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高校基建项目档案管理实施细则

1.总则

基建档案是高校固定资产形成过程的真实记录，其完整性直接决定了后续运维、改造及事故追溯的成败。本细则旨在消除“重建设、轻档案”的管理盲区，确保项目档案管理与工程建设进度同步推进。

本细则适用于学校新建、改建、扩建工程项目（含土建、安装、装饰、市政管网及信息化基础设施）的档案收集、整理、移交和验收全过程管理。档案管理必须遵循《建设项目档案管理规范》（DA/T28-2018）及《建设工程文件归档规范》（GB/T50328-2014）的强制性条文。

2.管理体制与职责分工

档案管理不是档案馆的单打独斗，而是基建处、施工方、监理方贯穿项目全生命周期的责任接力。项目立项后10个工作日内，基建处必须牵头成立项目档案工作组，并确立各参建方RACI（执行、负责、咨询、知情）责任矩阵。

2.1基建处职责

基建处是项目档案收集的第一责任主体。项目专干应当随工程进度同步收集立项、审批、勘察、设计等前期文件。严禁在工程竣工后集中查阅公文系统补打前期文件（导致归档文件非原件、红章失效）→必须在文件签发后5个工作日内移交至项目档案专柜。

2.2施工单位职责

施工单位负责施工阶段文件的形成与收集。

人员配置：必须配备1名专职档案员，持档案员上岗证。

记录时效：隐蔽工程记录必须在工序验收合格后48小时内完成签证，严禁事后集中补签（导致记录失真