行政部档案管理员移交归档；

重大事项档案（如租户大规模退租、安全事故处置、合规审计等）：需在事项办结后3个工作日内完成归档；

年度档案（如财务年报、年度运营分析报告等）：需在次年1月底前完成归档；

电子档案：需与纸质档案同步归档，确保电子版本与纸质版本内容一致。

第三章档案收集与整理

第八条档案收集要求

各部门兼职档案员需主动收集本部门形成的各类档案材料，确保收集全面，无遗漏关键文件；

收集的档案材料需字迹清晰、签章完整、内