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2026年共享办公空间运营公司会员信息安全管理制度

第一章总则

第一条制定目的

为规范共享办公空间运营公司（以下简称“公司”）旗下各共享办公空间会员信息安全管理行为，建立标准化、全流程、可追溯的会员信息安全管控体系，保障会员个人信息权益，防范会员信息泄露、篡改、丢失、滥用等安全风险，提升会员信息安全保护水平，结合共享办公行业“会员信息类型多、收集场景杂、使用频次高”的特性及《中华人民共和国个人信息保护法》《中华人民共和国数据安全法》《网络安全法》等法律法规要求，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司总部及旗下所有共享办公空间（含直营、联营模式）会员信息全生命周期的安全管理，覆盖会员信息收集、存储、使用、共享、传输、销毁、注销等所有环节，涉及总部运营管理部、技术部、安全管理部、行政部、财务部、各空间运营团队等相关职能部门，以及所有接触、处理、管理会员信息的内部员工、合作服务商等相关人员。

第三条管理原则

合法合规原则：严格遵守个人信息保护相关法律法规，所有会员信息处理行为均需获得会员明确授权，确保信息收集、使用、共享等环节全程合规。

最小必要原则：仅收集、使用为提供共享办公服务所必需的会员信息，不超范围收集无关信息，不超权限使用已收集信息。

全程防护原则：对会员信息从收集到销毁的全生命周期进行安全防护，通过技术、管理、物理等多维度措施，确保信息安全。

权责明确原则：明确总部、各空间、各职能部门的会员信息安全管理职责，做到信息安全责任到人，避免责任推诿。

用户知情原则：向会员清晰告知信息收集的目的、方式、范围及使用规则，会员有权查询、更正、删除自身信息，有权撤回信息使用授权。

第四条管理职责

总部运营管理部：作为会员信息安全管理的归口部门，负责制定会员信息安全管理实施细则；统筹会员信息收集、使用的合规性审核；监督各空间会员信息安全管理制度执行情况；每季度开展会员信息安全专项检查，提出整改优化建议。

技术部：负责搭建会员信息安全防护系统，实现信息加密存储、分级访问控制；定期对信息系统进行漏洞扫描、安全加固；处理会员信息系统安全故障，排查信息泄露风险；记录会员信息访问日志，确保操作可追溯。

安全管理部：负责制定会员信息泄露、篡改等安全事件的应急处置预案；组织信息安全培训及应急演练；调查处理会员信息安全事故，复盘事故原因并提出改进措施；确保会员信息管理符合数据安全相关法律法规要求。

行政部：负责接触会员信息人员的保密管理，组织签署保密协议；管控存储会员信息的物理介质（U盘、硬盘等）；整理会员信息安全管理档案，包括授权记录、安全检查报告、应急处置记录等。

财务部：负责会员支付信息、费用信息的安全管理，确保支付数据加密存储，仅用于费用结算相关场景；配合安全管理部排查财务环节的信息安全隐患。

各空间运营团队：严格执行会员信息收集授权流程；规范存储和使用本空间会员信息，严禁私自留存、传播会员信息；及时处理会员提出的信息查询、更正、注销申请；发现信息安全异常情况立即上报总部。

第二章会员信息收集与存储管理

第五条信息收集规范

收集原则：仅收集为提供共享办公服务所必需的信息，分为基础信息（姓名、联系方式、身份证号/营业执照信息）、服务信息（办公空间租赁需求、使用时长、门禁权限相关）、支付信息（银行卡号、支付账号等）三类，严禁收集与服务无关的敏感信息（如健康状况、宗教信仰等）。

收集授权：线上注册会员需在注册页面明确展示《会员信息收集授权协议》，会员勾选确认后方可收集信息；线下登记会员需签署纸质授权协议，明确告知信息使用范围及期限，无授权不得收集任何信息。

收集方式：仅限公司官方注册系统、各空间前台登记两种方式，禁止员工通过私人微信、电话等非官方渠道收集会员信息；收集过程中需核对信息真实性，避免错误收集他人信息。

第六条信息存储管理

分级存储：基础信息采用公司加密服务器集中存储，服务信息按空间分类存储，支付信息由财务部联合技术部加密存储，所有敏感信息（身份证号、银行卡号）需进行脱敏处理（隐藏中间位数）后展示，原始信息仅授权人员可查询。

存储介质：禁止将会员信息存储在私人电脑、手机、U盘等非加密设备中；所有存储会员信息的设备需设置复杂密码并开启自动锁屏，定期更换密码。

备份机制：技术部每月对会员信息进行加密备份，备份数据存储在独立服务器，与生产服务器物理隔离；备份记录需留存至少2年，确保数据丢失后可快速恢复。

存储期限：会员信息存储期限不超过服务合作期限+法律法规要求的留存期限，无明确法规要求的，服务终止后留存1年即进行匿名化处理，不得继续留存可识别会员身份的信息。

第三章会员信息使用与共享管理

第七条信息使用规范

使用范围：会员信息仅用于提供办公空间租赁服务、费用结算、服务通知、售后响应等约定场景，严禁用于营销推广、对外