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零星采购管理办法

第一章总则

第一条制定目的

为规范公司零星采购活动，明确零星采购的流程、职责、标准及管控要求，防范采购风险，降低采购成本，提高采购效率和资金使用效益，保障公司生产经营、行政管理等各项工作的正常开展，结合公司实际情况，制定本办法。

第二条适用范围

本办法适用于公司全体员工及各部门、各分支机构的所有零星采购活动。零星采购是指单次采购金额未达到公司集中采购限额标准，且采购物品具有数量少、种类杂、用途急、频次高、单笔金额小等特点，用于满足部门日常运营、临时工作需求的采购行为，不包括固定资产采购、工程项目采购、长期服务外包采购及已纳入集中采购目录的采购项目。

零星采购限额标准由采购管理部门会同财务部门制定，报公司管理层审批后执行，根据公司经营发展情况可适时调整并公示。

第三条核心原则

合规合法原则：零星采购活动必须严格遵守国家法律法规、行业规范及公司各项规章制度，坚持公开、公平、公正，杜绝违规采购、暗箱操作、徇私舞弊等行为。

按需采购原则：零星采购必须以公司实际需求为前提，严格控制采购数量和金额，杜绝浪费、闲置、超预算采购，优先选用性价比高、符合使用需求的物品，避免不必要的开支。

成本最优原则：在保证采购物品质量、规格符合要求的前提下，优先选择价格合理、服务优质的供应商，最大限度降低采购成本，提高资金使用效益。

高效便捷原则：结合零星采购“急、杂、小”的特点，优化采购流程，简化审批环节，提高采购效率，确保及时满足部门临时工作及日常运营需求。

全程管控原则：对零星采购的申请、审批、采购、验收、付款、归档等全流程进行规范管控，明确各环节责任，确保采购过程可追溯、可核查。

质量合格原则：零星采购物品必须符合国家相关质量标准、行业标准及公司规定的质量要求，严禁采购不合格、假冒伪劣、过期失效的物品。

第四条管理职责

（一）采购管理部门

作为公司零星采购的归口管理部门，主要职责包括：负责本办法的制定、修订、宣传及落地执行；制定零星采购限额标准及采购流程，规范零星采购行为；建立并维护零星采购合格供应商名录，负责供应商的筛选、评估、更新及管理；统筹协调各部门零星采购需求，指导各部门规范提交采购申请；监督检查各部门零星采购活动的合规性、规范性，核查采购物品的质量、价格及采购流程执行情况；负责零星采购相关档案的收集、整理、归档及管理；处理零星采购过程中的异常情况（如质量纠纷、供应商投诉等），及时上报公司管理层。

（二）各申请部门

负责本部门零星采购需求的提出、审核及采购物品的验收、使用管理；指定专人担任部门采购联络员，配合采购管理部门开展零星采购相关工作；严格按照本办法规定，如实提交采购申请，明确采购物品的名称、规格、型号、数量、质量要求、用途、预估金额、需求时限等信息；对采购申请的真实性、合理性、必要性负责，严格控制采购成本，杜绝超预算、无需求采购；负责采购物品的现场验收，核对物品的数量、规格、质量是否符合申请要求，签署验收意见；负责采购物品的入库、领用、保管及使用管理，建立部门领用台账，杜绝浪费、闲置；配合采购管理部门、财务部门开展零星采购核查、审计等工作，提供相关资料。

（三）财务部门

负责零星采购预算的审核、管控，核查采购申请的预算合规性，杜绝超预算采购；负责零星采购付款的审核、支付，核对采购申请、采购合同（如有）、验收单、发票等相关凭证的真实性、完整性、合规性，确保凭证齐全、手续完备后方可付款；负责对零星采购资金使用情况进行核算、监督，定期开展零星采购资金使用分析；配合采购管理部门制定零星采购限额标准，参与供应商评估及采购流程优化工作；负责零星采购相关财务凭证的归档管理。

（四）纪检监察部门

负责对零星采购活动进行全程监督，重点监督采购申请、审批、供应商选择、采购过程等环节的合规性，查处违规采购、暗箱操作、徇私舞弊、收受回扣等违规违纪行为；受理关于零星采购的信访举报，及时核查处理并反馈结果；配合采购管理部门、财务部门开展零星采购监督检查、审计等工作，强化纪律约束。

（五）采购申请人及相关责任人

采购申请人负责如实提交采购申请，对采购需求的真实性、合理性负责；严格遵守本办法及公司采购相关规定，配合完成采购、验收等相关工作；严禁虚报、瞒报采购需求，严禁擅自更改采购物品规格、数量，严禁私下与供应商串通违规采购；负责妥善保管采购物品，规范领用、使用，杜绝浪费。

第二章零星采购申请与审批

第五条采购申请提交

各部门因日常运营、临时工作需要进行零星采购的，由采购申请人填写《零星采购申请表》，明确填写采购物品名称、规格型号、数量、单位、预估单价、预估总金额、质量要求、用途、需求时限、供应商推荐（如有）等详细信息，确保信息真实、准确、完整，不得遗漏关键内容。

《零星采购申请表》需经部门负责人签字确认，部门负责人对采购申请的真实性