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2026年共享办公空间运营公司活动合作方评估与管理制度

第一章总则

第一条制定目的

为规范共享办公空间运营公司（以下简称“公司”）旗下各共享办公空间活动合作方的准入、评估、合作及退出全流程管理，建立标准化、动态化、风险可控的合作方管理体系，筛选优质合作资源，提升活动策划与执行质量，降低合作风险，保障公司及客户合法权益，结合共享办公行业“活动类型多元、合作方品类丰富、服务要求差异化”的特性及公司实际经营情况，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司总部及旗下所有共享办公空间（含直营、联营模式）各类客户活动合作方的全生命周期管理，覆盖合作方准入评估、合作过程管控、绩效定期评估、合作关系优化、合作终止清退等所有环节，涉及总部运营管理部、市场部、采购部、法务部、财务部、各空间运营团队等相关职能部门，以及为公司活动提供服务的所有合作方（含讲师/分享嘉宾、活动执行机构、物料供应商、场地服务商、技术支持方等）。

第三条管理原则

合规合法原则：合作方准入及合作全流程需符合国家法律法规及行业监管要求，严禁与无合法资质、存在违法违规记录的主体建立合作关系，确保合作行为合法合规。

择优合作原则：以服务质量、专业能力、性价比为核心筛选合作方，优先选择行业口碑良好、服务案例丰富、适配公司活动定位的合作方，建立优质合作方资源库。

动态评估原则：对合作方实行全周期动态评估，结合合作过程中的服务表现、客户反馈、履约情况及时调整合作等级，避免“一次准入、终身合作”的固化模式。

风险可控原则：建立合作方风险预警机制，提前识别资质失效、服务降级、履约违约等风险点，制定应对措施，最大程度降低合作风险对活动效果及公司品牌的影响。

互利共赢原则：在保障公司核心利益的前提下，兼顾合作方合理诉求，建立长期稳定的合作关系，通过资源互补、合作深化实现双方价值提升。

第四条管理职责

总部运营管理部：作为活动合作方管理的归口部门，负责制定合作方评估标准及管理细则；统筹建立公司级活动合作方资源库；监督各空间合作方使用及评估情况；汇总分析合作方绩效数据，形成年度合作方优化报告；协调解决跨空间的合作方纠纷与异常问题。

市场部：负责提出活动合作方的需求标准，参与合作方准入评估；结合活动策划需求筛选适配的合作方；跟踪合作方服务效果，收集活动现场反馈；根据评估结果优化合作方选择策略。

采购部：负责合作方准入的资质审核、报价比对及合作协议商务条款谈判；建立合作方采购台账，记录合作费用结算情况；协助各空间完成合作方费用核对与支付。

法务部：审核合作方合作协议的法律条款，规避合同风险；核查合作方是否存在法律纠纷、行政处罚等不良记录；处理合作过程中的法律纠纷，维护公司合法权益。

财务部：负责合作方费用的核算、支付与审计；监督合作费用使用的合规性；结合成本效益分析提出合作方优化建议。

各空间运营团队：执行公司合作方管理标准；负责本空间活动合作方的现场对接、服务监督；收集并上报合作方服务表现及客户反馈；配合总部完成合作方绩效评估。

第二章合作方准入评估规范

第五条准入范围与类型

准入范围：所有为公司各类客户活动提供服务支持的外部主体，包括但不限于：内容输出类合作方（行业讲师、分享嘉宾、课程研发机构）、执行服务类合作方（活动执行团队、场地布置服务商、设备租赁商）、物料供应类合作方（宣传物料制作商、礼品供应商、餐饮服务商）、技术支持类合作方（线上活动平台服务商、直播技术服务商）。

合作方类型划分：根据合作深度与频次，分为临时合作方（单次/少量活动合作）、常规合作方（月度/季度稳定合作）、战略合作方（年度长期深度合作），不同类型合作方适用不同的准入评估流程。

第六条准入条件要求

基础资质条件：合作方需具备合法有效的营业执照、行业相关资质证书（如教育培训资质、食品经营资质等，依合作类型而定）；近3年内无重大行政处罚、法律纠纷、失信记录；具备固定的经营场所及专业的服务团队。

专业能力条件：内容输出类合作方需提供不少于3个同类型活动的服务案例，具备与公司活动主题匹配的专业知识及表达能力；执行服务类合作方需具备完善的服务流程及应急处理能力；物料供应类合作方需保证物料质量符合国家相关标准，供货及时率不低于98%。

合作适配条件：理解并认同公司品牌定位及活动服务标准；服务报价合理，符合公司活动成本预算；能够配合公司完成服务调整、客户反馈响应等后续工作。

第七条准入评估流程

申请提交：意向合作方需向公司采购部提交准入申请，包含营业执照、资质证书、服务案例、报价单、服务承诺书等材料；公司内部部门推荐的合作方，需由推荐部门出具推荐说明，附合作方基础信息。

初审阶段：采购部联合法务部完成合作方资质审核、法律风险核查，市场部完成服务能力初步评估，形成初审意见，初审不合格的终止准入流程并告知原因。

综合评审：