浅谈高校档案信息化建设中存在的问题及应对策略.pdfVIP

浅谈高校档案信息化建设中存在的问题及应对策略 于凤仙 （河南财经政法大学 河南 郑州 45000 ） [摘 要]高校档案信息化建设对高校管理工作的开展有着十分重要的意义，文章首先提出了高校档案信息的重要性，然 后探讨高校档案信息化建设中出现的问题，最后提出相应的解决策略。 [关键词]高校档案；信息化建设；问题；对策 高校档案建设工作是学校工作的基础，而推进档案建设工作， 3、没有统一的管理制度，这是指高校与高校之间没有统一管 实现信息化是必然途径。档案信息化建设主要是指利用一系列的 理档案的标准，影响高校之间对档案信息化建设的交流，不利于高 现代化信息网络技术，实现档案信息的收集、整理、传递、储存的一 校对信息的开发。 体化，实现高校档案信息数字化和信息化，提高资源利用率、降低 （四）档案管理人员管理技巧水平较低 资源收集、保存、传递带来的成本。 目前，高校档案管理人员管理档案的技巧整体水平不高，专业 一、高校档案信息化建设的重要性和必要性 技能和综合素质较低。管理者对于档案管理科学知识的掌握度低， 高校档案是指学校在教学管理实践活动中形成的重要材料， 部分高校的管理人员年龄偏大，遇事无法做出正确、灵活的决断。 通过文字、图像、音像等不同的形势保存下来，对于推动学校的发 部分人员计算机水平不达标，无法完全掌握计算机的基本技能，阻 展，维持学校的稳定、维护学校的权益等方面具有重要意义。就当 碍了高校档案信息化建设的进程。 前形势而言，高校信息化建设不仅仅是高校档案管理中不可缺少 三、推进高校档案信息化建设的策略 的部分，更是反映高校管理水平高或低的标尺。 （一）提高对档案信息化建设的认知水平和深度 高校档案信息化可以带来明显的社会效益和经济效益。目前， 高校档案信息化建设的成功需要学校管理者对其有正确、客 我国高校不断扩大办学规模，增加招生人数，专业学科也在逐渐丰 观的认识。当领导意识到对档案信息化建设投入的专业人才、建设 富当中，不断增长的师生人数、教学内容导致信息的增长，从而使 经费等与高校的发展是呈正比的，这项任务才能顺利开展。 档案的内容变得充实、材料来源广，使用落后的人工方式来收集、 （二）加强硬件软件设施的建设 整理档案是远远不能满足高校教育的发展。档案信息化成为高校 领导者应当根据高校当前的状况，增加或完善现有的设施设 适应社会发展，满足自身需求的必然选择。 备。基础设施齐全才能推进档案信息化建设的发展。 二、高校档案信息化建设中中出现的问题 （三）加强档案建设的管理工作 （一）对高校信息化建设的认识存在问题 档案信息化建设的过程中，首先把分散的材料和文件进行统 随着时代的变化和信息技术的发展，高校的档案信息化建设 一的收集、归类，然后利用计算机信息技术对档案进行整理，最后 事业已经逐步进入正轨，部分管理人员意识到其重要性。但是，还 由管理人员进行提交、分类、存档。根据流程走，使每一个过程中的 是存在高校管理对档案信息化建设的认识程度不深，推动积极性 信息都是完整的、正确的、及时的，保证信息工作的规范化、标准化 低的问题，由于信息化建设需要投入相应的人力、设备和经费，部 和科学化。同时，在档案信息化建设中要加强对数据库的安全性能 分高校资金和人员本就吃紧，致使高校领导对信息化建设的认识 监管，及时更新数据库的安全功能，对数据进行备份，避免出现数 片面，认为大量的投入却没有为学校带来明显的效益。 据损毁等问题。 （二）基础设施设备的不完善 （四）提高管理人员的素质 专业的设备和完善的设施是推进高校档案信息化建设水平的