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《公司行政管理制度(2025版)》

第一章组织架构与职责界定

第一条行政部门定位

公司行政部为全公司日常运转的统筹管理部门，承担制度建设、资源调配、后勤保障、资产管控及跨部门协调等核心职能，直接向总经理汇报工作。部门以“服务支撑、规范管控、效率提升”为目标，通过标准化流程与数字化工具，保障公司运营体系高效、有序、安全运行。

第二条岗位设置与权责

1.行政主管：统筹部门整体工作，负责制度修订、重大事项决策、跨部门协调及预算管控；监督各模块执行效果，牵头年度行政成本分析与优化方案制定。

2.行政专员（2名）：

-专员A：负责会议组织、文件管理、印鉴保管及差旅服务，对接IT部门完成行政类系统运维；

-专员B：负责办公区域管理、固定资产登记、后勤事务（食堂/车辆/宿舍）及供应商管理。

3.资产管理员：独立于行政专员序列，专责固定资产全生命周期管理（采购-使用-维护-处置），建立电子台账并与财务系统数据实时同步；

4.后勤主管：统筹食堂、车辆、安全等保障工作，牵头月度后勤服务满意度调查，制定改进计划。

第二章办公区域规范管理

第三条工位与公共区域管理

1.工位分配原则：

-基础工位按部门编制分配，部门负责人可申请1个弹性工位用于临时借调人员；

-高管（总监级及以上）配置独立办公室，面积不超过15㎡；经理级配置半开放隔断工位，普通员工为标准隔断工位（1.2m×0.8m）；

-新入职员工需在入职前1个工作日由部门提交《工位申请表》，行政部当日完成分配并标注电子工位图。

2.公共区域使用规则：

-会议室：通过OA系统预约，单次使用不超过4小时（跨部门会议可申请延长）；使用后10分钟内清理物品，未清理者计入部门月度6S考核；

-茶水间：设置分类垃圾桶，餐余垃圾需倒入指定容器；微波炉使用后需擦拭，未执行者首次提醒，二次扣减部门行政积分；

-休闲区：配置沙发、书报架及急救箱，禁止堆放私人物品或开展与工作无关的聚集活动。

第四条装修与改造流程

1.部门因业务需求需改造办公区域（如增设隔断、调整线路），需提前15个工作日提交《装修申请表》，附设计图纸及预算；

2.行政部联合IT、安全部门审核图纸合规性（消防通道、电路负载），5个工作日内反馈意见；

3.审批通过后由行政部委托定点施工单位（年度招标确定）实施，施工期间需设置警示标识，非施工人员禁止进入；

4.完工后3个工作日内由行政部、申请部门及施工方共同验收，留存影像资料并更新电子工位图。

第三章文件与印鉴管理

第五条公司文件全流程规范

1.文件分类：分为制度类（公司级制度、部门细则）、业务类（合同、协议、会议纪要）、通知类（人事变动、活动安排）；

2.起草与审核：

-制度类文件由主责部门起草，需经法务、合规部门会签，行政部审核格式及制度衔接性，最终由分管副总签发；

-业务类文件（如合同）需附《文件审批单》，按“承办人-部门负责人-法务-分管副总”层级审批，超过50万元需总经理终审；

3.归档与保管：

-纸质文件：制度类永久保存，业务类保存10年（合同类自履约完成起算），通知类保存3年；

-电子文件：通过公司文档管理系统（DMS）分类存储，设置访问权限（普通员工查看，管理员可下载）；重要文件（如制度、合同）需同步备份至本地服务器及云端，备份频率为每日23:00自动执行。

第六条印鉴使用与保管

1.印鉴分类：公司公章、法人章、合同专用章（3枚）、财务专用章（由财务部保管）；

2.用印审批：

-公司公章：用于对外函件、证明类文件，50万元以下由分管副总审批，50万元以上需总经理审批；

-合同专用章：用于100万元以下合同由分管副总审批，100万元以上需总经理审批；

-法人章：随公章使用，需同步审批；

3.登记与保管：

-用印需填写《用印登记表》（含文件名称、用印数量、审批人），行政专员现场监印并留存文件复印件；

-印鉴由行政主管保管，存放于带密码锁的铁皮柜（密码与钥匙分人管理），每日下班前检查封存状态。

第四章差旅与会议管理

第七条差旅全流程规范

1.出差申请：

-员工出差前需通过OA系统提交《出差申请单》，注明目的地、事由、时间、预计费用；

-省内出差由部门负责人审批，省外/3天以上出差需分管副总审批，7天以上需总经理审批；

-紧急出差（24小时内出发）可电话审批，事后24小时内补录系统。

2.费用标准：

-交