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高校图书资料采购查验制度

高校图书资料采购查验是保障馆藏资源质量、维护学术规范、满足教学科研需求的重要环节，需通过制度化、标准化的流程确保采购文献的内容合规性、学术严谨性和物理质量可靠性。本制度适用于学校图书馆及各二级学院（部）、研究机构以财政拨款、自筹经费等方式采购的纸质文献（含普通图书、期刊、特种文献）、电子资源（含数据库、电子图书、电子期刊、音视频资源）、古籍及特藏文献（含手稿、拓片、地方文献等）的验收与质量核查工作，具体规定如下：

一、职责分工

1.图书馆采购部门：负责制定采购计划、签订采购合同，在文献到货前3个工作日内向验收小组提供采购清单（含ISBN号、书名、作者、出版信息、采购数量、单价等）、合同关键条款（含质量要求、退换货规则、违约条款）及电子资源技术参数（含访问方式、并发用户数、数据格式、版权期限等）。

2.图书馆验收小组：由文献资源建设部、编目部、技术部负责人及2名以上具有副高及以上职称的学科馆员组成，负责组织现场验收、记录验收结果、提出处理意见；其中古籍及特藏文献验收需额外邀请1-2名校内外古籍鉴定专家参与。

3.使用部门代表：采购需求部门（如二级学院、研究中心）需指派1名熟悉学科方向的教师或研究员参与验收，重点核查文献内容与教学科研需求的匹配度及学术价值。

4.供应商：需在交货时提供加盖公章的送货清单（与采购订单一致）、正规发票、版权证明（电子资源需提供授权书）、质检报告（含纸质文献的印刷质量检测数据、电子资源的兼容性测试报告）；古籍及特藏文献需提供来源证明、鉴定证书（如有）。

二、查验流程与操作规范

（一）到货前准备

1.采购部门应在合同约定到货日期前3个工作日，通过邮件或协同办公系统向验收小组、使用部门代表发送《验收预通知》，附采购清单及合同关键条款；电子资源供应商需提前5个工作日提供测试账号及访问链接，供技术部进行预检测。

2.验收小组收到通知后，需根据采购类型制定《验收方案》：纸质文献重点明确抽样比例（一般图书按到货量的20%抽样，期刊按全检要求执行，特种文献如地图、图集需100%检查）；电子资源需列出检测指标（如访问速度、并发用户数稳定性、元数据完整性）；古籍及特藏文献需准备专业检测工具（如放大镜、pH试纸、红外检测仪）及鉴定标准（参照《古籍定级标准》《第一批国家珍贵古籍名录图录》）。

（二）到货现场验收

1.数量与外观检查：

-纸质文献：核对送货清单与采购订单的书名、ISBN、数量是否一致，允许±2%的误差（误差超过5%需启动问题处理程序）；检查外包装是否完好，拆包后逐册检查书封是否平整、书脊有无断裂、书页是否齐整（偏差不超过2mm）、印刷有无重影或模糊（单页面积超过10%的模糊视为不合格）；期刊需检查期号连续性，合订本需确认装订牢固度（随机抽取5册，用手平拉书脊，无脱页视为合格）。

-电子资源：核查存储介质（如光盘、移动硬盘）的物理完整性（无划痕、破损），核对介质标签与采购清单的资源名称、版本号是否一致；网络资源需验证测试账号的访问权限（如是否支持校园IP段登录、是否存在地域限制），通过第三方工具（如Speedtest）检测首屏加载时间（需≤3秒）、并发100用户时的响应速度（需≤5秒）。

-古籍及特藏文献：检查装具（如函套、书盒）是否完好，文献本身有无虫蛀、水渍（面积超过5cm2视为严重损伤）、霉斑（需取样检测是否为活性霉菌）；核对文献信息与采购清单的版本（如刻本、抄本）、卷数、牌记（出版标记）是否一致，残本需标注缺失卷数及页码范围。

2.内容质量审核：

-纸质文献：由学科馆员与使用部门代表共同审核，重点核查：①政治导向：是否存在违反国家法律法规、损害国家利益、宣扬邪教或恐怖主义的内容（参照《出版管理条例》《图书质量管理规定》）；②学术严谨性：有无抄袭（通过学术不端检测系统抽查20%内容，重复率超过30%视为不合格）、数据错误（关键数据需与权威数据库比对，如历史文献的时间节点、科技文献的实验参数）；③编校质量：随机抽取50页检查错别字（≤2个/万字）、标点错误（≤1个/页）、图表与正文对应性（图表编号与文中引用编号需完全一致）。

-电子资源：技术部负责核查元数据完整性（如题名、作者、出版年、关键词等字段需100%覆盖），学科馆员负责内容审核：数据库需检查收录文献的时效性（近5年文献占比≥60%）、学科覆盖度（与采购需求的匹配度≥85%）；电子图书/期刊需抽查5%的全文内容，确认无断章、漏页（电子文献的章节完整性需≥98%）。

-古籍及特藏文献：由鉴定专家进行版本鉴定，确认是否为原刻本、初印本或名家批校本（需提供鉴定报告）；内容方面需检查有无挖改（