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关于完善新公司的报销制度

第一章总则

第一条制度制定的依据

为贯彻落实国家关于企业财务管理、内部控制及风险防范的相关法律法规，严格执行行业在成本控制、预算管理等方面的先进标准，同时响应集团母公司对下属单位财务规范化、透明化管理的指导意见，结合新公司成立初期在资金使用、费用管控、流程优化等方面的实际需求，特制定本报销制度。该制度的实施旨在强化成本管控意识，降低财务风险，提升运营效率，确保公司财务活动的合规性、经济性与高效性，为公司健康可持续发展奠定坚实基础。

第二条适用范围

本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，覆盖公司日常经营活动中所有与费用报销相关的业务场景，包括但不限于差旅费、办公费、招待费、采购费、折旧摊销等。无论业务发生地点、资金性质或经办方式，均须遵循本制度执行，确保所有报销行为在制度框架内规范运作。

第三条核心术语定义

1.XX专项管理：指公司针对费用报销领域建立的系统性管理机制，涵盖政策制定、流程执行、风险防控、监督考核等全流程管理活动，旨在实现费用使用的透明化、标准化与合理化。其外延包括但不限于报销标准的制定、审批权限的设定、费用核销的监督以及违规行为的处理。

2.XX风险：指公司在费用报销过程中可能出现的各类风险，包括但不限于政策理解偏差风险、审批流程滞后风险、虚假报销风险、预算超支风险、税务合规风险等，这些风险可能对公司财务秩序、运营效率及声誉造成不良影响。

3.XX合规：指公司所有报销行为必须符合国家法律法规、行业规范、集团政策及本制度要求，确保每一笔费用支出均基于真实业务背景，经合规审批，并达到经济性、合理性标准。合规不仅要求单据完整、流程合法，还要求目的正当、金额适度。

第四条专项管理的核心原则

1.全面覆盖：报销管理须覆盖所有业务场景、所有员工及所有费用类型，杜绝管理盲区，确保制度执行的彻底性。

2.责任到人：明确各层级、各部门在报销管理中的职责，从管理层到执行岗均需承担相应责任，建立责任追溯机制。

3.风险导向：优先识别和防控高发风险点，如大额报销、关联方交易等，实施差异化管控措施。

4.持续改进：定期评估报销管理体系的有效性，根据内外部环境变化及时优化制度条款与执行方式，提升管理效能。

5.公开透明：报销政策、审批流程、费用标准等向全体员工公开，接受监督，增强制度公信力。

第二章管理组织机构与职责

第五条决策层职责

公司主要负责人为公司报销管理的第一责任人，对制度的顶层设计、重大调整及最终效果负总责；分管财务、运营的领导为直接责任人，负责具体政策的落地执行、组织协调及日常监督，确保制度与公司战略目标协同一致。

第六条专项管理领导小组

设立“XX专项管理领导小组”，由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，财务部、审计部、办公室等部门负责人为成员。领导小组主要履行以下职能：

（1）统筹公司报销管理体系的顶层设计与政策审批；

（2）协调跨部门协作，解决执行中的重大问题；

（3）监督制度执行效果，定期审议管理报告；

（4）对重大风险事件进行决策处置。

第七条各部门职责分工

1.牵头部门（财务部）：

-负责报销制度的制定、修订与解释；

-组织开展费用标准测算与预算管理；

-审核报销单据的合规性、完整性，监督审批权限执行；

-定期分析费用数据，提出优化建议。

2.专责部门（审计部）：

-负责报销领域的专项审计与风险排查；

-对审批流程、内部控制点进行监督；

-处理报销违规事件，提出整改要求。

3.业务部门/下属单位：

-负责本部门/单位员工报销的初步审核与真实性核查；

-执行预算控制，避免超支；

-组织内部培训，提升员工报销合规意识。

第八条基层执行岗职责

全体员工作为报销制度的执行主体，须履行以下义务：

（1）严格按照制度标准提交报销申请，确保单据真实、内容完整；

（2）签署岗位合规承诺书，承诺所报费用与业务直接相关；

（3）主动配合财务部、审计部的核查工作，及时反馈问题；

（4）发现报销漏洞或潜在风险时，立即向直属上级及财务部报告。

第三章专项管理重点内容与要求

第九条预算前置管控

所有报销申请须以年度预算为前提，超出预算的支出需提前申请预算调整，经领导小组审批后方可执行。财务部每月发布预算执行情况通报，对超支部门进行预警。

第十条审批权限规范

根据费用金额、报销类型设定分级审批权限：

-1000元以下费用由部门负责人审批；

-1000-50