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行政案例分析任务四

行政工作是企业高效运转的核心保障，涵盖办公管理、流程管控、沟通协调、应急处置等多个维度，直接关系到企业的运营效率、内部秩序及对外形象。行政案例分析是提升行政从业人员问题处置能力、优化工作方法的重要途径，本次任务四围绕企业行政工作中的典型复杂案例，结合行政工作核心职责，深入剖析案例中存在的问题、根源及应对策略，强化理论与实操的结合，助力提升行政工作规范化、精细化水平。

一、案例背景

某中型制造业企业行政部，现有员工12人，负责企业总部及3个生产车间的行政保障、制度落地、后勤服务、跨部门协调等工作。近期，企业启动产能升级项目，新增员工50人，生产车间实行两班倒作业，行政工作面临前所未有的压力，同时出现一系列突出问题，严重影响了项目推进及企业正常运营，具体表现如下：

1.办公及后勤保障脱节：新增员工办公桌椅、电脑等物资配备延迟，部分员工入职1周仍无法正常开展工作；生产车间夜班员工的餐饮、通勤保障不到位，出现晚餐供应不足、通勤班车频次不足的情况，员工投诉量激增。

2.跨部门协调效率低下：产能升级项目需要行政部配合生产部、人力资源部、采购部完成车间环境改造、员工宿舍调配、物资采购对接等工作，但行政部与各部门沟通缺乏明确流程，出现指令传达不及时、责任划分不清晰的问题，多次导致工作延误，如车间环境改造方案因沟通不畅反复修改，滞后原计划10天。

3.制度执行不到位：企业原有行政管理制度（如办公物资领用、宿舍管理、考勤管理）未结合产能升级后的新形势调整，部分条款不符合实际工作需求；同时，制度执行缺乏监督，出现员工私领办公物资、宿舍卫生脏乱、夜班员工考勤记录混乱等问题，行政部处置时缺乏明确依据，引发员工不满。

4.应急处置能力不足：近期出现两次突发情况，一是生产车间夜班突发停电，行政部未及时协调电工抢修，也未做好员工安抚及临时照明保障，导致车间停工1小时；二是部分员工出现食物中毒症状，行政部未第一时间启动应急方案，未及时对接医院及食堂供应商，延误了处置时机，影响了员工身心健康及企业形象。

针对上述问题，企业管理层要求行政部限期完成问题梳理、根源分析，并制定针对性整改方案，确保产能升级项目顺利推进，提升行政服务质量，本次案例分析任务四围绕该场景展开，重点解决行政工作中的统筹、协调、执行及应急处置难题。

二、案例中存在的核心问题

（一）统筹规划能力不足，保障工作缺乏前瞻性

行政部在企业启动产能升级项目前，未提前预判新增员工及两班倒作业带来的行政保障压力，未制定专项保障计划。对于办公物资采购、后勤服务调整等工作，缺乏系统性规划，未提前对接相关部门确认需求、落实物资及服务资源，导致新增员工保障脱节、夜班后勤服务不到位，直接影响员工工作状态及项目推进效率。同时，对行政工作的整体布局不合理，人力调配偏向于日常办公事务，忽视了生产车间后勤及应急保障等重点工作，导致工作重心失衡。

（二）跨部门协调机制不健全，沟通效率低下

行政部与生产部、人力资源部等相关部门之间，未建立完善的跨部门协调机制，缺乏明确的沟通流程、责任分工及时间节点要求。沟通方式较为随意，多以口头沟通为主，缺乏书面记录及反馈机制，导致指令传达偏差、工作衔接不畅；同时，行政部缺乏主动协调意识，往往等待其他部门发起需求后才开展工作，未提前介入产能升级项目的各项筹备工作，导致部分工作延误。此外，各部门之间缺乏协同意识，存在各自为政的情况，遇到问题时相互推诿，进一步降低了协调效率。

（三）制度体系不完善，执行与监督缺位

一方面，企业原有行政管理制度滞后于企业发展新形势，未结合产能升级、员工扩招、两班倒作业等新情况进行修订完善，部分条款过于笼统、缺乏可操作性，无法指导实际工作，如办公物资领用制度未明确新增员工物资领用流程，宿舍管理制度未涵盖夜班员工住宿管理要求。另一方面，制度执行缺乏有效的监督考核机制，行政部未安排专人负责制度执行情况的日常检查，对违规行为的处置缺乏明确标准，导致制度形同虚设，违规问题频发；同时，未及时收集员工对制度的意见建议，无法及时优化调整，进一步加剧了制度与实际工作的脱节。

（四）应急管理体系缺失，处置能力薄弱

行政部未建立完善的应急管理体系，未结合企业生产运营特点制定针对性的应急预案（如停电、食物中毒、突发公共卫生事件等），也未配备充足的应急物资（如应急照明、急救药品等）。同时，缺乏应急处置培训及演练，行政部员工及各部门相关人员不熟悉应急处置流程、职责分工，遇到突发情况时不知所措，无法快速、有效开展处置工作，导致延误处置时机，扩大了问题影响范围。此外，应急联动机制不健全，与医院、电工、供应商等应急相关单位缺乏常态化对接，突发情况发生时无法快速获取支持。

（五）团队管理存在短板，人员能力适配不足

行政部员工队伍的专业能力及责任意识未能适配产能升级后的