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合同审核流程标准化工具

一、适用场景与对象

本工具适用于各类企业、事业单位及社会组织在合同管理中的审核环节，主要覆盖以下场景：

日常业务合同：如采购合同、服务合同、租赁合同、销售合同等；

合作类协议：如项目合作协议、战略合作协议、代理协议等；

变更与补充协议：对已签订合同的履行期限、金额、条款等进行变更时的审核；

特殊类型合同：如知识产权许可合同、保密协议、劳动合同（需结合劳动法专项审核）等。

适用对象包括企业法务部门、采购部门、项目部、行政部及相关业务负责人，保证不同类型合同的审核流程统一、规范。

二、标准化操作步骤详解

步骤1：合同接收与初步登记

操作说明：

接收方式：通过邮件、纸质文件提交或指定合同管理系统，明确提交部门/联系人及联系方式。

登记内容：记录合同基本信息，包括合同名称、编号（如“采-2024-001”）、提交部门、提交人、提交日期、合同类型（采购/服务等）、合同金额（大小写）、对方主体名称、合同主要标的（如“办公设备采购”“软件开发服务”）。

登记工具：使用《合同审核流程跟踪表》（见第三部分）或电子台账实时登记，保证信息无遗漏。

示例：2024年3月1日，采购部提交“办公设备采购合同”，编号“采-2024-001”，合同金额5万元，对方主体为“科技有限公司”，主要标的为“台式电脑20台”。

步骤2：形式审核（完整性审查）

操作说明：

审核合同表面形式的完整性与规范性，避免因文件缺失影响后续审核，重点核查：

合同结构完整性：是否包含封面、合同、附件（如技术参数、清单、补充协议）、签署页（双方盖章/签字栏）；

签署规范性：对方主体是否加盖公章（公章与营业执照名称一致），自然人签字需附证件号码复印件，授权代理人签字需附授权委托书；

附件齐全性：合同中提及的附件（如“设备技术参数表”“验收标准”）是否完整提交。

输出结果：若形式不符合要求，退回提交部门补充材料，并在《合同审核流程跟踪表》中注明“退回原因及补充要求”；若符合，进入下一步审核。

示例：审核发觉合同缺少“设备技术参数附件”，退回采购部要求3月2日前补充。

步骤3：实质审核（核心条款审查）

操作说明：

对合同核心条款进行合规性与合理性审查，保证内容合法、权责清晰，重点审核以下维度：

审核维度

具体要点

主体资格

对方营业执照、资质证书（如行业许可证、资质等级证）是否在有效期内；经营范围是否与合同标的匹配；避免与无民事行为能力或限制民事行为能力的主体签约。

标的与数量

合同标的（货物/服务/项目）描述是否明确，数量、单位、规格型号是否清晰，避免模糊表述（如“一批”“若干”）。

质量标准

是否明确质量标准（国家标准/行业标准/约定标准），验收方法、验收期限是否具体。

价款与支付

价款（含税费）是否明确大小写，支付方式（转账/支票）、支付节点（如预付款、进度款、尾款比例及条件）是否合理，是否约定发票类型及开具时间。

履行期限与地点

履行起始/截止日期是否明确，履行地点（交货地/服务提供地）是否具体，涉及管辖或运输的需明确责任划分。

权利义务

双方权利义务是否对等，是否存在单方面限制权利或加重义务的“霸王条款”（如“一方可单方解除合同，另一方需承担全部违约责任”）。

违约责任

违约责任是否明确（违约金计算方式、赔偿范围），是否约定违约金的上限（不超过实际损失的30%），避免违约责任不对等。

争议解决

是否约定争议解决方式（诉讼/仲裁），明确管辖法院（如“甲方所在地人民法院”）或仲裁机构（如“市仲裁委员会”），避免同时约定两种争议解决方式。

输出结果：填写《合同审核意见表》（可附于《合同审核流程跟踪表》后），列出“审核通过”“需修改”或“不通过”的结论，并针对需修改条款明确修改意见及时限。

示例：审核发觉“违约责任”条款仅约定买方违约责任，未约定卖方逾期交货的违约责任，需在3月3日前补充。

步骤4：风险排查与跨部门协同

操作说明：

针对特殊类型或高风险合同，需联合相关部门进行专项风险排查：

财务部门：审核付款方式、资金安排是否合理，是否符合公司财务制度；涉及大额支付时，核查对方资信报告（如信用等级、涉诉记录）。

业务部门：审核合同内容是否符合业务需求，履行能力是否匹配（如供应商的生产周期、服务商的技术水平）。

法务/合规部门：重点审核条款是否符合法律法规（如《民法典》《招标投标法》等），行业监管要求（如医疗、建筑领域的特殊规定）。

输出结果：跨部门会签确认风险可控后，进入下一步；若存在重大风险（如对方涉诉未决、条款违反强制性规定），暂缓审核并上报管理层。

步骤5：审核意见反馈与修改确认

操作说明：

反馈方式：通过书面意见（盖章扫描件）、系统备注或邮件向提交部门反馈审核结果，明确“修改点”“修改要求”及“修改时限”（一般不超过3个工作日）。

修改确认：提交部门完成修改