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2026年共享办公空间运营公司会员费用收取与续费提醒制度

第一章总则

第一条制定目的与依据

为规范公司共享办公会员费用收取全流程管理，建立标准化、系统化的续费提醒机制，保障公司资金回笼效率，维护会员服务体验，降低费用逾期率，结合公司“规范运营、客户至上、高效回款、风险可控”的经营原则，依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国价格法》等国家现行法律法规，以及公司《会员服务管理总则》《财务收支管理办法》等内部规章，特制定本管理制度。

第二条适用范围与定义

本制度所指“会员费用”涵盖公司向共享办公会员收取的全部费用，包括基础租金、增值服务费（会议室使用、打印复印、网络升级、保洁等）、水电费、押金等；“续费提醒”指会员费用到期前，公司通过指定方式向会员推送费用缴纳提醒，督促会员按时完成费用支付的管理行为。本制度适用于公司财务部、运营部、客服部及各共享办公站点所有参与会员费用收取、续费提醒的工作人员。

第三条核心管理原则

会员费用收取与续费提醒工作遵循“透明公开、及时高效、分类施策、友好合规、风险可控”五大核心原则：费用标准、收取方式、逾期处理规则全程公开，保障会员知情权；续费提醒按预设周期及时发起，费用收取流程高效闭环；根据会员类型、费用金额、合作年限制定差异化提醒策略；提醒沟通保持友好专业，避免损害会员体验；建立逾期费用管控机制，降低资金回收风险。

第四条管理职责体系

公司建立“财务部统筹管控、客服部提醒跟进、运营部落地执行”的闭环管理体系：财务部负责费用标准制定、费用核算、收款确认、票据开具、逾期费用管控；客服部负责续费提醒发起、会员沟通答疑、提醒记录登记、逾期费用跟进；运营部负责核实会员服务使用情况、协助客服部开展线下提醒、处理费用收取过程中的服务衔接问题。

第二章会员费用收取管理

第五条费用类型与收取标准

基础租金：按会员签约的办公空间类型（卡位、独立办公室、整层办公区）、面积、租期确定收取标准，标准由市场部结合行业行情、场地成本制定，经公司管理层审批后公示，公示期不少于7个自然日；

增值服务费：实行明码标价，不同类型增值服务按次、按小时或按月收取，收费标准在各站点公示栏、会员服务手册中明确标注，不得随意调整；

水电费：按会员实际使用量收取，安装独立计量设备的按计量数据核算，无独立计量设备的按公摊标准收取，公摊标准需提前告知会员并公示；

押金：按基础租金的一定比例收取，用于保障会员履约，会员正常退租且无违约行为的，在退租完成后按约定时限无息退还。

第六条费用收取方式

线上收取：支持企业微信支付、支付宝、银行转账、对公打款等方式，公司在会员系统中公示收款账户信息及支付二维码，确保信息准确无误；

线下收取：会员可至各站点客服窗口通过现金、刷卡方式缴纳费用，工作人员收取现金后需在1个工作日内缴存公司指定账户，不得截留、挪用；

自动代扣：针对长期合作且信用良好的会员，可签订《费用自动代扣协议》，由公司在费用到期日从会员指定账户自动代扣，代扣前需提前3个工作日告知会员。

第七条费用收取流程

费用核算：财务部在会员费用到期前5个工作日完成费用核算，明确费用明细、总金额、支付截止日期，同步至客服部及对应站点运营人员；

费用通知：客服部在费用核算完成后1个工作日内，向会员推送《费用缴纳通知单》，明确费用构成、支付方式、截止日期、逾期处理规则；

收款确认：财务部实时监控收款到账情况，收到费用后在2个工作日内完成确认，并向会员开具对应票据；

票据送达：票据开具完成后，由客服部通过线下送达、邮寄或电子票据推送方式交付会员，确保票据信息与会员实际缴费情况一致。

第八条费用收取合规要求

所有费用收取必须严格执行公示的收费标准，不得擅自加价、乱收费，确需调整费用标准的，需提前15个自然日告知会员，并说明调整原因；

收取费用时需向会员提供正规票据，票据内容需与实际收费项目、金额一致，不得开具虚假票据；

会员缴纳押金的，需签订《押金收取协议》，明确押金金额、退还条件、退还时限，不得无故克扣押金。

第三章续费提醒机制

第九条续费提醒周期设定

短期会员（1-3个月租期）：费用到期前7个自然日启动首次提醒，到期前3个自然日启动二次提醒，到期当日启动末次提醒；

中长期会员（6-12个月租期）：费用到期前15个自然日启动首次提醒，到期前7个自然日启动二次提醒，到期前1个自然日启动末次提醒；

长期会员（1年以上租期）：费用到期前30个自然日启动首次提醒，到期前15个自然日启动二次提醒，到期前3个自然日启动末次提醒；

企业核心会员（年缴费金额达一定标准）：在对应周期提醒基础上，由客服部主管额外跟进，确保提醒效果。

第十条续费提醒方式

首次提醒：以企业微信/短信形式推送文字提醒，内容简洁明了，包含费用金额、支付截止日期、支付方式；

二次提醒：未