建设市级数字档案馆的几点思考——以广西贺州市为例.pdfVIP

管理 ／◆ 李‘ 以广西贺州市为例 摘【 要】建设与信息化建设相配套的数字化档案馆，重点建设具有保管作用的数据备份基地、具有交互功能的电子文件 中心和具有基础地位的核心数据库，要加强档案信息化基础设施、资源信息化、信息网、信息安全保障体系、人才队伍建设。 [关键词]档案馆 信息化建设 广西贺州 文 ／潘长征 就贺州市档案馆 目前的状况而言，处境十分尴尬。贺州 市建市近 10年，市档案馆新馆建设因用地的空间限制和资 金的限制一直未能建成，建成实体档案馆的理想成了 “逐 日 数字档案馆就是将原有的以纸张为载体的档案进行数字 追梦”。随着社会的发展，人们获取信息方式正在产生革命性 化处理，并通过网络设备进行管理和利用，是传统档案馆功能 的变化。档案管理工作将随着信息技术的发展和进步，步人 的延伸。数字档案馆将凭借网络的力量，将档案信息快速传 一 个新时代。笔者认为，数字档案馆是虚拟档案馆 ，不受空间 播，满足社会各方面的需要，而原始的档案将可能成为 “标本” 限制，发展空间很大。在资金的投入上，可大可小，除了前期 被更好地加以保存。在数字档案馆中，可以开展档案的收集、 的软件和硬件投入较大以外，之后的资金投入可量力而行。 整理、鉴定、保管、编研和利用等各项业务，同时也能开展电子 数字档案馆能将分散的档案信息进行有效整合，并解决了传 商务、信息咨询、业务培训、探索争鸣等学术交流。数字档案馆 统档案服务与高效查阅需求的矛盾。在实体档案馆未能启建 将同时把包括多媒体在内的各种信息的数字化、存储管理、查 之际，建立数字档案馆势在必行。这也是每个国家综合档案 询和发布集成在一起，使这些信息得以在网上传播。广西贺州 馆信息化建设的最终 目标。而待贺州市档案馆实体建成后 ， 市建市近 l0年，但 由于用地的空间限制和资金的不足，贺州 还可直接使用数字档案馆，从而实现数字档案馆和实体档案 市档案馆新馆一直未能建成，档案信息资源的分散和利用方 馆一起发展、两全其美的 目标。 式上的落后，未能为查阅者提供高效的档案利用服务。 (二)建立数字档案馆的总体 目标和主要任务 建立数字档案馆的总体 目标：加快档案信息化基础设施 问题一、贺州市档案馆档案分布和利用方式上存在 的 建设，稳步开展档案资源数字化，着力解决电子政务环境下 档案工作的关键业务和技术问题，逐步实现公文办理和档案 管理的规范化与一体化。开展电子文件与电子档案的规范化 (一)档案 “分居两地”，造成查阅不便。地级贺州市是一个 管理和在线接收，积极推进已公开现行文件和档案信息网上 搬迁城市。2002年，由于区划调整，贺州地区更名为贺州市， 查询服务，全面提高档案利用的效率和质量，使利用者通过 行政办公区域从梧州市整体搬迁到距离梧州 160多公里的贺 办公专网、Intemet等服务终端，轻轻点击 鼠标就能获得所需 州市。随着贺州地区的整体搬迁，贺州市档案局于2003年从 档案信息。 梧州市搬到贺州，由于没有新建档案馆，贺州市档案馆仍保留 建立数字档案馆的主要任务 ：按照全市信息化建设的总 在距离贺州市 160多公里的梧州市。有 5万多卷册的档案资