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交 流 Exchange 建设工程电子文件远程归档系统的探索 □陈　洁 【摘　要】随着城市建设规模的扩大和城市化进程的加快以及信息化技术的快速普及，电子文件日益增多。要实现远 程电子文件归档管理，就要对城建档案管理原则、体制、技术等不同方面进行创新与改革，提出新的应对 策略，文章对此进行了探讨。 【关键词】建设工程电子文件远程归档模式　特点　原则　作用 随着城市建设规模的扩大和城 点如下 作力度的同时，增强了基层档案管理 市化进程的加快以及信息化技术的快 （一）将“业务指导”工作前 工作的能力、提高了工作效率，同时 速普及，电子文件日益增多，特别在 移到对电子文件的前端控制，把“被 大大减轻了工作人员的劳动强度，无 现代信息环境下电子文件所具有的优 动式”的业务指导工作变为“主动 疑给企业产生了效益。 势，使得对电子文件的收集、管理和 式”：由于是在计算机上通过网络完 （六）可全面实现城建档案馆标 利用成为城建档案管理的必然发展方 成业务指导工作，一个工作人员可同 准化管理。 向。面对城建档案数字信息的新特 时进行若干建设工程的业务指导，节 （七）尽管该系统信息复杂，但 点，要实现远程电子文件归档管理， 省了大量的人力物力资源。 一方面由于采用分散化控制原则，从 需要我们积极采用国内外最先进的档 （二）电子文件归档系统管理的 而降低了其复杂性，另一方面采用系 案管理思想与最新的研究成果，对城 对象是该建设工程必须归档的任何原 统科学方法，实现在大系统里的信息 建档案管理原则、体制、技术等不同 始文件，且实行了多约束控制，故对 交流与处理。 方面进行创新与改革，提出新的应对 实物档案的专项验收只需验证实物与 策略，这对远程电子文件归档系统的 电子文件的一一对应关系即可。原来 二、建设电子文件远程归档 建设提出了更高的要求。 对工程档案的审核已没有意义，这一 模式采用系统科学方法论来 工作环节可以取消。 实现这一目标，主要采用以 一、建设工程电子文件远程归 （三）电子文件归档系统已按 下原则 档模式是将城建档案馆及参与 系统规则完成了归档实物档案的项目 （一）电子文件的全程管理原 城市建设活动的建设单位、施 级、工程级、案卷级、文件级的著录 则：系统采用电子文件管理规则、管 工单位、监理单位、设计单位 工作，实物档案接收后，不用再作档 理方法以及质量控制的集成，实现对 等通过“建设工程电子文件远 案的案卷级、文件级的著录工作，节 远程归档电子文件的全程管理。 程归档系统”内各种要素间形 省了大量著录工作时间。 （二）前端控制原则：把保障电 成的合力来实现“由文件形成 （四）可将富余的工作人员通过 子文件可靠、完整、安全、可读的措 单位将建设工程记录、通过电 优化组合后安排到电子档案的管理与 施附加于文件形成过程，可以有效地 子文件编辑模板录入、并由系 利用部门，加强档案信息化建设方面 防止其他管理环节对电子文件的损伤 统的组卷规则自动组卷、归