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2026年共享办公空间运营公司会员隐私保护管理制度.docx

2026年共享办公空间运营公司会员隐私保护管理制度

第一章总则

第一条制定目的

为规范公司旗下共享办公空间会员隐私信息的收集、存储、使用、共享、披露等全流程管理，切实保护会员个人信息及企业信息安全，防范隐私泄露风险，维护会员合法权益，提升会员服务信任度，结合《中华人民共和国个人信息保护法》《中华人民共和国民法典》《网络安全法》等法律法规及共享办公行业服务规范，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司旗下所有共享办公空间的在册会员（含个人会员、企业会员）隐私信息的全生命周期管理；公司客服部、会员服务部、技术部、合规部、行政部及所有接触会员隐私信息的岗位人员，均需严格遵守本制度相关规定。

第三条核心定义

会员隐私信息：指以电子或者其他方式记录的与已识别或者可识别的会员相关的各种信息，包括但不限于个人会员的姓名、身份证号、联系方式、银行卡信息、生物识别信息、办公轨迹、消费记录等，企业会员的工商信息、联系人信息、办公地址、缴费记录、企业经营相关敏感数据等。

个人敏感信息：指一旦泄露或者非法使用，容易导致会员的人格尊严受到侵害或者人身、财产安全受到危害的个人信息，包括身份证号、银行卡信息、人脸识别信息、精准定位信息、健康信息等。

隐私信息收集：指公司为提供共享办公服务所需，依法向会员获取隐私信息的行为，包括主动填报、系统采集、线下登记等方式。

隐私信息脱敏：指通过对会员隐私信息进行去标识化、匿名化处理，使其无法识别特定会员且不能复原的过程。

隐私信息留存：指公司在提供服务所需的必要期限内，存储会员隐私信息的行为。

第三方合作方：指为公司提供技术支持、支付结算、保洁安保、会务服务等配套服务的外部机构或个人。

第四条保护原则

合法合规原则：严格遵守国家关于个人信息保护的法律法规，所有隐私信息处理行为均需获得会员明确授权，无授权不收集、不使用、不共享。

最小必要原则：仅收集、使用为提供共享办公服务所必需的隐私信息，不收集与服务无关的信息，且在使用时限定最小范围。

公开透明原则：向会员清晰告知隐私信息的收集范围、使用目的、存储期限、处理方式等，保障会员的知情权和选择权。

安全保障原则：建立多层级的技术防护和管理措施，防范隐私信息泄露、篡改、丢失等风险，确保信息安全。

自主可控原则：保障会员对其隐私信息的查询、更正、删除、撤回授权等权利，为会员行使权利提供便捷渠道。

责任明确原则：明确各部门、各岗位在隐私保护工作中的职责，出现隐私泄露等问题时可追溯、可问责。

第五条职责分工

合规部：作为隐私保护归口管理部门，负责制定和修订隐私保护制度，监督制度执行情况，审核隐私信息处理流程的合规性，处理会员隐私相关投诉，配合监管部门检查。

技术部：负责搭建隐私信息安全防护系统，实施隐私信息脱敏、加密存储等技术措施，定期开展系统安全检测，处置信息安全漏洞，保障数据存储和传输安全。

会员服务部：负责会员隐私信息的收集、登记和日常管理，在服务过程中履行隐私告知义务，响应会员隐私权益相关诉求，配合合规部开展隐私保护检查。

客服部：负责受理会员关于隐私保护的咨询、投诉和建议，记录并反馈至相关部门，跟踪处理结果并向会员回复。

行政部：负责接触隐私信息人员的背景审查、保密培训和考核，制定保密协议模板并监督签署，管理存放纸质隐私信息的场所。

所有员工：严格遵守本制度规定，不得私自收集、留存、传播会员隐私信息，发现隐私泄露风险及时上报。

第二章会员隐私信息收集规范

第六条收集范围界定

个人会员必要收集信息：姓名、联系方式、身份证号（用于实名认证）、会员账户登录信息、办公空间租赁相关的地址信息、缴费账户信息（仅用于结算）。

企业会员必要收集信息：企业名称、统一社会信用代码、法定代表人信息、授权联系人姓名及联系方式、办公空间租赁地址、缴费账户信息。

可选择性收集信息：会员的办公偏好（如工位类型、会务需求）、增值服务需求等，仅在会员主动提供且明确授权的情况下收集。

禁止收集信息：与共享办公服务无关的宗教信仰、婚恋状况、医疗记录、犯罪记录等信息，以及未获得会员授权的生物识别信息（除必要的门禁人脸识别外）。

第七条收集方式要求

主动填报：通过公司官方会员注册系统、线下服务台登记表单等方式，由会员自主填报隐私信息，表单需明确标注“必填”“选填”，并附隐私政策告知书。

系统采集：仅在提供服务必需时采集，如门禁系统采集人脸信息用于出入验证、网络系统采集登录IP用于安全防护，采集前需以弹窗、书面等形式告知会员并获得授权。

第三方获取：如需从第三方合作方获取会员隐私信息，需确认第三方已获得会员授权，并签订数据共享协议，明确信息使用范围和安全责任。

禁止方式：不得以欺诈、胁迫、诱导等方式强迫会员提供隐私信息，不得通过隐蔽手段偷拍、偷录、窃取会员隐私信息。