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《公司工会档案管理制度(2025版)》

第一章总则

第一条为规范公司工会档案管理，保障工会工作历史记录的完整性、准确性与可追溯性，提升工会服务职工、参与企业治理的效能，根据《中华人民共和国档案法》《工会档案管理办法》及企业实际管理需求，制定本制度。

第二条本制度所称工会档案，是指公司工会（含各级分会）在组织建设、权益维护、活动开展、经费管理、荣誉记录等工作中形成的具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据等各类形式的历史记录，包括纸质档案与电子档案。

第三条工会档案管理遵循“统一领导、分级负责、规范标准、安全可用”原则，实行实体管理与数字化管理并重，确保档案全生命周期管理覆盖收集、整理、归档、保管、利用、鉴定与销毁各环节。

第四条本制度适用于公司工会委员会（以下简称“工会委员会”）、各基层分会（以下简称“分会”）及工会所属专项工作小组的档案管理活动。

第二章档案范围与分类标准

第五条工会档案范围涵盖以下核心类别，具体内容根据工作实际动态调整：

（一）组织建设类

1.工会组织基本信息：工会成立/换届文件（含选举办法、候选人名单、选票、选举结果报告）、工会委员会及各专项工作小组成员名单、会员代表大会/职工代表大会会议材料（通知、议程、报告、决议、签到表）、会员登记表（含入会申请书、审批表、会员证编号记录）、会员关系转移/退出材料（含转会证明、退会申请及审批记录）。

2.组织管理文件：工会年度工作计划与总结、内部管理制度（如分会考核办法、委员分工细则）、上级工会或企业关于工会工作的指导文件（含批复、通报、考核结果）。

（二）权益保障类

1.职工权益维护记录：集体合同/工资专项集体合同签订材料（含草案、协商记录、职代会审议通过决议、签订文本及备案回执）、劳动争议调解材料（含调解申请、调查笔录、调解协议、履行情况跟踪记录）、职工法律援助材料（含咨询记录、委托代理协议、法律文书副本）。

2.职工关怀档案：困难职工帮扶材料（含困难认定申请表、家庭经济状况证明、帮扶方案、资金发放凭证、帮扶效果评估报告）、职工福利发放记录（含福利方案审批单、领取签字表、采购合同及发票复印件）、职业病防治与健康管理材料（含健康体检报告、职业危害防护培训记录、工伤认定与赔付材料）。

（三）活动纪实类

1.文体活动档案：活动方案（含预算、流程、参与人员名单）、通知与报名记录、现场照片/视频（需附时间、地点、活动主题说明）、总结报告（含参与率、效果评估、费用结算单）、媒体报道材料（含企业内网/公众号推文、外部媒体报道复印件）。

2.技能竞赛与培训档案：竞赛/培训方案（含课程表、师资名单、考核标准）、签到记录、参赛/学员作品（含证书、成绩单）、总结报告（含成果转化案例）。

（四）经费管理类

1.经费收支档案：工会经费收支预算/决算报告（含编制说明、职代会审议决议）、会计凭证（含原始凭证、记账凭证）、会计账簿（含总账、明细账、日记账）、银行对账单及余额调节表、经费审计报告（含内部审计与上级工会审计材料）。

2.资产登记档案：工会固定资产台账（含名称、规格、购入时间、使用部门、责任人）、资产处置材料（含报废申请、审批记录、处置凭证）、低值易耗品领用记录（含领用单、库存盘点表）。

（五）荣誉资质类

1.集体荣誉：上级工会或政府部门授予的荣誉证书/奖牌复印件（需标注授予时间、称号名称）、表彰文件（含表彰决定、事迹材料）。

2.个人荣誉：职工获得的劳动模范、技术能手等荣誉的申报材料（含推荐表、事迹证明、公示记录）、获奖证书复印件及企业内部表彰文件。

（六）其他专项类

1.专项工作档案：如工会改革试点、建会筹备、外单位交流等临时性工作形成的方案、会议记录、合作协议、总结报告等。

2.声像与电子档案：重要活动的高清照片（分辨率不低于300dpi）、视频（格式为MP4，时长标注）、电子文档（如WORD/PDF格式的通知、报告）、数据库记录（如会员管理系统数据备份）。

第三章档案管理流程规范

第六条收集与整理

1.收集责任：各分会、专项工作小组为档案收集第一责任主体，需在工作事项完成后15个工作日内，将应归档材料提交至工会委员会综合办公室（以下简称“综合办”）；跨年度项目材料于项目结束后30个工作日内完成收集。

2.完整性要求：归档材料需为原件（如特殊情况仅存复印件，需注明“与原件一致”并由提供人签字确认），签字、盖章手续齐全；声像档案需附文字说明（含时间、地点、人物、事件）；电子档案需同时提交原文件与PDF格式归档件。

3.整理标准：

-纸质档案按“年度-类别-保管期限”分类，同一类别内按时间顺序排列，去除金属