科研档案的电子化管理.pdfVIP

河北农业科学，2011，15 (3)：168—169，172 JournalofHebeiAgnculturalSciences 编辑 蔡海燕 科研档案的电子化管理 左永梅 ，吴新海 (河北省农林科学院滨海农业研究所，河北 唐海 063200) 摘要：随着计算机技术在科研档案管理中的广泛应用，电子档案成为储备科技信息和科技知识的新型主要载 体．是信息社会发展的产物。如何顺应并做好纸质档案向电子档案的转变，适应网络信息时代科研电子档案管 理的新环境，是新时期农业科技档案工作的一项新任务。 关键词：科研档案；电子化；管理 中图分类号：S-0 文献标识码 ：A 文章编号 ：1008．1631(2011)03-0168-02 AnalysisonElectronicManagementofScientificResearchArchives ZU0Yong—mei．WUXin—hai (InstituteofCoastalAgriculture，HebeiAcademyofAgricultureandForestrySciences，Tanghai 063200，China) Abstract：W iththeapplicationofcomputertechnologyinscientificresearcharchivemanagement，theelectronicarchive isthe new main carrierofstoring sci—tech information and knowledge，which is the productofinfomr ation society development．How tocomplywithanddoingwellthechangefrom paperarchivestoelectronicarchives，adapttothenew environmentofelectronicarchivemanagementin network informationtimesiSanew taskforagriculturalscienceand technologyarchivesmanagementinnew times． Keywords：Scientificresearcharchives；Electronization；Management 科研档案指科研单位在科学技术研究活动中所形成 文档用微机按 “件”整理归档，可随时补漏增缺 ，使 的档案 ，是科学技术研究活动的记录和反映，是科技人 文档不形成存积 ，只需打开文件稍作修改即可 ，省时 员劳动的成果和智慧的结晶，是储备科技信息和科技知 省力 识的主要载体。为实际科学研究提供理论依据 ，具有重 1．3 提高了科研档案的保密性 要的参考价值。近年来 ，计算机技术在科研档案管理中 过去查阅档案时是整卷提供利用。利用者只是利用 得到了广泛应用 ，产生了大量的科研电子档案，是 由计 卷中的一份文件 ，却能够看到整卷档案内容。这是不符 算机系统处理和存储的机读材料和其他载体形式的记 合文档管理的保密要求的。微机管理将其改为单份文件 录，其形成 、存储和管理与传统的纸质档案所用技术方 提供利用 ，利用者就无法接触其他无关的文件 ，从而达 法不同，如何顺应并做好纸质档案向电子档案的转变 ， 到了文件保密的要求…。 适应网络信息时代科研电子档案管理的新环境，是新时 1．4 有效地节约档案 占用空间 期农业科技档案工作的一项新任务。 所有电子档案的储存形式如光盘、磁盘都具备了存 储密度大 、容纳信息量多、记录速度快、传播速度快等 1科研电子档案的优越性 特点，而且与纸质档案的管理方式是相通的。电子档案 1．1 减轻管理者劳动强度，提高了工作效率 的加入 ，丰富了档案管理体系，为传统的档案