2026年共享办公空间运营公司会员个人信息保护合规管理制度.docxVIP

2026年共享办公空间运营公司会员个人信息保护合规管理制度.docx

2026年共享办公空间运营公司会员个人信息保护合规管理制度

第一章总则

第一条制定目的

为规范公司会员个人信息保护工作，保障会员的个人信息权益，防范个人信息泄露、滥用、篡改等合规风险，确保公司会员个人信息处理活动符合《中华人民共和国个人信息保护法》《中华人民共和国网络安全法》《中华人民共和国数据安全法》等法律法规要求，结合共享办公空间运营业务特点及公司实际经营情况，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司旗下所有共享办公空间在会员招募、服务提供、会员管理、合作运营等全流程中，对会员个人信息的收集、存储、使用、加工、传输、提供、删除等所有处理活动；公司各部门及全体参与会员个人信息处理的人员（包括正式员工、外包人员、合作方人员等）均需严格遵守本制度要求。

第三条核心定义

会员个人信息：指以电子或者其他方式记录的与已识别或者可识别的会员相关的各种信息，包括但不限于会员姓名、身份证号、联系方式、居住地址、银行卡信息、生物识别信息（如人脸识别信息）、办公空间使用记录、消费记录、沟通记录、投诉反馈信息等，不包括匿名化处理后的信息。

敏感个人信息：指一旦泄露或者非法使用，容易导致会员的人格尊严受到侵害或者人身、财产安全受到危害的个人信息，包括会员的身份证号、银行卡信息、人脸识别信息、精准定位信息、健康信息、未成年人信息等，处理此类信息需遵循更严格的合规要求。

个人信息处理：指个人信息的收集、存储、使用、加工、传输、提供、公开、删除等活动。

第四条基本原则

合法合规原则：处理会员个人信息必须取得会员明确同意（法律另有规定的除外），严格遵守国家相关法律法规，无合法依据不得擅自处理会员个人信息。

最小必要原则：仅收集、使用为提供共享办公服务所必需的个人信息，不得超出服务目的范围收集无关信息，尽可能减少个人信息处理的范围和数量。

公开透明原则：以清晰、易懂的方式向会员告知个人信息处理的目的、方式、范围、保存期限等内容，不得隐瞒或误导会员。

目的限定原则：仅为实现明确告知会员的服务目的处理个人信息，未经会员另行同意，不得将个人信息用于其他目的。

安全保障原则：建立健全个人信息安全防护体系，采取技术和管理双重措施，保障会员个人信息的保密性、完整性、可用性，防止信息泄露、损毁、丢失。

权责一致原则：谁处理、谁负责，各部门及相关人员对其处理的会员个人信息承担相应的保护责任。

自主可控原则：保障会员依法行使查阅、复制、更正、删除、撤回同意等个人信息权益，配合会员完成相关操作，不得设置不合理限制。

第五条管理职责

数据合规部（或行政部）：作为会员个人信息保护的归口管理部门，负责制定并修订本制度，组织开展个人信息保护合规培训，监督各部门制度执行情况，对接监管部门相关检查，处理会员个人信息权益相关投诉。

运营部：负责在会员服务环节规范收集、使用个人信息，确保告知义务履行到位，及时响应会员的信息权益请求，配合开展个人信息安全防护工作。

技术部：负责搭建和维护个人信息存储系统，部署数据加密、访问控制、日志审计等安全技术措施，定期开展系统安全检测和漏洞修复，保障个人信息处理系统的安全稳定。

财务部：负责会员支付信息等财务类个人信息的保护，严格管控支付信息的访问权限，确保支付相关个人信息的安全。

全体员工：严格遵守本制度要求，规范处理经手的会员个人信息，发现信息泄露等安全隐患及时上报，不得私自收集、留存、传播会员个人信息。

管理层：审批个人信息保护相关重大事项，保障个人信息保护所需的技术、人力、资金投入，督促各部门落实合规要求。

第二章个人信息的收集与告知

第六条收集范围

基础注册信息：会员姓名、手机号码、电子邮箱，用于会员账号注册、身份验证、服务通知，为提供共享办公基础服务所必需。

身份核验信息：身份证正反面照片、人脸识别信息等，用于完成会员实名认证，符合共享办公空间安全管理及相关监管要求，仅在会员入驻时收集。

服务相关信息：办公空间使用需求（如工位类型、使用时长）、居住/办公地址（用于提供场地推荐、配送服务）、紧急联系人信息（用于突发情况联系），根据会员服务申请收集。

支付相关信息：银行卡号、支付账号等，用于收取会员服务费、押金，仅在会员完成支付操作时收集，且仅留存必要信息，不存储完整银行卡密码等敏感信息。

使用行为信息：会员进入/离开办公空间的记录、工位使用记录、公共设施使用记录等，用于提供服务、核算费用、优化运营管理，自动采集且仅在服务期间留存。

第七条收集方式

主动收集：通过会员填写注册表单、入驻申请单、服务协议等方式，由会员主动提供个人信息，收集前需明确告知收集目的和使用范围。

自动采集：通过办公空间门禁系统、监控系统、服务终端等设备自动采集会员使用行为信息，采集前需在场地显著位置公示采集范围和用途。