2026年共享办公空间运营公司活动照片视频拍摄与归档管理制度.docxVIP

2026年共享办公空间运营公司活动照片视频拍摄与归档管理制度

第一章总则

第一条制定目的

为规范公司旗下共享办公空间各类活动照片、视频素材的拍摄、处理、归档及使用行为，保障素材的真实性、完整性、合规性，提升素材管理效率与使用价值，保护租户隐私及公司商业信息安全，结合共享办公空间活动类型多元（租户沙龙、品牌推广、运营纪实、应急演练等）、拍摄场景分散的特点，依据《中华人民共和国民法典》《个人信息保护法》《著作权法》等相关法律法规及公司品牌管理、数据安全管理要求，制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司及旗下所有共享办公空间站点涉及活动拍摄的人员（含运营专员、市场专员、前台接待岗及临时指派拍摄人员）；公司运营部、市场部、行政部等涉及素材审核、归档、使用的部门及人员；覆盖租户活动、品牌宣传活动、安全演练、日常运营纪实等所有需拍摄照片/视频的场景，以及素材后期处理、存储、检索、使用、销毁全流程管理。

第三条基本原则

（一）合规优先原则：拍摄前明确告知拍摄对象并取得同意，严禁拍摄租户隐私信息、公司未公开商业信息，素材使用符合隐私保护、版权管理相关法规；

（二）真实完整原则：素材需客观反映活动实际情况，不刻意篡改、删减关键内容，确保素材的真实性和场景完整性；

（三）规范统一原则：拍摄标准、素材命名、归档分类、存储格式执行统一规范，确保各站点素材管理一致性；

（四）安全可控原则：建立素材分级存储、备份机制，严禁泄露、倒卖素材，防止素材丢失、损坏或被不当使用；

（五）高效实用原则：素材拍摄及归档流程适配运营实际需求，便于快速检索、调用，最大化发挥素材的宣传、复盘、存档价值；

（六）分类管理原则：按素材用途、保密等级、活动类型分类管理，差异化制定存储、使用、销毁规则。

第四条归口管理

公司运营部为活动照片/视频素材管理的归口部门，负责制定拍摄归档标准、组织技能培训、监督素材管理执行、审核素材使用权限；各站点运营负责人为本站点素材管理第一责任人，统筹拍摄安排、素材初审及本地存储安全；市场部负责品牌宣传类素材的后期处理、对外传播审核；行政部负责拍摄设备的采购、维护及台账管理；数据安全部负责素材存储安全的监督与指导。

第二章拍摄前期准备规范

第五条拍摄计划制定

（一）计划性活动：租户沙龙、品牌推广活动、安全演练等提前规划的活动，需在活动前1个工作日制定拍摄计划，明确拍摄负责人、拍摄重点（人物、场景、流程节点）、素材数量/时长要求、使用用途及保密等级；

（二）临时性活动：突发运营纪实、租户临时活动等无提前规划的场景，拍摄人员需即时确认拍摄核心需求，记录活动背景信息，确保素材具备可追溯性；

（三）计划报备：拍摄计划需报站点运营负责人确认，涉及对外传播的素材需同步报备市场部，明确传播渠道及合规要求。

第六条设备与工具准备

（一）设备检查：拍摄前需检查拍摄设备（公司统一配置的相机、手机、麦克风、三脚架等）电量、存储空间、镜头清洁度，确保设备正常运行；备用存储设备（U盘、移动硬盘）需提前格式化并确认可用；

（二）参数设置：根据活动场景调整设备参数（如光线不足时开启补光、室内活动调整白平衡），视频拍摄需统一设置分辨率（1080P及以上）、帧率（25帧/秒），照片拍摄分辨率不低于300dpi；

（三）工具备用：携带设备充电器、备用电池、镜头布等辅助工具，避免因设备故障导致拍摄中断。

第七条人员与场景准备

（一）拍摄人员准备：拍摄人员需提前熟悉活动流程、拍摄重点，了解租户隐私保护要求，掌握基础拍摄技巧（构图、光线、防抖）；多人拍摄需明确分工（主拍、补拍、收音）；

（二）场景确认：提前勘察活动场地，确认最佳拍摄角度、光线条件，避开杂乱背景；如需拍摄租户特写，需提前与租户沟通并取得书面或口头同意；

（三）隐私告知：活动开始前，需以现场公示、口头提醒等方式告知参与人员拍摄事宜，明确素材使用范围，对明确拒绝入镜的人员需做好避让安排。

第三章拍摄执行规范

第八条不同场景拍摄要求

（一）租户活动类（沙龙、座谈会、团建）：重点拍摄活动流程完整性（签到、开场、互动、收尾）、租户参与状态，优先拍摄集体场景，拍摄个人特写需经本人同意；照片数量不少于30张/场，视频素材按关键节点分段拍摄，单段时长不超过10分钟；

（二）品牌宣传类（空间展示、主题活动）：重点拍摄空间环境特色、品牌标识展示、活动主题氛围，画面需整洁、构图均衡，避免拍摄无关杂物；照片需覆盖全景、中景、特写，视频素材需保证画面稳定、无杂音，时长根据传播需求控制在1-3分钟；

（三）安全运营类（消防演练、设施检查）：重点拍摄流程规范性（操作步骤、责任人员、整改结果），清晰记录关键细节（如消防设施压力值、设施故障位置），素材需客观反映实际情况，不得美化或删减问题场景；

（四）日常运营纪实类（环境维护、租户