数字化档案制作流程.docxVIP

数字化档案制作流程

一、需求梳理与方案规划阶段

数字化档案制作的核心目标是将实体档案转化为可存储、可检索、可利用的数字资源，同时保障原始档案的安全性与数字资源的长期可读性，该阶段为整个流程奠定方向基础，所有环节的参数设定均需符合《纸质档案数字化规范》（DA/T31-2017）、《电子档案归档与管理规范》（GB/T18894-2016）等国家标准要求。

1.1档案底数清查

首先对拟数字化的实体档案进行全面盘点，核心工作包括三项：

第一，核对档案总量与分类信息：按照全宗号、年度、机构（问题）分类、保管期限四级分类标准，逐一核对实体档案的档号、题名、数量，统计不同载体类型档案的占比，例如纸质档案占比约89%，照片档案约7%，音像档案约3%，其他特殊载体约1%，形成《档案数字化清查台账》，台账需包含档号、题名、形成年度、保管期限、载体类型、页数、纸质类型（普通纸、热敏纸、铜版纸、羊皮纸等）、缺损情况8项核心字段，台账准确率要求达到100%。

第二，检查档案实体状态：标注破损、折角、脱墨、字迹扩散、装订过紧、热敏纸褪色等问题档案，其中破损面积超过页面1/3、装订无法拆解的档案标记为特殊处理类，占比通常控制在2-5%区间内。

第三，梳理档案利用需求：统计近5年档案调阅频次，针对调阅频次超过10次/年的高频利用档案，优先安排数字化加工，同时明确密级档案的加工范围与保密要求，绝密级档案原则上