文档一体化管理的理论基础及实现机制.pdfVIP

档案学通讯 2009年第6期 文档一体化管理的理论基础及实现机制 武汉大学信息管理学院 张晓娟 余 伟 摘【要】在文档一体化管理发展 的不 同阶段 ，其依托 的理论基础也不 同。电子文件 的大量 出现将文档一 体化 的研 究进 一步 引向深入 ，两种新 的理论被提 出：电子文件生命周期理论和文件连续体理论 ，并成为数字 环境 下文档一体化管理 的新支柱 信 息系统集成框 架及 以EDMS／ERMS为例证 的文档一体化管理参考模 型的应 用与建 立 ．则从技 术 的角度奠 定 了实现 文档 一体化 管理 的基 础 。 关【键词】文档一体化管理 理论基础 实现机制 1 引言 2．1萌芽 期—— 文 书档 案连 锁法 早 在 l9世 纪 80年 代 ，我 国档 案 学 界有 识 之 十 文书档案连锁法是 1933年 6月在 国民党政府 就 已提 出应该改革将文件 管理和档案管理 分开 的 进行 的 “行政效率行 动 ”中提 出来 的。其核心是 “在 传统体制 ．并 于 1933年正式提 出文档一体化管理 一 个机关范 围内，将机关总收发室和档案室 的工作 思想——文书档案连锁法 。电子文件 的大量 出现将 进 行连锁 ”。“由机关 总收发室按 照 既定 的分类表 ， 文档 一体 化 的研究进 一 步 引 向深入 ，两种 新 的理 论 将本 机关全 部 收 、发 文 ，进 行 统 一分 类 、编 号 、登记 ， 被提 出 ：电子文件生命周期理论和文件连续体理 然后再把 文件送至主办单位 各机关办理完毕后 随 论 ，并成为数字环境 下文档一体化管理 的新支柱 ， 即归档 ．由机关 档 案 室按 照 总 收发 室 已确 定 的类 别 引导人们从更高 的层 次来认识文档一体化管理 的 分类保管 。”① 实行文 书档案连锁法 的 目的是想通 含义 。基于信息集成 的系统集成框架及文档一体化 过几道 简便 的手续 ，实现文书工作 和档案工作相结 管理 的集 成参 考 模 型的应用 和 建立 ，则 从 两 个不 同 合 ，以改变文书运转迟缓和档案管理落后 、分散 、各 的层 次探 讨 了数字环境 下文档一体化管理 的实现 自为政 的状 况 机制 。 文 书档 案 连 锁 法 的不 足之 处在 于 ，它 混 淆 了 2 文档 一体 化管 理 的理论 基础 “立卷 ”与 “分类 ”的关系 ．“分类 方 案 ”实 际上 只对 单 文 档一体 化管 理发 展 大致 可 分 为 四个 阶段 ：萌 个 文 件 的 “分 类 ”起 作用 ，“而 没 有 考 虑 到 一组 文件 芽期 、形 成期 、过渡期 和 未来发 展期 。不 同的发 展 阶 之间密 不可 分 的立卷 问题 ”。尽 管如 此 ，文书档案 连 段 ，其依托 的理论基础 也不 同 ．本文将依次进 行介 锁法不但 克服 了文书档案工作 的混乱现 象 ，而且推 绍 动 了近代档案学 的产生和发展 。是我 国近代档案学 持续 满足 社会 实践提 出 的要求 。档案 检索 学科 的发 注释 ： 展与档案事业 以及社会经济 、文化 、技术 的进 步密 ① 冯惠玲 、张辑哲 主编 ：《档案 学概论 》(第 2 切相关 ，其理论研 究必须与时俱进 ．紧跟档案检索 版)，中 国人 民大学 出版 社 2006年版 ，第 206页 。 实践前进 的步伐 ，并为其提供前瞻性 、系统性 的科 ②标题 目录 即早期 的主题 目录 ，标题法是主题 学指导 ．这样才能不断取得档案界及社会 的认 同。 法系统 中最早 出现 的一种 。 因此 ，档案检索学科发展必须从我 国