论当前中职学校学生学籍档案的信息化管理.pdfVIP

交 流 Exchange 论当前中职学校学生学籍档案的 信息化管理 □张 萍 【摘　要】学籍档案是学生入学时需要掌握的必要资料之一，本文针对当前中职学校学生学籍档案管理中的各种规章制 度等展开了研究和分析，并指出了当前中职学生档案管理中存在的问题，并提出相应的策略。 【关键词】中职学校 学生学籍档案 信息化 管理 学生档案记录的是每个学生进校 技能证书、毕业证书、户籍档案转递 （二）为归档整理与检索查阅等 前的基本信息与在校学习期间的所有 单等记录表。 提供条件 表现，展现了学生在学校多方面的发 将学生学籍档案信息化后，即 展状况，也反映了学校的发展历史、 二、对学生学籍档案实施信 为电子档案，其管理方式与传统的管 发展过程，能够帮助教师决策，帮助 息化管理的意义及作用 理方式有较大差异。信息化档案管理 学生思考。实践表明，通过信息化 （一）学生学籍档案信息化管理 部门在将学籍档案文件进行信息化的 管理，利用信息技术等对中职学校 的归档方法 过程中，还需为每份文件创造一个独 学生学籍档案展开有效管理已是大 学生学籍档案信息化管理是在 特的文件号与相关的分类号、档案号 势所趋。 学生相关的文件资料审理结束后及时 等，并依照上下级行文之间的密切关 将所有信息归档，或是在多个特定的 系，在归档的各个阶段，对电子档案 一、中职学校学籍档案信息 时间周期定时进行归档，形成档案文 的主题词展开标引、著录，在技术条 化管理系统的类别 件的机构部门应该将文件快速的传给 件允许的情况下，能够编制出更加全 一是学生的基本状况信息表，其 档案信息处理部门，由工作人员亲自 面、有效、多角度、全方位的检索工 中就涉及到学生学籍个人登记表、新 鉴定接收，做详细记录，依照电子 具，作为检索电子档案信息的工具。 生入学资料登记表及学生转学、转专 档案分类原则依次给出正确的分类 用户在查询资料时，只需输入注册时 业、休学、复学、留级、退学等其他 号、设定访问权限级别，并将其分 的用户名与密码，再输入关键词等， 情况的登记表，还有不同年级的学生 类保存，来达到方便相关人员查询 就能找出所要查阅的相关资料，大大 内部人员花名册、注册资料信息等。 资料的目的。学生学籍档案信息化较 提高了工作效率。 二是学生在学校里学习期间的表现状 适合现今信息技术快速发展的需要， （三）能够帮助实现信息整合与 况、学习成绩状况，及学生所受过奖 简单、快捷、方便，还能防止档案文 资源的开发利用 惩记录表。三是学生在毕业离校时需 件的流失与损坏，提升信息的归档率 很多学生学籍档案文件资料通 填写的相关资料登记表，毕业论文、 与完整率。 过信息处理部门都可以转变为电子文 70 ·2013年第5期 件，并将其有序归档，使之成为电子 化的实施策略 （三）将归档电子文件的相关技 档案，还能够将中职学校已有的计算 （一）增强档案人员自身的业务