谈如何做好公路工程建设项目电子档案管理工作.pdfVIP

I页 文／赵惠芹 摘 要：电子档案正逐步应用在公路工程建设项 目档案管理工作中，笔者结合 自身多年来实际工作经验，就 电子档案管 理．Y-作 。谈几点心得体会 。 关键词 ：公路 建设 电子档案 管理 DOI：10．3969／j．issn．1674-537X．2013．01．043 随着 电子计算机技术的发展与在工程建设上的逐步普及应 2 公路建设项 目电子档案注意事项及存档程序 用 ，电子档案在公路建设项 目档案 中所 占比例、数量却来越大 。 公路建设项 目是一项系统工程 ．为了真正地总结建设经验 电子档案相 比纸质档案具有便于分类管理、查询等优点，但是也 与教训 ．有效地指导今后 的运营、养护和维修 ，公路建设项 目电 带来了对档案存档安全性 、可靠性等多方面的、更新的、更高的 子档案不仅要资料真实、完整、齐全 ，更要线索明确、脉络清晰， 要求 笔者结合 自身多年来实际工作经验 ，就公路建设项 目电子 真实 、完整的记录项 目建设全过程 、全部内涵。 档案管理工作 。谈几点心得体会。 2．1 公路建设项 目电子档案存档制度 、措施要 明确 l 公路建设项 目电子档案存在形式及优点 为了确保公路建设项 目电子档案存档质量 ，在电子档案文 公路建设项 目电子档案主要形式有 PDF格式,JPEG格式、 件的管理过程 中应 明确职责．责任到人。电子档案文件 的形成、 DOC或 TXT格式 以及 MPEG格式文件。公路建设项 目电子档案 初步整理等工作 ，一般 由工程建设业务部门(科室)负责；电子档 无论采用哪种格式 ．较传统纸质档案均具有 占用空间小、便于查 案文件归档管理的 日常监督、指导和保管、开发利用等工作 ，通 找等显著特点。 常由档案部 门或办公室负责。 1．1 PDF格 式档案 2．2 公路建设项 目电子档案存档要与工程建设 同步进行 PDF格式档案是公路建设各阶段立项 申报和审批文件 、招 公路建设项 目电子档案管理工作与工程建设 同步进行，主 投标文件、设计施工图纸规范、合同管理文件、计量支付等文件 要要做好两个 同步 。首先，项 目档案管理工作要与项 目前期工作 常用的保存方式。PDF格式档案因为具有可以很好的保持档案 同步进行。自项 目立项项 目建议书、工程可行性研究报告批复开 原貌．网络传输速度快 ，可以边下载边阅读等特点，所以广泛在 始 ，就做好 同步积累，保证项 目档案文件从一开始就得到妥善保 公路建设项 目电子档案存储 中使用。 管 。其次，档案搜集、扫描、整理工作要与工程建设同步。公路工 1．2 JPEG格式档案 程建设具有明显的阶段性 ．不 同阶段建设施工专业不同、人员不 JPEG格式档案主要应用于工程建设隐蔽工程施工前照片 同，一个阶段完成后 ．相应责任人和机构也许会永久撤离项 目现 资料存档、工程建设阶段各类会议资料存档等 ，JPEG文件在档 场 。因此 ，档案搜集 、汇总工作必须同步进行 ，及时归档 、及 时整 案管理工作中的应用 ，有效地解决了照片类档案文献 因保存时 理、及时扫描，保障档案的完整性。 间长造成的颜色褪变 、失真等问题 。 2．3 公路建设项 目电子档案存档程序 1．3 MPEG格 式档案 公路建设项 目电子档案存档主要程序有 ：一是工程建设业 MPEG格式档案主要用于保管工程建设过程中视频监控资 务部门(科室)及时提交应存档的电子文件，档案管理人员及时 料以及重要会议视频资料。MPEG格式档案引入丰富了档案资 存档 、标注、登记