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2026年共享办公空间运营公司车辆管理制度

第一章总则

第一条为规范公司车辆的购置、使用、调度、维护及费用管理，保障车辆运行安全高效，降低运营成本，满足共享办公空间各站点运营、应急处置、物资配送等业务需求，依据《中华人民共和国道路交通安全法》《机动车登记规定》等相关法律法规，结合公司共享办公空间多站点运营、应急响应时效性强的业务特点，制定本制度。

第二条本制度所称“公司车辆”，是指公司名下登记的所有机动车辆，包括运营巡检车、应急支援车、物资配送车等；租赁车辆、员工私车公用的管理参照本制度相关条款执行。

第三条本制度适用于公司全体员工，包括车辆使用人、驾驶员、车辆管理员及各部门负责人；外包合作方使用公司车辆的，须遵守本制度相关要求。

第四条公司车辆管理遵循“统一调度、安全第一、高效节能、成本可控、责任到人”的原则，优先保障应急处置、站点运营保障等核心业务用车需求，兼顾日常办公用车，杜绝公车私用、违规用车行为。

第五条行政部是公司车辆管理的归口部门，设专职车辆管理员1名，负责车辆购置、登记备案、调度派车、维护保养、费用核算、违规核查等全流程管理；各部门指定专人作为用车对接人，负责本部门用车申请、用车记录汇总及驾驶员管理。

第六条车辆管理实行“一车一档、一人一责”制度，车辆管理员建立车辆档案，记录车辆购置信息、保养维修记录、违章处理记录、费用明细等；驾驶员对车辆使用期间的安全、车况、合规性负直接责任。

第二章车辆配置与使用范围

第七条公司根据共享办公空间站点数量、业务覆盖范围配置车辆，具体配置标准如下：

（一）运营巡检车：按每3个站点配置1辆的标准，用于各站点日常运营巡检、设施设备检查、客户需求现场响应等；

（二）应急支援车：按区域配置，每区域至少配置1辆，用于危机事件应急处置支援、应急物资配送、受伤人员送医等紧急场景；

（三）物资配送车：根据月度物资配送量配置，用于办公物资、保洁用品、应急物资的跨站点配送。

第八条公司车辆仅限用于以下业务场景，严禁超出范围使用：

（一）核心业务类：各站点运营巡检、设施设备维修配件配送、客户紧急需求响应（如钥匙配送、办公设备抢修）；

（二）应急处置类：危机事件现场支援、应急物资运输、受伤人员接送、消防/医疗等应急机构对接；

（三）办公保障类：公司集体团建（经总经理审批）、重要客户接送、跨区域办公人员通勤（无公共交通的偏远站点）；

（四）物资采购类：办公物资、保洁用品、应急物资的采购与配送，禁止使用公司车辆为个人或外部单位采购物资。

第九条严禁公车私用，不得将公司车辆用于个人出行、亲友接送、私人购物等非公务场景；严禁将公司车辆转借外部单位或个人使用，特殊情况须经总经理审批。

第三章车辆申请与调度流程

第十条日常用车申请流程：

（一）提报：用车人提前1个工作日填写《用车申请单》，注明用车部门、用车人、驾驶员、用车事由、用车时间、行驶路线、预计里程，提交至部门用车对接人；

（二）初审：部门用车对接人审核用车需求的合理性，签署初审意见，非核心业务用车须优先协调公共交通或拼车；

（三）审批：车辆管理员审核用车申请，结合车辆空闲状态、行驶路线合理性进行调度，单次用车里程超过规定里程的，须经行政部负责人审批；

（四）派车：车辆管理员确认派车后，通知驾驶员领取车辆钥匙、检查车况，用车人在《车辆使用登记本》上签字确认；

（五）还车：用车结束后，驾驶员须当日归还车辆，车辆管理员检查车况、核对里程，确认无误后在《车辆使用登记本》上签字。

第十一条应急用车申请流程：

（一）提报：应急场景下（如站点突发火灾、客户受伤），用车人可先口头向车辆管理员申请用车，说明应急事由、目的地，无需提前填写申请单；

（二）派车：车辆管理员接到口头申请后，立即调度就近车辆，优先保障应急用车，驾驶员须在10分钟内完成出车准备；

（三）补录：应急用车结束后24小时内，用车人补填《用车申请单》，注明“应急用车”字样，经部门负责人签字后提交车辆管理员归档；

（四）核查：车辆管理员核对应急用车的行驶里程、费用，确保用车用途符合应急场景要求。

第十二条跨区域用车申请流程：

（一）提报：用车人提前2个工作日填写《跨区域用车申请单》，注明跨区域事由、停留时间、行驶路线，附相关业务支撑材料（如站点巡检计划）；

（二）初审：部门负责人审核跨区域用车的必要性，签署初审意见；

（三）审批：行政部负责人审核后，报总经理审批，审批通过后方可派车；

（四）派车：车辆管理员安排驾驶员，明确行车安全要求，跨区域用车须配备备用驾驶员或合理规划休息时间；

（五）返程：跨区域用车结束后，驾驶员须按指定路线返程，不得擅自绕路或停留，特殊情况须及时报备。

第四章车辆使用规范

第十三条驾驶员资质与行为规范：

（一）驾驶员须持有效驾驶证，准驾车型与公司车辆车