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2026年共享办公空间运营公司财务内部控制制度

第一章总则

第一条制定目的

为规范公司财务内部控制管理，防范财务风险，保障公司资产安全完整，提高资金使用效率，确保财务信息真实、准确、完整，结合共享办公空间运营（含租户收费、场地管理、资产运维、人员薪酬等）业务特点，依据《中华人民共和国会计法》《企业内部控制基本规范》《小企业会计准则》等相关法律法规及公司章程，制定本制度。

第二条定义界定

本制度所称“财务内部控制”，是指公司为实现经营管理目标，保护资产安全、防范财务舞弊、保证财务信息真实可靠，在财务活动全过程建立的一系列相互制约、相互监督的管理规则、流程和措施，涵盖资金管理、收入管理、成本费用管理、资产管理、财务核算、内控监督等全维度。

第三条适用范围

本制度适用于公司及旗下各共享办公空间站点、全资/控股子公司的所有财务活动及相关管理环节；公司所有部门、全体员工在涉及财务收支、资产使用、费用报销等行为时，均须严格遵守本制度规定。

第四条基本原则

（一）合法性原则：财务内控全过程严格遵守国家财经法律法规、税收政策及公司规章制度，确保所有财务行为合法合规；

（二）全面性原则：内控覆盖财务活动全流程、各环节，贯穿决策、执行、监督全过程，无管理盲区；

（三）制衡性原则：财务岗位设置、业务流程设计体现权责分离、相互制约，严禁一人包办财务业务全流程；

（四）审慎性原则：针对共享办公行业资金流动频繁（租户租金、押金收付）、资产类型多（办公设备、场地设施）的特点，强化风险预判，严控资金和资产风险；

（五）效率性原则：在保障内控有效性的前提下，简化流程、提高效率，避免过度管控影响业务正常开展；

（六）适应性原则：内控规则结合公司经营规模、业务特点动态调整，满足共享办公业务拓展和管理升级需求。

第五条归口管理

公司财务部是财务内部控制的归口管理部门，负责制定、修订内控规则，监督内控执行情况，识别并整改内控漏洞；各业务部门是内控执行主体，须指定专人对接财务部，配合落实内控要求，确保本部门财务行为符合制度规定。

第二章财务组织与岗位内控

第六条岗位设置要求

（一）公司财务部至少设置财务负责人、会计、出纳三个核心岗位，各岗位不得相互兼任，严禁出纳兼任会计稽核、会计档案保管和收入、支出、费用、债权债务账目的登记工作；

（二）各共享办公站点设置财务对接岗（可由站点运营人员兼任），负责站点日常收费、票据管理、费用初审等工作，对接岗人员不得持有站点资金保管权限；

（三）岗位设置须体现“钱账分离、账物分离、审批与执行分离”，核心财务岗位实行定期轮岗制度，轮岗周期不超过3年。

第七条岗位职责划分

（一）财务负责人：统筹财务内控管理，审批重大资金支出、财务方案，监督财务制度执行，对接外部审计、税务机构；

（二）会计岗位：负责账务核算、财务报表编制、税务申报、票据审核、成本核算，监督资金收支合规性，保管财务印章（不含银行预留印鉴中的法人章）；

（三）出纳岗位：负责资金收付、银行账户管理、现金保管、银行对账，登记现金和银行存款日记账，保管银行预留印鉴中的法人章（与财务专用章分离保管）；

（四）站点财务对接岗：负责租户租金、押金的收取核对，开具收款票据，整理站点费用报销单据并初审，定期与财务部核对站点收支数据。

第三章资金管理内部控制

第八条现金管理控制

（一）公司现金仅用于站点小额零星支出（如办公用品采购、应急维修），单笔现金支出不得超过公司设定的金额标准，超过标准的一律通过银行转账支付；

（二）出纳须每日盘点现金，做到账实相符，现金库存不得超过公司核定的限额，超额部分须当日存入银行，严禁坐支现金、白条抵库；

（三）站点收取的租户现金租金、押金，对接岗人员须在当日缴存公司指定银行账户，不得留存站点过夜，缴存凭证须当日上传财务部备案。

第九条银行账户管理

（一）公司银行账户由财务部统一开立、变更、注销，各站点不得擅自开立银行账户，账户开立须经财务负责人审核、总经理审批；

（二）银行预留印鉴实行分离保管：财务专用章由会计保管，法人章由出纳保管，印鉴使用须经财务负责人审批，登记《印鉴使用台账》；

（三）出纳须每月完成银行对账，编制银行存款余额调节表，对未达账项须在10个工作日内核实原因，财务负责人须审核签字确认调节表。

第十条资金支付控制

（一）所有资金支付实行“申请-审核-审批-支付”流程：申请人填写《资金支付申请表》，附合同、发票、验收单等佐证材料，经部门负责人初审、财务负责人审核、总经理审批（超过公司设定金额标准的须经股东会审批）后，出纳方可支付；

（二）针对共享办公行业特色支出（场地租金、设备维保、站点运营费），支付前须核对合同约定、服务完成情况，确保支出与业务实际相符；

（三）资金支付优先通过银行转账、电子支付方式，支付后及时登记台账，会计须