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项目档案资料管理规程 第一章 通 则 为规范许平南高速公路建设项目工程档案、行政档案的立卷归档管理工作，保证建设项目档案的质量，使其能够完整、准确、安全和有效的利用，根据中华人民共和国《档案法》、国家《基本建设项目档案管理暂行规定》（国档发[88]4号）、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-89）、《公路工程竣工验收办法》（交公路发[1995]1081号）、《公路工程质量检验评定标准》（JTJ 071-98）、《国家行政机关公文处理实施细则》 第一节 总 则 （一）高速公路建设项目档案是指在新建或改建高速公路建设项目（包括独立的公路桥梁、公路隧道和公路渡口）的提出、立项、审批、勘察设计、施工、竣工等全过程中形成的具有保存、查考利用价值的文字材料、图纸、图表、计算、声像等各种形式和载体的文件材料。 （二）高速公路建设项目档案是高速公路建设的原始记录，是对工程建设整个过程的真实记载，又是检验工程质量、结算工程建设投资、交付使用、建立固定资产的重要依据，它还是新建工程投入运营、使用、管理、维修、养护、确保生产能力的参考依据。在公路改建、扩建时，也将是不可缺少的重要基础及依据性资料。 第二节 工程档案管理的职责划分 （一）高速公路建设单位即许平南公司负责统一管理项目档案管理工作，业务上受省交通及省档案主管部门的指导与监督。 （二）项目档案工作是高速公路建设的重要组成部分，应将其纳入到公路建设工作的全过程，公司应明确档案工作分管领导，建立与工程档案工作相适应的管理机构，配备档案管理专职人员，不断熟悉上级部门档案管理有关法律、法规，不断完善档案管理制度，并负责组织、协调和指导参与项目建设的设计、施工、监理等单位档案管理和竣工文件的编制工作。 （三）项目建设过程中，建设单位要建立项目档案管理网络，层层建立档案管理岗位责任制。在项目建设的各个阶段，各设计、施工和监理单位及科研单位均应明确专人负责档案工作，根据建设单位的要求，在各自职责范围内做好与建设项目有关的文件材料的形成、积累、整理和归档工作。 （四）各监理单位应将竣工文件的编制和档案整理质量作为工程质量监理工作的内容之一，对承包人进行监督管理。 第三节 工程档案管理的措施 （一）档案管理工作应与高速公路建设同步进行，即从项目立项开始就着手进行文件材料的收集、积累和整理工作。在签订勘测、设计、施工、监理等协议（合同）时，要对工程档案的质量、份数和移交工作提出明确要求。在工程实施阶段，检查工程进度与施工质量时，要同时检查工程档案的收集、整理情况。进行单位、分部、分项工程质量等级评定和单项工程验收时，要同时验收应归档文件材料的完整程度与整理质量，并在验收后，及时整理归档，基本做到工程完工，资料整理基本完成。 （二）各工程参建单位应建立档案工作的“四纳入”和“三参加”制度。“四纳入”即将建设工程文件材料的形成、积累、整理、归档工作纳入工程计划管理工作；纳入施工管理及考核范围；纳入有关领导和工程技术人员的岗位职责中；纳入经济责任制。“三参加”即建设项目专职档案或兼职档案员要参加工作例会和工程质量评定会；参加设备开箱验收；参加工程合同段验收和项目交工和竣工验收。 （三）项目档案管理工作质量的高低是衡量高速公路建设质量的一个重要方面。对于未能按要求完成竣工文件编制和档案整理工作的，建设单位应通过扣发工程质量保证金等措施督促相关单位搞好档案管理工作。 （四）公司应根据工程进度填写《国家、省重点项目档案管理登记表》并报送省档案局、省交通厅等行业主管和上级部门。 第四节 工程档案的整理、汇总和移交 （一）建设单位负责组织对全部工程归档文件的汇总整理，并根据项目档案分类编号有关规定，完成案卷总目录的编制工作。 （二）项目档案资料由建设单位汇总后，按规定流向统一向有关单位办理移交，移交工作应在工程竣工验收后三个月内完成。 （三）建设单位向有关单位移交档案时应办理档案移交手续，明确档案移交的内容、案卷数、图纸份数等，并有完备的清点、签字等交接手续。 第五节 工程交（竣）工档案专项验收 （一）工程项目在交（竣）工验收前，必须进行档案专项验收。一般情况下，工程档案专项验收由省档案主管部门会同省交通行业主管部门组织进行。 （二）在组织高速公路建设项目交（竣）工验收时，验收委员会应有省档案管理部门派员参加。在项目交（竣）工验收报告中，应有项目档案工作总结的章节，在竣工验收鉴定书中要对档案管理工作及结果进行评价。 （三）工程档案专项验收前，建设单位应组织施工、监理、设计及使用等有关单位的项目负责人，工程管理、工程技术负责人，对项目档案进行自检，并做出档案自检报告。 （四）工程档案专项验收时，验收组一般按以下抽查频率抽查项目档案的归档情况：竣工档案案卷数量超过1000卷的，抽查15%的项