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安全生产文件档案管理制度

第一章总则

1.1为将安全生产文件档案转化为可检索、可验证、可追溯、可复用的组织记忆，防止因档案灭失、失真、滞后导致责任悬空、决策失误、应急迟缓，依据《安全生产法》《档案法》《企业文件材料归档范围与保管期限表》等上位规范，结合本单位工艺复杂、承包商多、技改频繁的特点，制定本制度。

1.2本制度所称“安全生产文件档案”，是指在安全生产活动中直接形成的、具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据、实物等原始记录及其组合，包括纸质、电子、音视频、照片、实物五大形态。

1.3本制度适用于本单位本部、分公司、项目部、装置车间、仓储物流、检维修中心、科研中试基地、临时作业点以及所有为本单位提供设计、施工、监理、检测、评价、运维服务的承包商与供应商。

1.4安全生产文件档案管理实行“谁主管、谁形成、谁负责”的终身责任制，并建立“形成—积累—归档—保管—利用—销毁”闭环管理模型，任何个人不得据为己有或擅自处理。

第二章管理职责

2.1安全生产委员会（以下简称“安委会”）

2.1.1统筹档案管理方针、预算、考核、奖惩；

2.1.2每年第一季度组织一次档案合规性审计，结果纳入年度安全绩效。

2.2档案管理中心（以下简称“档案室”）

2.2.1实体档案库房、电子档案系统、离线备份介质的日常运维；

2.2.2制定文件材料归档范围、分类方案、档号编制规则、元数据标准；

2.2.3对各部门、承包商进行业务培训、技术交底、现场督导；

2.2.4每季度发布档案质量通报，对连续两次不合格的部门启动约谈。

2.3安全环保部

2.3.1负责安全规章制度、风险分级管控、隐患排查治理、应急预案及演练、事故调查、安全评价、职业卫生检测等文件材料的形成与初审；

2.3.2在文件生成后3个工作日内完成预归档整理，7个工作日内向档案室移交。

2.4生产技术部

2.4.1负责工艺规程、开停车方案、变更管理、能量隔离、联锁逻辑、设备完整性、腐蚀监测、安全仪表系统（SIS）等文件的形成与初审；

2.4.2对技改项目实行“竣工即归档”，设备单体试车记录须在试车完成后24小时内移交。

2.5设备动力部

2.5.1负责特种设备制造、安装、改造、修理、检验、维保、报废等全生命周期文件；

2.5.2对压力容器、压力管道、起重机械、电梯、厂内机动车辆等建立“一机一档”，做到铭牌、合格证、监督检验报告、年度检查报告、维保记录、报废证明“六证合一”。

2.6工程管理部

2.6.1负责新建、改建、扩建项目可行性研究、基础设计、详细设计、施工、监理、检测、验收等文件；

2.6.2对重大建设项目实行“三同步”：档案工作与项目建设同步启动、同步检查、同步验收，未通过档案专项验收不得办理竣工结算。

2.7物资采购部

2.7.1负责安全设施、消防器材、个体防护装备、危险化学品、易制毒易制爆物品的采购、验收、出入库、报废文件；

2.7.2对每批次危化品留存MSDS、安全标签、合格证、运输资质、卸车记录、空桶回收记录，保存期限不少于产品报废后5年。

2.8人力资源部

2.8.1负责主要负责人、安全管理人员、特种作业人员、特种设备作业人员、承包商人员的安全培训、考核、持证、复审、转岗、离岗文件；

2.8.2建立员工安全档案“一人一档”，含身份证、体检表、三级安全教育卡、历年再培训记录、违章记分、事故责任书，保存至员工离职后10年。

2.9承包商与供应商

2.9.1入厂前与档案室签订《文件移交协议》，缴纳档案保证金（合同额的1%，上限50万元）；

2.9.2施工日志、旁站记录、质量验收表、隐蔽工程影像、竣工图等须同步上传至“承包商档案协同平台”，未上传不予进度款结算；

2.9.3退出现场前须完成档案移交，并经档案室、项目主管部门、监理三方会签，保证金在移交完成后30日内无息返还。

第三章文件形成与积累

3.1模板化管理

3.1.1档案室统一编制《安全生产文件模板库》，含200余个常用表单、报告、记录模板，所有模板内置二维码，扫码即可追溯版本号、生效日期、编制人；

3.1.2任何部门不得擅自删改模板结构，确需调整须履行“模板变更审批单”，经档案室、安全环保部、法务部三方会签后方可启用。

3.2实时记录

3.2.1动火、受限空间、盲板抽堵、高处、吊装、临时用电、断路、射线、爆破等九类特殊作业，须在作业票关闭后2小时内将纸质票证扫描上传，原始票证在24小时内移交车间兼职档案员；

3.2.2安全监测报警系统（GDS、DCS、SIS、FAS、VOCs）产生的电子记录，由系统自动抓取至“实时档案缓存区”，缓存区数据每6小时同步到档案