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员工档案管理制度（2026最新版）

第一章总则

一、制度制定目的

为规范全公司员工档案的全流程管理，保障员工档案信息的真实性、完整性、安全性和可追溯性，充分发挥员工档案在人力资源配置、劳动权益保障、合规风险防控等环节的支撑作用，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国劳动合同法》《企业职工档案管理工作规定》等现行法律法规要求，结合公司实际运营情况制定本制度。

本制度所有条款均符合GB/T18894-2016《电子文件归档与电子档案管理规范》、GB/T11821-2002《照片档案管理规范》的相关技术要求，所有管理流程均明确具体操作节点、责任主体和校验标准，无模糊性执行要求。

二、适用范围

本制度适用于公司全体正式员工、劳务派遣员工、实习员工、退休返聘人员的档案管理工作，覆盖从员工入职意向接触阶段到档案法定留存期限届满的全生命周期所有环节。

公司所有涉及员工档案信息的部门、岗位人员，均需严格遵守本制度的各项要求，不得随意调整管理流程或简化审批节点。

三、管理职责划分

1.人力资源部档案岗职责

人力资源部设置2名专职档案管理岗，专门负责员工档案的归集、整理、更新、借阅审批、转递等全流程日常操作，不得由其他岗位人员长期代管档案核心业务。档案岗人员需每年参加不少于40学时的档案管理专业培训，考核合格后方可继续上岗。

专职档案岗人员不得私自复制、留存任何员工的非公开档案信息，不得