城建档案信息化建设刍议.pdfVIP

城市建设U■r栏ba目n编C辑on刘／st海ru玮ction ■许玮红 数字信息化已经进入到社会的各个领域，城建档案信息化 用环境；在运行方式上，是存取档案信息的网络化；在功能定 建设在全国许多地方还是一个新课题，加快城建档案信息化发 位上，是以存取为中心。 展是时代的必然要求。 二、档案信息化建设的重要意义 一 、 城建档案及其信息化建设 档案信息化是档案工作现代化的重要标志。在实际应用 城市建设档案，简称城建档案，是指在城市规划、建设 中，它与传统的档案管理相比较 ，其优越性是十分显著的。 及其管理工作中形成的应当归档保存的图纸 、图表、文字材 (一)检索查询便捷 料、计算材料、照片、影片、录音、录像等不同形式和载体的 传统的检索方式，档案管理人员从一本一本的目录中找出 材料。其范围很广，包括城市规划建设基础资料、城市勘察测 所需的档案来，然后根据记录到库房中查找，费时、费力。档 绘资料、城市规划资料、城市建设管理资料 、市政丁程资料 、 案管理信息化后，可以实现即时查询，管理人员从模糊查询、 公用设施资料 、交通运输设施资料、工业建筑资料、民用及公 组合查询、分类查询中选取最佳的查询方式，在档案库中检索 共建筑资料、风景名胜、园林绿化资料、环境保护资料、城市 出需要的档案信息，极大地减轻了工作人员的负担。如漳州市 建设科研资料、城市防洪资料以及人防设施和抗震资料等等。 城市建设档案馆积极推行档案管理信息化工作，仅2009年一年 随着城市建设和社会信息化进程的加快 ，信息资源已经 进库档案完成电脑录入1．2万条，虽然花了一些人力，但在检索 成为重要的战略资源。城建档案作为一种原生的信息资源 ， 时却减轻了工作量 ，提高查阅速度，缩短查档时间。 其重要陛正 日益突显。档案信息化就是在档案管理活动中全面 (二)档案查借工作可控 应用现代化信息技术，对档案信息资源进行处置、管理 ，为城 档案管理实现信息化后，查借阅采用计算机管理，操作 市建设提供利用服务。可以把档案信息化概括为 “三化”： 方便，可以自动产生催还记录，对过期不还的借阅者进行有 (一)档案信息数字化 效的催还。如漳州市城建档案馆在档案信息化取得初步成效 是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等 后，查借工作趋于规范，近两年接受社会各界查借500多次， 技术手段 ，将纸质文件 、声像文件等传统介质文件和已归档 操作方便，不出差错。 保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库， (三)提高档案管理水平 包含档案 目录信息的数字化和档案全文信息的数字化两个不 档案管理人员手工收集、整编、管理、提供单位利用，工 同的层次。 作量大，效率很低，费时费力。实行信息化后，档案管理达到 (二)档案信息网络化 自动化、实时化 、网络化。数据只需一次录入可以多次利用， 是通过档案网络站点，以主页方式提供相关档案服务和 即可在档案管理内部进行数据共享，提高了工作效率。数据录 开展档案宣传，是档案部门联系社会的重要窗 口，其内容包 入后，可以方便地打印出相关的收发文单据、汇总表，打印出 括档案工作信息、档案机构信息、档案资源信息 、档案利用 档案的背脊、封面、案卷 目录、文件 目录、备考表等。档案库 服务信 等。 中的信息需要统计，并形成报表，由计算柳友理 ，可以极大地