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2026年共享办公空间运营公司节日主题活动策划管理制度

第一章总则

第一条为规范公司各共享办公空间站点节日主题活动策划、执行与管理工作，统一活动标准，提升入驻客户体验，强化品牌粘性，合理管控活动成本，依据《中华人民共和国民法典》《大型群众性活动安全管理条例》《消费者权益保护法》等相关法律法规，结合共享办公空间客户类型多元（中小微企业、初创团队、自由职业者）、场地资源有限、活动需兼顾氛围营造与办公不干扰的运营特点，制定本制度。

第二条本制度所称“节日主题活动”，是指公司围绕法定节假日（元旦、春节、妇女节、劳动节、端午节、中秋节、国庆节等）、特色节日（创业节、企业服务节等）及行业节点，在各共享办公空间站点组织开展的，面向全体入驻客户的氛围营造、互动体验、福利回馈类活动，包含线下主题沙龙、节日福利派发、场地氛围布置、线上客户互动等形式；不包含客户自主举办的节日相关活动（该类活动按《大型活动应急预案制度》备案管理）。

第三条本制度适用于公司运营部、各共享办公空间站点所有节日主题活动的策划、备案、执行、评估全流程管理；外包服务商（活动执行、物料供应）参与节日活动的，参照本制度核心条款执行；临时性小型节日氛围布置可简化执行本制度核心要求。

第四条节日主题活动管理遵循“客户导向、成本可控、安全合规、体验优先、品牌协同”的核心原则：客户导向指活动策划充分调研客户需求，贴合不同类型客户的办公场景与体验诉求；成本可控指活动费用纳入年度预算，按分级审批规则管控，避免超支；安全合规指活动策划与执行符合消防、治安等安全规定，无违法违规及公序良俗问题；体验优先指活动执行过程中兼顾客户办公需求，避免噪音、场地占用等干扰；品牌协同指活动设计融入公司品牌理念，提升共享办公空间品牌认知度。

第五条公司运营部是节日主题活动策划管理的归口部门，设专职活动策划岗不少于1名，负责年度活动规划制定、活动方案审核、跨部门协调、效果评估；各站点指定专人作为活动对接人，负责本站点活动需求收集、现场执行、客户反馈收集等工作；行政部、财务部配合完成活动物料采购、费用结算等工作。

第六条节日主题活动实行“年度规划、季度分解、月度执行、事后评估”的管理模式，运营部每年年底制定下一年度节日主题活动整体规划，明确各节日活动类型、预算额度、核心目标；每季度分解执行计划，每月按方案落地活动，活动结束后完成效果评估与复盘。

第二章职责分工

第七条运营部活动管理职责：

（一）制定并修订节日主题活动策划管理细则，明确活动策划流程、审批权限、执行标准、评估指标及费用管控规则；

（二）开展年度节日活动需求调研，收集各站点入驻客户的活动偏好、参与意愿，结合公司品牌推广目标制定年度活动规划；

（三）审核各站点提报的节日活动方案，评估方案的可行性、成本合理性、安全合规性，提出优化建议；

（四）统筹跨站点大型节日活动的策划与执行，协调物料采购、人员调配、场地布置等资源；

（五）组织活动执行人员开展技能培训，提升活动策划、现场执行、客户沟通能力；

（六）完成节日活动效果评估，编制评估报告，提出改进措施，优化后续活动策划与执行流程；

（七）建立节日活动档案，记录活动方案、执行过程、费用明细、客户反馈、评估结果等信息，保存期限不少于2年。

第八条各站点活动对接人职责：

（一）收集本站点入驻客户的节日活动需求，按要求向运营部提报活动策划初步方案；

（二）配合运营部完成活动方案落地，负责本站点活动场地确认、客户通知、现场引导、氛围布置执行；

（三）活动执行过程中管控现场秩序，避免活动干扰客户正常办公，及时处理客户投诉或突发问题；

（四）收集活动现场客户反馈，记录参与人数、满意度、建议等信息，活动结束后及时上报运营部；

（五）保管本站点节日活动物料，做好物料领用、归还、盘点记录，避免物料浪费或丢失；

（六）配合运营部完成活动效果评估，提供本站点活动执行的佐证材料（现场照片、客户签字确认单等）。

第九条行政部配合职责：

（一）根据活动方案采购节日活动物料（装饰用品、礼品、饮品等），确保物料质量符合要求，价格合理；

（二）协调公司内部行政资源（如车辆、办公设备）支持节日活动执行；

（三）负责活动物料的统一仓储管理，按站点需求分发物料，定期盘点物料库存。

第十条财务部费用管控职责：

（一）审核节日活动费用预算，按公司财务制度把控费用额度，避免超预算支出；

（二）审核活动费用结算申请，核对费用明细与合同/采购单据的一致性，按流程完成费用支付；

（三）对年度节日活动费用支出进行统计分析，反馈至运营部，提出成本优化建议。

第十一条管理层审批监督职责：

（一）审批年度节日活动规划、费用预算及跨站点大型活动方案；

（二）监督节日活动执行过程，检查活动合规性、成本管控及客户体验情况；

（三）协调解决活动策划与执行中